■概要
Zoho Mailで受け取った画像ファイルを、その都度手作業でPDFに変換して管理するのは手間がかかる作業です。特に、毎回オンラインで画像をPDFに変換するツールを探して作業していると、本来の業務が滞ってしまうこともあります。このワークフローは、Zoho Mailで特定のメールを受信すると、自動で画像をPDFに変換し、指定のDropboxフォルダに保存するため、こうしたファイル変換と管理の手間を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受信する画像ファイルを、手作業でPDFに変換している方
- オンラインの画像をPDFに変換するツールを探す手間を省き、業務を効率化したい方
- Dropboxへのファイル保存を自動化し、ファイル管理のルールを統一したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からPDF変換、Dropboxへの保存までの一連の流れが自動化されるため、手作業によるファイル変換の時間を短縮できます。
- 手動での変換やアップロード作業がなくなることで、ファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。
- オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」し、「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでRPA機能を設定し、任意のオンラインPDF変換ツールのサイトにアクセスして、ダウンロードした画像ファイルを変換するようブラウザ操作を設定します。
- オペレーションでデータ変換機能を設定し、保存ファイル名の設定に用いる情報を整えます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、フローを起動させる条件となるメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由に設定可能です。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンラインのPDF変換ツールのURLや、ファイルアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作を自由にカスタマイズできます。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダや、保存時のファイル名を任意のものに設定できます。
■注意事項
- Zoho Mail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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