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「請求書や領収書、ホワイトボードのメモなど、JPG画像で受け取った情報を手作業で入力していませんか？
一枚ずつ転記する作業は時間がかかるうえ、ミスも起こりやすく、本来集中すべき業務の妨げになることもあります。
もし、<span class="mark-yellow">画像ファイルを特定のフォルダに保存するだけで、中のテキスト情報を自動で読み取り、表計算ソフトへの記録やチャットツールへの通知まで一気に実行できる仕組み</span>があれば、こうした作業から解放され、コア業務に専念する時間が生まれます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミング不要で誰でも簡単に導入できます。この機会にぜひ業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルから自動でテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、JPG画像からOCR機能でテキストを抽出し、様々なツールに自動で連携する方法を具体的なユースケースとともにご紹介します。
手作業で行っていた文字起こしやデータ入力を自動化し、業務の正確性とスピードを向上させましょう。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスに保存されたJPG画像からテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシートのようなデータベースに記録できます。</span>
手作業による転記ミスを防ぎ、正確なデータ管理が実現します。
<span class="mark-yellow">OneDriveなどのストレージサービスにアップロードされたJPG画像のテキストを自動で読み取り、Outlookなどのメールツールで関係者に即時通知します。</span>
情報の共有漏れを防ぎ、迅速な対応が可能です。
<span class="mark-yellow">BoxなどのストレージサービスにJPG画像が追加された際、OCR機能でテキストを抽出してSlackなどのチャットツールに自動で通知できます。</span>
チーム内の情報共有がスムーズになり、確認作業の効率も大幅に向上します。
それではここから代表的な例として、Google Driveに保存されたJPGファイルから自動でテキスト情報を読み取り、Google スプレッドシートに記録するフローの作り方を解説します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットを設定する前に、各アプリを連携する作業を行いましょう。
まずは、Yoomにログインして、画面左上のマイアプリ→新規接続をクリックします。
その後マイアプリ一覧の画面に進みますので、新規アプリを登録する際は、この手順で進みましょう。
アプリ一覧でGoogle Driveを選択します。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携したいアカウントをクリックしてください。
次へを選択します。
続行をクリックしてください。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録が完了です。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Google スプレッドシートを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択します。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録が完了しました
ここではテンプレートを活用して、フローボットを設定します。あらかじめ大枠が組まれているので、簡単に作成できます！
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面に進みます。
こちらは設定ができているので、下記の点を確認し、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定に進みます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分で設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔に設定してください。
他の項目を設定後、Google Driveに移り、トリガーアクション（特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら）を実行してください。
その後、Yoomに戻りテストをクリックしましょう。
テストが成功し、Google Driveの情報が取得できたら保存してください。
▼注意事項
分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能（オペレーション）です。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することが可能です。
分岐条件を指定します。
この分岐設定で、「.jpg」のファイルがGoogle Driveに追加された時だけフローボットが起動するように設定を行います。
以下の点を確認して保存しましょう。
▼注意事項
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらを確認してください。
それでは「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができていますので、以下の点を確認して、次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みます。
ファイルIDはGoogle Driveのトリガーの取得した値から選択してください。
取得した値を活用せず、手入力した場合、同じファイルIDの情報を繰り返し取得してくることになるので注意しましょう。
設定後、テストをクリックしてください。
取得した値の詳細はこちらを確認しましょう。
テストが成功し、ファイルをダウンロードできたら保存しましょう。
▼注意事項
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することが可能です。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
それでは「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックして設定を進めましょう。
アクションを選択の画面は設定ができていますので、以下を確認して次へをクリックしましょう。
詳細を設定を行いましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、文字が読み取れたら保存してください。
次に「レコードを追加する」をクリックしてください。
Google スプレッドシートは以下を用意しました。
このシートに情報を追加します。
フローボットを設定する前に、Google スプレッドシートでデータベースを作成しておきましょう。
データベースの連携を行いましょう。
スプレッドシートIDは候補から選択してください。
タブ名も同様に候補から選択してください。
テーブル範囲を設定し、次へをクリックしてください。
データベース操作の詳細設定を行います。
連携したいGoogle スプレッドシートのレコード情報が表示されていると思います。
例えば日付を設定したい場合は添付画像のように設定してみましょう。
ファイル名はGoogle Driveの取得した値から選択しましょう。
OCRの結果は、文字の読み取りの取得した値から選択してください。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Google スプレッドシートに情報が追加できたら、保存します。
最後にトリガーをONにして作成したフローボットの動作を確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
Yoomでは、Google Driveと連携した様々な業務自動化をノーコードで簡単に構築できます。
ここでは、画像ファイルやPDFをDriveに保存するだけで自動的にOCR処理し、スプレッドシートへの転記や他サービスへの通知・連携ができる便利なテンプレートをご紹介します。例えば、JPEGやPNG画像を自動でテキスト化しGoogle スプレッドシートに記録することや、抽出結果をLINEで通知、AIによる要約付きでGmail送信、さらにZendeskチケットとして登録するなど、手作業を大幅に削減できる活用例が揃っています。
これによりファイル管理の手間が減り、情報共有や業務効率化を実現できます。
JPG画像からのテキスト抽出と他ツールへの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた面倒な文字起こし作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
画像で受け取った情報も瞬時にデータ化でき、担当者は分析や確認など、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、ブロックを組み合わせるような直感的な操作で業務フローを構築できます。少しでも自動化に興味があれば、まずは無料登録をして、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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