フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する
フォームに見積もりの回答が送信されたら、Microsoft Excelで見積書を発行してOutlookメールを使って送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
フォームからの見積もり依頼に対し、手作業でMicrosoft Excelを立ち上げて書類を作成し、Outlookでメールを送付する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業による対応は、転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Microsoft Excelでの見積書発行からOutlookでのメール送付までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの依頼をもとに、Microsoft Excelでの見積書作成を手作業で行っている方
- 見積書発行からOutlookでのメール送付までのプロセスで、入力ミスなどを防ぎたい方
- 定型的な見積もり対応業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されると、見積書の発行からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額や宛名の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 見積もり依頼に必要な情報を取得するため、フォームの質問項目は自由に設定してください。
- Microsoft Excelで見積書を発行する際に使用する雛形テンプレートや、発行後のファイル名などは任意で設定できます。
- Outlookでのメール送付では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはフォームで受け付けた会社名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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