フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する

■概要

フォームに入力された内容を用いて、Excelの見積書雛形で書類を発行します。

またその後発行した書類を相手先にメールで送付するところまでを行います。

書類の発行はExcel以外に、Googleスプレッドシート、Googleドキュメントでも実施可能です。

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■事前準備

・書類発行を行うための、雛形書類(Excel)を用意します。

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■実際に使用しているExcel（閲覧権限のみとなります。使用したい場合はコピーしてください）

https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demoyoominconmicrosoft_com/EVC6m0E6HSlNmdXypTevGXEB1fgCihZnzjGnTgAbsWqTsw?e=nOQHGw

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■作成方法

①フローボットを新規作成して、はじめから作成を選択します。

②トリガーからフォームトリガーを選択して、以下の設定を行い保存します。

・フォームタイトル：任意のタイトルをつけます。回答者にはこのタイトルが表示されます。

・各質問項目：書類発行や相手へメールを送付する際に必要な情報を設定します。※質問の追加を押すと質問を増やすことができます。

・取得した値：次のページで、設定した質問にデモの値をいれることができます。後のテストで使用するのでデモ値を入力します。

※フォームの設定方法についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

③＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。

・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。

・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルの雛形を選択します。

・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。

・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。

・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、②で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、②で取得した値を埋め込みます。

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。

・To：欄をクリックし、②のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。

・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に②で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。

・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

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■注意点

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。

https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

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