「送られてきた画像ファイルをPDFに変換して保存しないと…」このように、画像ファイルをPDFに変換する定型的な作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、メールで受信した画像ファイルを自動でPDFに変換し、関係者へ共有や指定フォルダへの保存までできる仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる時間が生まれます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に始められ、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像ファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験しましょう！
Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する
試してみる
■概要
メールに添付された画像ファイルをPDFに変換する際、都度オンラインの変換ツールを開いて手作業で対応していませんか。ファイルの数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると自動で添付画像を抽出し、RPA機能でオンラインの画像をPDFに変換するツールを操作、生成されたPDFを担当者に自動で送信します。面倒なファイル変換作業から解放され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した画像を手作業でPDF化している方 オンラインの画像をPDFに変換するツールでの定型作業を自動化したい方 ファイル変換に伴うダウンロードやアップロードの手間を削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、PDFへの変換から担当者への送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やメール作成で起こりうる、変換漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、分岐機能を用いて、ファイルが添付されている場合のみ次の操作に進むように設定します 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、画像ファイルを取得します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意の画像をPDFに変換するツール上で変換処理を実行させます その後、データ変換機能を用いてファイル名を任意の形式に整えます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して担当者に自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます RPA機能では、PDF変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に設定可能です データ変換機能を用いることで、変換後のPDFファイルの名前を「【変換済】元のファイル名」のように、任意のルールで変更できます 最終工程のメール送信では、送信先アドレスを自由に指定できるほか、本文に固定のテキストや、トリガーで取得したメール件名といった情報を変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
画像をPDFに変換し、自動で連携する方法
ここでは、画像ファイルをPDFに変換する作業を自動化する具体例をテンプレートでご紹介します。
メールで受信した画像ファイルを自動でPDF化し、その後の共有や保存まで一気通貫で自動化。手作業による変換の手間や共有漏れなどのミスを防ぐことが可能です。
メールで受信した画像をPDFに変換し、各ツールに連携する
OutlookやGmailなどのメールツールで画像ファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFファイルに変換できます。変換後のファイルはメールで担当者に送信したり、Slackなどのチャットツールで共有したり、Dropboxなどのストレージサービスに保存したりできます 。
手動での変換・共有・保存作業をまとめて自動化 できるため、業務を大幅に効率化できます。
Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する
試してみる
■概要
メールに添付された画像ファイルをPDFに変換する際、都度オンラインの変換ツールを開いて手作業で対応していませんか。ファイルの数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると自動で添付画像を抽出し、RPA機能でオンラインの画像をPDFに変換するツールを操作、生成されたPDFを担当者に自動で送信します。面倒なファイル変換作業から解放され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した画像を手作業でPDF化している方 オンラインの画像をPDFに変換するツールでの定型作業を自動化したい方 ファイル変換に伴うダウンロードやアップロードの手間を削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、PDFへの変換から担当者への送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やメール作成で起こりうる、変換漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、分岐機能を用いて、ファイルが添付されている場合のみ次の操作に進むように設定します 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、画像ファイルを取得します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意の画像をPDFに変換するツール上で変換処理を実行させます その後、データ変換機能を用いてファイル名を任意の形式に整えます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して担当者に自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます RPA機能では、PDF変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に設定可能です データ変換機能を用いることで、変換後のPDFファイルの名前を「【変換済】元のファイル名」のように、任意のルールで変更できます 最終工程のメール送信では、送信先アドレスを自由に指定できるほか、本文に固定のテキストや、トリガーで取得したメール件名といった情報を変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してDropboxに保存する
試してみる
■概要
Zoho Mailで受け取った画像ファイルを、その都度手作業でPDFに変換して管理するのは手間がかかる作業です。特に、毎回オンラインで画像をPDFに変換するツールを探して作業していると、本来の業務が滞ってしまうこともあります。このワークフローは、Zoho Mailで特定のメールを受信すると、自動で画像をPDFに変換し、指定のDropboxフォルダに保存するため、こうしたファイル変換と管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho Mailで受信する画像ファイルを、手作業でPDFに変換している方 オンラインの画像をPDFに変換するツールを探す手間を省き、業務を効率化したい方 Dropboxへのファイル保存を自動化し、ファイル管理のルールを統一したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からPDF変換、Dropboxへの保存までの一連の流れが自動化されるため、手作業によるファイル変換の時間を短縮できます。 手動での変換やアップロード作業がなくなることで、ファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoho MailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。 オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 オペレーションでRPA機能を設定し、任意のオンラインPDF変換ツールのサイトにアクセスして、ダウンロードした画像ファイルを変換するようブラウザ操作を設定します。 オペレーションでデータ変換機能を設定し、保存ファイル名の設定に用いる情報を整えます。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoho Mailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由に設定可能です。 RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンラインのPDF変換ツールのURLや、ファイルアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を自由にカスタマイズできます。 Dropboxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダや、保存時のファイル名を任意のものに設定できます。 ■注意事項
Zoho Mail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信した画像をPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで画像ファイルを受信したら、自動でPDFに変換して担当者にメールで送信するフロー を解説していきます！登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Outlookをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Outlookのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する
試してみる
■概要
メールに添付された画像ファイルをPDFに変換する際、都度オンラインの変換ツールを開いて手作業で対応していませんか。ファイルの数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると自動で添付画像を抽出し、RPA機能でオンラインの画像をPDFに変換するツールを操作、生成されたPDFを担当者に自動で送信します。面倒なファイル変換作業から解放され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した画像を手作業でPDF化している方 オンラインの画像をPDFに変換するツールでの定型作業を自動化したい方 ファイル変換に伴うダウンロードやアップロードの手間を削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、PDFへの変換から担当者への送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やメール作成で起こりうる、変換漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、分岐機能を用いて、ファイルが添付されている場合のみ次の操作に進むように設定します 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、画像ファイルを取得します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意の画像をPDFに変換するツール上で変換処理を実行させます その後、データ変換機能を用いてファイル名を任意の形式に整えます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して担当者に自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます RPA機能では、PDF変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に設定可能です データ変換機能を用いることで、変換後のPDFファイルの名前を「【変換済】元のファイル名」のように、任意のルールで変更できます 最終工程のメール送信では、送信先アドレスを自由に指定できるほか、本文に固定のテキストや、トリガーで取得したメール件名といった情報を変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。こちら
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
ステップ1：Outlookをマイアプリ連携
はじめに、OutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する
試してみる
■概要
メールに添付された画像ファイルをPDFに変換する際、都度オンラインの変換ツールを開いて手作業で対応していませんか。ファイルの数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると自動で添付画像を抽出し、RPA機能でオンラインの画像をPDFに変換するツールを操作、生成されたPDFを担当者に自動で送信します。面倒なファイル変換作業から解放され、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した画像を手作業でPDF化している方 オンラインの画像をPDFに変換するツールでの定型作業を自動化したい方 ファイル変換に伴うダウンロードやアップロードの手間を削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、PDFへの変換から担当者への送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのファイル変換やメール作成で起こりうる、変換漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します 次に、分岐機能を用いて、ファイルが添付されている場合のみ次の操作に進むように設定します 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、画像ファイルを取得します 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意の画像をPDFに変換するツール上で変換処理を実行させます その後、データ変換機能を用いてファイル名を任意の形式に整えます 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して担当者に自動で送信します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます RPA機能では、PDF変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に設定可能です データ変換機能を用いることで、変換後のPDFファイルの名前を「【変換済】元のファイル名」のように、任意のルールで変更できます 最終工程のメール送信では、送信先アドレスを自由に指定できるほか、本文に固定のテキストや、トリガーで取得したメール件名といった情報を変数として埋め込むことが可能です ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Outlookのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するOutlookに、画像ファイルを送信しておきましょう！
今回は下図のような画像ファイルを送信してみました。テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。特定の件名のメールを受信したら 」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。こちら
4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。「要PDF変換」にしたため、「要PDF変換」と入力しています。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
※取得した値とは？こちら
ステップ4：分岐の設定
1.分岐「分岐｜添付ファイルの有無 」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「特定の件名のメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Outlookの情報取得設定
1.アプリと連携する「メールの添付ファイルの情報を取得する 」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
ステップ6：Outlookのダウンロード設定
1.アプリと連携する「メールの添付ファイルをダウンロード 」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
ステップ7：ブラウザを操作する設定
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する 」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランのみで利用できます。フリープラン・ミニプラン・チームプランでブラウザ操作を行うとエラーになるためご注意ください。自由に試せます 。 こちら
まず、「1.URLにアクセス 」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換する画像ファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順です。
使用するサイトが違う場合には、2以下のアクションを削除してから一つずつ設定していきましょう。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック 」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちら こちら
ステップ8：データを操作・変換する設定
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除） 」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、ファイル名の末尾に付与されている拡張子を除いた元ファイル名を正規表現で取得する設定を行います。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちら
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ9：データを操作・変換する設定
1.データを操作・変換する「ファイル名の変換 」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、ファイル名の変更設定を行います。
「ファイル名変換後の取得した値の項目名」は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ10：メールを送る設定
1.「メールを送る 」をクリックしましょう。
2.メール内容 の各項目を設定していきます。
「To」は、任意の宛先メールアドレスを設定してください。
「件名」は、任意の件名を設定してください。入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「添付ファイル」は、プルダウンから選択してください。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.メールの送信内容 を確認します。
確認後は「テスト」を行い、実際にOutlookにメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ11：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Outlookを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Outlookと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、SalesforceとOutlookの連携により、リード詳細ページから簡単に定型メールを送信することが可能です。この自動化テンプレートを使えば、毎回手動でメールを送る手間を省き、より効率的に営業活動が行えます。Salesforceのデータを活用し、営業担当者の負担を軽減しましょう。
ここでは、Outlookを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
■概要
Salesforceで管理しているリードに対して、一件ずつOutlookを立ち上げてメールを作成・送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的なご案内メールの場合、手作業でのコピー＆ペーストは宛先間違いや内容の不備といったミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceのリード詳細ページからワンクリックでOutlookの定型メールを自動で送信できるため、こうした手作業を効率化し、顧客への迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceのリード情報を元に、Outlookでメールを手動作成している営業担当者の方 リードへのアプローチを迅速化し、営業活動全体の効率を上げたいと考えているチームリーダーの方 定型メールの送信ミスや対応漏れを防ぎ、顧客対応の品質を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceの画面から離れることなく定型メールを送信できるため、メール作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応が可能になります。 手作業での宛先入力や本文コピーによる、送信間違いや内容の不備といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リード詳細ページから起動」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を元にメールを送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。 メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Salesforceのリード情報から取得した会社名や担当者名などを変数として差し込むことができます。 ■注意事項
Salesforce、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、自動でOutlookでもメールを送る
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、チーム外のメンバーや関係者に都度メールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の伝達漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されると、その内容を自動でOutlookからメール送信できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsの投稿内容をOutlookで手動転送しており、手間を削減したい方 部署やチーム内での情報伝達漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいと考えている方 社内外への情報共有プロセスを自動化し、業務の効率化を図りたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿を起点に自動でメールが送信されるため、これまで情報共有に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による転記ミスや、重要な情報の共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、特定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。 Outlookのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のトリガーで取得したMicrosoft Teamsの投稿内容などを、変数としてメールの本文に含めることも可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する
試してみる
■概要
フォームからの見積もり依頼に対し、手作業でMicrosoft Excelを立ち上げて書類を作成し、Outlookでメールを送付する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業による対応は、転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Microsoft Excelでの見積書発行からOutlookでのメール送付までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの依頼をもとに、Microsoft Excelでの見積書作成を手作業で行っている方 見積書発行からOutlookでのメール送付までのプロセスで、入力ミスなどを防ぎたい方 定型的な見積もり対応業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答が送信されると、見積書の発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額や宛名の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報をもとに見積書を発行します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
見積もり依頼に必要な情報を取得するため、フォームの質問項目は自由に設定してください。 Microsoft Excelで見積書を発行する際に使用する雛形テンプレートや、発行後のファイル名などは任意で設定できます。 Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはフォームで受け付けた会社名などを変数として差し込むことも可能です。 ■注意事項
Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に発生する定例のメール連絡やリマインド業務は、忘れてはいけない重要なタスクでありながら、手間がかかる作業ではないでしょうか。毎回同じ内容のメールを作成・送信する作業は、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュール、例えば毎月の月末に自動でOutlookからメールを送信することが可能になります。定型的な連絡業務を自動化し、連絡漏れの防止と業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
毎月の月末に発生する定例連絡やリマインド業務を自動化したいと考えている方 Outlookを利用しており、定期的なメール送信の手間を削減したいと考えている方 重要な連絡の送信漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎月の月末など、設定したスケジュールでメールが自動送信されるため、定型的な連絡業務にかかる時間を短縮できます。 手動での対応による送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な連絡を確実に行うことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時（例：毎月月末）を設定します。 続いて、オペレーションで「日時・日付の加算減算」を設定し、必要に応じて日付の計算を行います。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の日付や曜日などの条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送信する」アクションを設定し、送信先や件名、本文などを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、毎月、毎週、毎日など、フローボットを起動するタイミングを任意で設定してください。 「日時・日付の加算減算」のオペレーションでは、変換したい日時や、加算・減算する期間を自由に設定できます。 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報などをもとに、処理を実行する条件を柔軟にカスタマイズしてください。 Outlookのメール送信設定では、送信先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、本文には固定のテキストだけでなく、前段の処理で取得した値を埋め込むことも可能です。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象 のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
毎日決まった時間に、Outlookでメールを自動的に送信するフローボットです。
メールの送信内容を自由に変更して、社内通知など定型メールの送信にご利用ください。
◼️注意事項
・Microsoft OutlookとYoomを連携してご利用ください。
・フローボットを起動する時間やメールの内容は自由に設定してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
画像ファイルをPDFに変換して共有する一連の作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた変換・保存・共有の手間をまるごと削減し、ファイル形式の指定ミスや送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、手作業によるストレスから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
