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「送られてきた画像ファイルをPDFに変換して保存しないと…」
「毎回オンラインツールを開いて、ファイルをアップロードして、変換して、ダウンロードして…この作業、地味に面倒だな…」
このように、画像ファイルをPDFに変換する定型的な作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した画像ファイルを自動でPDFに変換し、関係者へ共有や指定フォルダへの保存までできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる時間が生まれます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に始められ、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験しましょう！
ここでは、画像ファイルをPDFに変換する作業を自動化する具体例をテンプレートでご紹介します。
メールで受信した画像ファイルを自動でPDF化し、その後の共有や保存まで一気通貫で自動化。手作業による変換の手間や共有漏れなどのミスを防ぐことが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてください！
<span class="mark-yellow">OutlookやGmailなどのメールツールで画像ファイルを受信したことをきっかけに、自動でPDFファイルに変換できます。変換後のファイルはメールで担当者に送信したり、Slackなどのチャットツールで共有したり、Dropboxなどのストレージサービスに保存したりできます</span>。
手動での変換・共有・保存作業をまとめて自動化できるため、業務を大幅に効率化できます。
それではここから代表的な例として、Outlookで画像ファイルを受信したら、自動でPDFに変換して担当者にメールで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、OutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Outlook」と入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するOutlookに、画像ファイルを送信しておきましょう！
※後続のOutlookのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のような画像ファイルを送信してみました。テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
今回は、メールの件名を設定例と同じく「要PDF変換」にしたため、「要PDF変換」と入力しています。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「分岐｜添付ファイルの有無」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「特定の件名のメールを受信したら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「メールID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、情報取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「メールID」「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランのみで利用できます。フリープラン・ミニプラン・チームプランでブラウザ操作を行うとエラーになるためご注意ください。
※サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも自由に試せます。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、画像ファイルをWebサイトで、PDFファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換する画像ファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順です。
使用するサイトが違う場合には、2以下のアクションを削除してから一つずつ設定していきましょう。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、ファイル名の末尾に付与されている拡張子を除いた元ファイル名を正規表現で取得する設定を行います。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.データを操作・変換する「ファイル名の変換」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、ファイル名の変更設定を行います。
※正規表現で取得したファイル名とWebサイトでファイル変換した拡張子を合わせて、「元のファイル名.変換後の拡張子」という形でファイルを送信するための設定です。
「ファイル名変換対象の値」は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定します。
「変更後のファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイル名変換後の取得した値の項目名」は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
※こちらで設定した値を、以降のオペレーションで利用することができます。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
2.メール内容の各項目を設定していきます。
「To」は、任意の宛先メールアドレスを設定してください。
「件名」は、任意の件名を設定してください。入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※テンプレートを活用して、以下画像のように、設定しました。
「添付ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、設定しましょう。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.メールの送信内容を確認します。
確認後は「テスト」を行い、実際にOutlookにメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、Outlookと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、SalesforceとOutlookの連携により、リード詳細ページから簡単に定型メールを送信することが可能です。この自動化テンプレートを使えば、毎回手動でメールを送る手間を省き、より効率的に営業活動が行えます。Salesforceのデータを活用し、営業担当者の負担を軽減しましょう。
ここでは、Outlookを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
画像ファイルをPDFに変換して共有する一連の作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換・保存・共有の手間をまるごと削減し、ファイル形式の指定ミスや送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、手作業によるストレスから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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