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「メールで受信したWordファイルをPDFに変換して保存するのが面倒…」
「手作業での変換だと、保存先を間違えたり、他の業務が滞ったりしてしまう…」
このような一連の作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信したファイルを自動でPDFに変換し、指定のクラウドストレージに保存できる仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、よりコア業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業を楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ファイルを自動でPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、ファイルをPDF形式に自動で変換し、指定の場所に格納する連携方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。これにより、手間を削減し、業務の標準化と効率化を実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定のファイルを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でPDFに変換し、指定のストレージサービスに格納できます。</span>請求書や報告書などのドキュメント管理を効率化し、手作業による保存ミスや対応漏れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Google フォームなどのフォームツールにファイルが投稿された際、そのファイルを自動でPDFに変換する</span>ことも可能です。応募書類や申請書などのフォーマットを統一して管理したい場合に便利であり、後続の処理もスムーズに進められます。
<span class="mark-yellow">Boxのようなストレージサービスに特定のファイルがアップロードされたことをトリガーとして、自動でPDFに変換し保存する</span>ことで、ドキュメントのバージョン管理や共有時のフォーマット統一を行えるようになり、チーム全体のファイル管理業務を効率化します。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のファイルを受信した際に、RPAでPDFに変換し、Google Driveに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Gmailを検索しましょう。
Gmailを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Google Driveとの連携です。Gmailと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Google Driveを検索・選択してください。
Google Driveを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
以下の画像を参考に、「トリガーの起動間隔」「キーワード」を設定します。
※キーワードにはGmailの検索演算子を利用可能です。詳細は、Gmail で検索を絞り込むをご覧ください。
※この記事では、特定のファイル形式（jpg）を含む検索演算子を設定しています。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
「件名」や「FROM」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
分岐機能を設定し、添付ファイルの有無といった条件に応じて後続の処理を分岐させます。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
「タイトル」を確認し（任意設定）、以下の画像を参考に、「オペレーション」「取得した値」「分岐条件」を選択してください。
【要確認】分岐設定について
RPA機能を設定し、取得したファイルをPDFに変換するためのブラウザ操作を記録します。
三つ目のオペレーションにある、「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
画面に表示されている1〜5の設定をはじめるにあたって、まずは「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしながら、Chrome拡張機能をインストールしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
Chrome拡張機能をインストール後、「タイトル」を確認し、「1.URLにアクセス」をクリックします。
この記事では、操作例としてConvertioを使用していますが、社内ルールや用途に合わせてURLを適宜変更してください。
「2.ファイルをアップロード」以降は、各項目が予め設定されています。
念のため、それぞれの内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
ファイル形式がPDFに変換されているのを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Google Driveのアクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
四つ目のオペレーションにある、「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
「格納先のフォルダID」を手動で入力、または候補から選択します。
「ファイル名」を指定したい場合は任意の文言を入力し、「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下を参考に設定してください。
テストを実行し、Google Driveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
Google Driveを確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Yoomでは、Gmailと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、Gmailで受信したファイルを自動的に変換し、目的のフォルダに格納することができる自動化テンプレートを活用することで、手作業の負担軽減が可能です。ファイル変換やデータ整理の手間を省き、業務の効率化を図れます。
ここでは、Gmailを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
ファイルのPDF変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでの手間を削減し、ファイル形式の統一やヒューマンエラーの防止を実現できます。</span>これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしファイルの取り扱いや管理業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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