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Jira Softwareで課題を管理していると、関連する仕様書やデザインファイル、ログデータなどを課題に添付する機会は頻繁に発生するのではないでしょうか。
しかし、これらのファイルを都度手作業で探し出し、一つひとつアップロードするのは手間がかかり、時には添付漏れやファイルの間違いといったミスにつながることもあります。
もし、Jiraで新しい課題が作成されたタイミングで、必要なファイルが自動的に添付される仕組みがあれば、こうした煩わしい手作業やヒューマンエラーのリスクから解放されるでしょう。より重要な開発業務やプロジェクト管理に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJira Softwareの課題にファイルを自動で添付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Jira Softwareで課題が作成されたら、Dropboxから関連ファイルをダウンロードし、その課題に自動で添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jira Software／Dropbox
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Jira SoftwareとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.DropboxとYoomの連携イメージ
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「課題が作成されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Jira Softwareと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
「プロジェクトキー」を候補から選択しましょう。
Jira Softwareにテスト用の課題を作成しましょう。例として以下のように作成しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
【注意】
「ファイルをダウンロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Dropboxと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
Jira Softwareの課題に添付するファイルをDropboxにテスト用としてアップロードしておきましょう。以下は例です。
「フォルダのパス」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「ファイル名」を手動で入力します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
「完了」を選択しましょう。
「課題にファイルを添付」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Jira Softwareと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
注釈に沿って「サブドメイン」を手動で入力しましょう。
「課題ID」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」が以下の画像のようになっていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
JiraSoftwareの課題にファイルが添付されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Jira SoftwareのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Jira Softwareで課題が作成されたら、外部ストレージからファイルを自動でダウンロードして課題に添付したり、完了したタスクのステータスを他のプロジェクト管理ツールへ同期したりできます。また、フォームへの回答内容をもとに課題を自動生成し、担当者へ通知を飛ばすことも可能です。
■概要
HubSpotで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotのフォーム機能を利用することが多い方
・HubSpotの情報をもとに、Jira Softwareで効率的に課題管理を行いたいと考えている方
2. Jira Softwareでプロジェクト管理を行っている方
・Jira Softwareを使ってプロジェクト管理をしているが、他のツールと連携するのに手間を感じている方
・タスクの進捗状況を一元管理し、プロジェクトの透明性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotとJira Softwareを連携させることで、顧客対応の情報管理が一元化されるというメリットがあります。
このフローを活用することで、HubSpotで回答された内容が自動的にJira Softwareの課題として作成されるため、手動での入力作業が不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上し、重要な情報の見落としが防げます。
また、チーム間の情報共有がスムーズになるため、対応の抜け漏れがなくなり、顧客満足度の向上が期待できます。
さらに、繰り返しの業務が自動化されることで、スタッフはより創造的な業務に集中できるようになります。
■注意事項
・HubSpotとJira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを活用してアンケートやフィードバックを収集している方
・フォームの回答内容を迅速にタスクとして反映し、プロジェクト管理を効率化したい方
2.プロジェクト管理ツールとしてJira Softwareを利用している方
・Jira Softwareを使ってチームのタスクや課題を管理しているが、Googleフォームで得たデータを取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
GoogleフォームとJira Softwareを連携することで、フォームで収集した情報を直接Jira Softwareに登録できるメリットがあります。
これにより、手動で情報を移行する手間が省け、迅速な対応が可能となります。
さらに、このフローを活用することで、作業の効率化と正確性の向上が期待できます。
自動化によりヒューマンエラーのリスクを減らし、プロジェクト管理の質を向上させることができます。迅速にタスクとして追加されることで、メンバー間の情報共有もスムーズになり、チーム全体の業務効率がアップするでしょう。
■注意事項
・GoogleフォームとJira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
GitHubでのプルリクエスト作成後、コードレビューとJira Softwareへの課題起票を手作業で行っていませんか？この重要なプロセスは時間がかかり、開発のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、プルリクエストの作成をきっかけに、DeepSeekがコードを自動でレビューし、その結果をJira Softwareに課題として自動で追加できます。開発プロセスの初動を自動化し、レビューの質と速度の向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にJira Softwareに課題を追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にJira Softwareに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、Jira SoftwareそれぞれとYoomを連携してください。
・Jira Softwareのエピックキーの確認方法はこちらを参考にしてください。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Jira Softwareに課題を追加するフローです。
Jira Softwareに追加するタスクの内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、Jira SoftwareそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Jira Softwareで課題が作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Jira Softwareで管理業務をしている方
・プロジェクト作業でJira Softwareを活用している開発チーム
・Jira Softwareでプロジェクトの進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・Jira SoftwareとMicrosoft Excelの両方を活用して業務を進めている方
・Microsoft ExcelにJira Softwareで作成された課題を自動で連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jira Softwareはプロジェクトの進捗状況を管理することができ、プロジェクト運営において有用なツールです。
しかし、Jira Softwareで作成した課題をMicrosoft Excelに追加して定期的に分析を行う場合、手動による追加作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Jira Softwareで課題が作成されると自動でMicrosoft Excelに追加することができるため、手動による作業を軽減することができます。
課題情報を都度Jira Softwareから確認する必要も無くなるため、分析業務の効率化を図ることができます。
また、課題の状況はMicrosoft Excelから一覧で確認できるため、プロジェクト内の情報共有もスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Jira Software、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Jira Softwareで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理を行っている方
・タスク管理をJira Softwareで行うプロジェクトリーダー
・メンバーのスケジュール管理でJira Softwareを利用している方
2. Googleカレンダーを利用している方
・プロジェクトのタスクをGoogleカレンダーで可視化している方
・タスクの追加を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
タスク管理ツールに登録したタスク情報をGoogleカレンダーにも連携している場合、登録作業が二重となり手間がかかります。
また、Googleカレンダーへの登録を手動で行う場合、入力ミスや登録漏れが発生する可能性があり、プロジェクトの進行に支障をきたす恐れがあります。
このフローでは、Jira Softwareにタスクが追加されると、タスクの情報と期日をGoogleカレンダーに自動で追加できるため、手動による登録作業を効率化します。
タスクの期日をタイムリーにチームメンバーと共有できるため、プロジェクト運営を円滑にすることが可能です。
また、入力ミスや登録漏れを防止できるため、管理工数を削減することができます。
■注意事項
・Jira Software、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Jira Softwareでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客の問い合わせ内容や進捗状況の管理に使用している担当者
・顧客情報を一元管理し、サポートに活用している方
2.Jira Softwareを活用して課題管理を行う方
・課題やプロジェクトに関するレポートを作成し業務に役立てている方
・タスクの細分化やプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは迅速な顧客対応を行うために有効的なツールです。
Jira Softwareで管理するタスクと顧客情報を関連付けることで、チーム全体の連携が強化されます。
しかし、Jira Softwareのタスク完了後、Zendeskに毎回手作業で反映を行うのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
チーム内への情報共有を確実に、スピーディーに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、Jira Softwareのタスク完了を自動でZendeskに反映し、スピーディーな情報共有を行うことができます。
また手入力の必要がないため、手作業によるミスや漏れを未然に防ぎ生産性向上につながります。
■注意事項
・Zendesk、Jira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Jira Softwareへのファイル添付作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロードの手間を削減し、添付漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、開発者やプロジェクトマネージャーは煩雑な事務作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の種類の課題にだけ自動添付できますか？
A：
はい、可能です！ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションを活用することで、条件分岐が可能です。分岐の設定方法について、詳しくは「分岐」の設定方法をご覧ください。
Q：自動化がエラーで止まった場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：作成した自動化フローをコピーして、別のプロジェクト用に流用できますか？
A：
はい、可能です。マイプロジェクトにあるフローボットの三点リーダーから「複製する」を選択すると、フローボットをコピーできます。コピーしたら、ニーズに合わせて変更したいオペレーションの項目を設定してください。
