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Jira Softwareで課題を管理していると、関連する仕様書やデザインファイル、ログデータなどを課題に添付する機会は頻繁に発生するのではないでしょうか。
しかし、これらのファイルを都度手作業で探し出し、一つひとつアップロードするのは手間がかかり、時には添付漏れやファイルの間違いといったミスにつながることもあります。
もし、Jiraで新しい課題が作成されたタイミングで、必要なファイルが自動的に添付される仕組みがあれば、こうした煩わしい手作業やヒューマンエラーのリスクから解放されるでしょう。より重要な開発業務やプロジェクト管理に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJira Softwareの課題にファイルを自動で添付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Jira Softwareで課題が作成されたら、Dropboxから関連ファイルをダウンロードし、その課題に自動で添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jira Software／Dropbox
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Jira SoftwareとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.DropboxとYoomの連携イメージ
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「課題が作成されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Jira Softwareと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
「プロジェクトキー」を候補から選択しましょう。
Jira Softwareにテスト用の課題を作成しましょう。例として以下のように作成しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
【注意】
「ファイルをダウンロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Dropboxと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
Jira Softwareの課題に添付するファイルをDropboxにテスト用としてアップロードしておきましょう。以下は例です。
「フォルダのパス」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「ファイル名」を手動で入力します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
「完了」を選択しましょう。
「課題にファイルを添付」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Jira Softwareと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
注釈に沿って「サブドメイン」を手動で入力しましょう。
「課題ID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」が以下の画像のようになっていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
JiraSoftwareの課題にファイルが添付されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Jira SoftwareのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Jira Softwareで課題が作成されたら、外部ストレージからファイルを自動でダウンロードして課題に添付したり、完了したタスクのステータスを他のプロジェクト管理ツールへ同期したりできます。また、フォームへの回答内容をもとに課題を自動生成し、担当者へ通知を飛ばすことも可能です。
Jira Softwareへのファイル添付作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロードの手間を削減し、添付漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、開発者やプロジェクトマネージャーは煩雑な事務作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の種類の課題にだけ自動添付できますか？
A：
はい、可能です！ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションを活用することで、条件分岐が可能です。分岐の設定方法について、詳しくは「分岐」の設定方法をご覧ください。
Q：自動化がエラーで止まった場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：作成した自動化フローをコピーして、別のプロジェクト用に流用できますか？
A：
はい、可能です。マイプロジェクトにあるフローボットの三点リーダーから「複製する」を選択すると、フローボットをコピーできます。コピーしたら、ニーズに合わせて変更したいオペレーションの項目を設定してください。
