Googleフォームからファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しOneDriveに格納する

■概要

Googleフォームで受け取った報告書や申込書などのファイルを、一つひとつ手作業でPDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、RPAがファイルを自動でPDFに変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納する一連のプロセスを自動化でき、ファイル管理の手間を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルを、手作業でPDFに変換している方
• OneDriveでのファイル管理を効率化し、手作業による保存ミスをなくしたい方
• RPAなどを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信をきっかけに、PDFへの変換からOneDriveへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの変換（to pdf）ミスや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleフォームのアクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答詳細（ファイルIDなど）を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得したファイルIDを元にファイルをダウンロードします。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのPDF変換サービスなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。
6. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、フォームの回答からファイル名に必要な情報を抽出します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたいご自身のフォームを任意で指定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDには前段のGoogleフォームで取得した回答内容を設定します。
• RPA機能では、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルのアップロード・ダウンロードといった操作手順をユーザーの環境に合わせて設定可能です。
• AI機能では、ファイル名を生成するために、フォームの回答からどの項目（氏名や日付など）を抽出するかを自由にカスタマイズできます。
• OneDriveへファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、固定のテキストや前段のステップで取得した情報を組み合わせて任意に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。