Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する
Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した画像ファイルを、都度オンラインツールなどでPDFに変換し、担当者に共有する作業に手間を感じていませんか？手作業でのファイル変換やメール送信は、時間がかかるだけでなく、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名を含むメールを受信するだけで、添付された画像ファイルのPDF変換から担当者へのメール送信までを自動で実行し、ファイル共有に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで授受する画像ファイルのPDF変換作業を効率化したいと考えている方
- メールでのファイル共有において、手作業による変換ミスや添付漏れを防ぎたい方
- オンラインの変換ツールなどを活用した定型的なブラウザ操作を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、ファイル変換から送信までを自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手動でのファイル操作やメール作成が不要になるため、ファイルの変換ミスや宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで、メールに添付ファイルがあるかどうかで処理を分岐させ、ファイルがある場合はその情報を取得し、ダウンロードします。
- 次に、RPA機能でオンラインのファイル変換ツールなどを操作し、ダウンロードした画像ファイルをPDF形式に変換します。
- 変換後のファイル名を整えた後、最後にOutlookの「メールを送る」アクションで、生成されたPDFファイルを添付し、指定の担当者へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダのIDや、フローを起動するきっかけとなるメール件名のキーワードを任意で設定してください。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
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