「メールで受信したWordファイルをPDFに変換して保存するのが面倒…」
「手作業での変換だと、保存先を間違えたり、他の業務が滞ったりしてしまう…」
このような一連の作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、メールで受信したファイルを自動でPDFに変換し、指定のクラウドストレージに保存できる仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、よりコア業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業を楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはファイルを自動でPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く請求書や見積書などのファイルを、手作業でPDFに変換していませんか？
一つ一つのファイルを開いて形式を変換し、指定のフォルダに保存する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーとして、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveへ格納する一連のタスクを自動化できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でPDFに変換し管理している方
- ファイルのPDF化や、クラウドストレージへの格納作業を効率化したいと考えている方
- RPAの活用により、ファイル形式の変換を含む一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけに、ファイルが自動でPDFに変換され格納まで完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションで自動化を開始するメールの条件を設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、添付ファイルの有無といった条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、取得したファイルをPDFに変換するためのブラウザ操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です
- RPA機能では、PDF変換に利用するWebページのURLや操作対象の要素などを、実際のブラウザ操作に応じて詳細に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先フォルダなどを、固定のテキストや前段の処理で取得した情報を用いて柔軟に設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
様々なファイルをPDFに自動変換する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、ファイルをPDF形式に自動で変換し、指定の場所に格納する連携方法を具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
これにより、手間を削減し、業務の標準化と効率化を実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールツールを起点にファイルをPDFに変換する
Gmailなどで特定のファイルを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でPDFに変換し、指定のストレージサービスに格納できます。
請求書や報告書などのドキュメント管理を効率化し、手作業による保存ミスや対応漏れを防ぎます。
Gmailでファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く請求書や見積書などのファイルを、手作業でPDFに変換していませんか？
一つ一つのファイルを開いて形式を変換し、指定のフォルダに保存する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーとして、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveへ格納する一連のタスクを自動化できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でPDFに変換し管理している方
- ファイルのPDF化や、クラウドストレージへの格納作業を効率化したいと考えている方
- RPAの活用により、ファイル形式の変換を含む一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけに、ファイルが自動でPDFに変換され格納まで完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションで自動化を開始するメールの条件を設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、添付ファイルの有無といった条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、取得したファイルをPDFに変換するためのブラウザ操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です
- RPA機能では、PDF変換に利用するWebページのURLや操作対象の要素などを、実際のブラウザ操作に応じて詳細に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先フォルダなどを、固定のテキストや前段の処理で取得した情報を用いて柔軟に設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームを起点にファイルをPDFに変換する
Google フォームなどのフォームツールにファイルが投稿された際、そのファイルを自動でPDFに変換することも可能です。
応募書類や申請書などのフォーマットを統一して管理したい場合に便利であり、後続の処理もスムーズに進められます。
Googleフォームからファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しOneDriveに格納する
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■概要
Googleフォームで受け取った報告書や申込書などのファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、RPAがファイルを自動でPDFに変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納する一連のプロセスを自動化でき、ファイル管理の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったファイルを、手作業でPDFに変換している方
- OneDriveでのファイル管理を効率化し、手作業による保存ミスをなくしたい方
- RPAなどを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信をきっかけに、PDFへの変換からOneDriveへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換（to pdf）ミスや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleフォームのアクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答詳細（ファイルIDなど）を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得したファイルIDを元にファイルをダウンロードします。
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのPDF変換サービスなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、フォームの回答からファイル名に必要な情報を抽出します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたいご自身のフォームを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDには前段のGoogleフォームで取得した回答内容を設定します。
- RPA機能では、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルのアップロード・ダウンロードといった操作手順をユーザーの環境に合わせて設定可能です。
- AI機能では、ファイル名を生成するために、フォームの回答からどの項目（氏名や日付など）を抽出するかを自由にカスタマイズできます。
- OneDriveへファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、固定のテキストや前段のステップで取得した情報を組み合わせて任意に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ストレージサービスを起点にファイルをPDFに変換する
Boxのようなストレージサービスに特定のファイルがアップロードされたことをトリガーとして、自動でPDFに変換し保存することで、ドキュメントのバージョン管理や共有時のフォーマット統一を行えるようになり、チーム全体のファイル管理業務を効率化します。
Boxにファイルがアップロードされたら、RPAでPDFに変換する
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■概要
Box上でファイルを管理している際、WordやExcelなどのファイルをPDFに変換する作業に手間を感じることはありませんか。ファイルを一度ダウンロードし、手動で変換してから再度アップロードするプロセスは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、RPAが自動でPDFに変換し、指定のフォルダに保存します。ファイル変換にまつわる一連の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした様々な形式のファイルをPDFに変換する作業を効率化したい方
- 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードに時間がかかり、ミスを減らしたいと考えている方
- RPAを活用して、Web上のツールを使ったファイル変換などの定型業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをきっかけに、PDFへの変換から保存までを自動化できるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手動での変換作業やファイルの移動がなくなることで、ファイルの取り違えや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFに変換したい特定のファイル形式の場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルをYoom上にダウンロードします。
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換します。
- 必要に応じて、データ抽出機能で変換後のファイル名などの情報を取得します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換済みのPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名に含まれる文字列や拡張子といった前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックする要素、入力する項目などを実際のページに合わせて設定可能です。
- 正規表現によるデータの抽出では、抽出対象のテキストや抽出したいパターンを、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用し、自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロードアクションでは、アップロード先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Gmailで受信したファイルをPDFに変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のファイルを受信した際に、RPAでPDFに変換し、Google Driveに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とRPAの設定、そしてGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く請求書や見積書などのファイルを、手作業でPDFに変換していませんか？
一つ一つのファイルを開いて形式を変換し、指定のフォルダに保存する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーとして、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveへ格納する一連のタスクを自動化できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でPDFに変換し管理している方
- ファイルのPDF化や、クラウドストレージへの格納作業を効率化したいと考えている方
- RPAの活用により、ファイル形式の変換を含む一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけに、ファイルが自動でPDFに変換され格納まで完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションで自動化を開始するメールの条件を設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、添付ファイルの有無といった条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、取得したファイルをPDFに変換するためのブラウザ操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です
- RPA機能では、PDF変換に利用するWebページのURLや操作対象の要素などを、実際のブラウザ操作に応じて詳細に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先フォルダなどを、固定のテキストや前段の処理で取得した情報を用いて柔軟に設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Gmailを検索しましょう。
Gmailを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
次は、Google Driveとの連携です。Gmailと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Google Driveを検索・選択してください。
Google Driveを選択したら、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Gmailでファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く請求書や見積書などのファイルを、手作業でPDFに変換していませんか？
一つ一つのファイルを開いて形式を変換し、指定のフォルダに保存する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーとして、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveへ格納する一連のタスクを自動化できるため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したファイルを、手作業でPDFに変換し管理している方
- ファイルのPDF化や、クラウドストレージへの格納作業を効率化したいと考えている方
- RPAの活用により、ファイル形式の変換を含む一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をきっかけに、ファイルが自動でPDFに変換され格納まで完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションで自動化を開始するメールの条件を設定します
- 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、添付ファイルの有無といった条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、取得したファイルをPDFに変換するためのブラウザ操作を記録します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です
- RPA機能では、PDF変換に利用するWebページのURLや操作対象の要素などを、実際のブラウザ操作に応じて詳細に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先フォルダなどを、固定のテキストや前段の処理で取得した情報を用いて柔軟に設定してください
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
以下の画像を参考に、「トリガーの起動間隔」「キーワード」を設定します。
※キーワードにはGmailの検索演算子を利用可能です。
詳細は、Gmail で検索を絞り込むをご覧ください。
※この記事では、特定のファイル形式（jpg）を含む検索演算子を設定しています。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、ご注意ください。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際は、トリガーとなるメールが必要です。
エラーが表示された場合は、Gmailでメールを送受信してみてください。
- その後、「再テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されれば設定完了です。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
「件名」や「FROM」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：分岐機能の設定
分岐機能を設定し、添付ファイルの有無といった条件に応じて後続の処理を分岐させます。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
「タイトル」を確認し（任意設定）、以下の画像を参考に、「オペレーション」「取得した値」「分岐条件」を選択してください。
【要確認】分岐設定について
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
ステップ5：ブラウザの操作設定
RPA機能を設定し、取得したファイルをPDFに変換するためのブラウザ操作を記録します。
三つ目のオペレーションにある、「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
続いて、ブラウザ操作の詳細設定に進みます。
事前準備
画面に表示されている1〜5の設定をはじめるにあたって、まずは「ブラウザを操作する」の設定方法を参考にしながら、Chrome拡張機能をインストールしてください。
【要確認】ブラウザを操作するオペレーションについて
- ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるため、ご注意ください。
Chrome拡張機能をインストール後、「タイトル」を確認し、「1.URLにアクセス」をクリックします。
この記事では、操作例としてConvertioを使用していますが、社内ルールや用途に合わせてURLを適宜変更してください。
「2.ファイルをアップロード」以降は、各項目が予め設定されています。
念のため、それぞれの内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
ファイル形式がPDFに変換されているのを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：Google Driveのアクション設定
Google Driveのアクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
四つ目のオペレーションにある、「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
- タイトル：任意設定
- アクション：「ファイルをアップロードする」を選択
「格納先のフォルダID」を手動で入力、または候補から選択します。
「ファイル名」を指定したい場合は任意の文言を入力し、「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下を参考に設定してください。
テストを実行し、Google Driveにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
Google Driveを確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Gmailを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Gmailと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、Gmailで受信したファイルを自動的に変換し、目的のフォルダに格納することができる自動化テンプレートを活用することで、手作業の負担軽減が可能です。ファイル変換やデータ整理の手間を省き、業務の効率化を図れます。
ここでは、Gmailを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知する
試してみる
■概要
BubbleでThingが作成されたらGmailでメールを通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bubbleを利用してアプリ開発やWeb制作を行う方
・業務に関する情報をBubbleで一括管理している方
・Bubbleに登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方
2. Gmailを使った情報共有を行っている方
・チーム内のコミュニケーションにGmailを利用している方
・他アプリの情報をGmailで受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Bubbleはアプリ開発やWeb制作を効率化する便利なツールですが、GmailでThingが作成されるたびにチームメンバーにその情報を手動で連絡するのは、手間がかかります。
このテンプレートを活用することで、BubbleでThingが作成された際、チームメンバーにGmailで自動通知できます。連絡の手間が省けるほか、情報共有の迅速化や転記ミスなどのヒューマンエラーの減少につながります。
■注意事項
・Bubble、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを顧客企業とのやりとりに使用している方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・対顧客のやりとりに使用しているカスタマーサービス部門の担当者
2.Discordで情報の社内共有を行なっている企業
・担当部署ごとにチャットルームを使用している企業の担当者
・顧客からの情報をいち早くチーム共有したいプロジェクトマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
3.手入力を減らし、業務を効率化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受信した内容を自動でDiscordに転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。
・Gmailの受信内容を引用してDiscordにチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
- 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
- オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。
- 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。
- RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailから必要な情報を抽出してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した問い合わせや依頼内容を、一件一件Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが本文から必要な情報を抽出し、自動でTrelloにカードを作成します。これにより、タスク管理の効率化とミスの削減を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ内容をTrelloで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チームのタスクをGmailで受け、Trelloで管理しているプロジェクトマネージャーの方
- メールを起点としたタスクの作成漏れや対応遅れを防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、タスク管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、抽出した情報を元にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際、メール本文のどの箇所からどのような情報を抜き出すかを任意で設定できます。
- Trelloに新しいカードを作成するアクションで、カードを追加したいボードIDおよびリストIDを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や各種資料の添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、保存漏れや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダへ保存します。手作業による手間やミスをなくし、確実で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でBoxにアップロードしている方
- チームで利用するBoxへのファイル格納漏れや、格納忘れを防止したい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルをダウンロードしBoxへ格納する一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailの「アプリトリガー」を設定し、特定の条件を満たすメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- オペレーションで分岐機能を設定し、受信メールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBoxのファイルアップロードのアクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- Boxにファイルを格納するアクションでは、格納先となるフォルダのコンテンツIDを指定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
- フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
ファイルのPDF変換作業を自動化することで、これまでの手間を削減し、ファイル形式の統一やヒューマンエラーの防止を実現できます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしファイルの取り扱いや管理業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
