Outlookで画像ファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する

■概要

メールに添付された画像ファイルをPDFに変換する際、都度オンラインの変換ツールを開いて手作業で対応していませんか。ファイルの数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると自動で添付画像を抽出し、RPA機能でオンラインの画像をPDFに変換するツールを操作、生成されたPDFを担当者に自動で送信します。面倒なファイル変換作業から解放され、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した画像を手作業でPDF化している方
• オンラインの画像をPDFに変換するツールでの定型作業を自動化したい方
• ファイル変換に伴うダウンロードやアップロードの手間を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、PDFへの変換から担当者への送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やメール作成で起こりうる、変換漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、分岐機能を用いて、ファイルが添付されている場合のみ次の操作に進むように設定します
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、画像ファイルを取得します
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意の画像をPDFに変換するツール上で変換処理を実行させます
6. その後、データ変換機能を用いてファイル名を任意の形式に整えます
7. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して担当者に自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます
• RPA機能では、PDF変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルアップロードからダウンロードまでの一連のブラウザ操作を自由に設定可能です
• データ変換機能を用いることで、変換後のPDFファイルの名前を「【変換済】元のファイル名」のように、任意のルールで変更できます
• 最終工程のメール送信では、送信先アドレスを自由に指定できるほか、本文に固定のテキストや、トリガーで取得したメール件名といった情報を変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。