Boxにファイルがアップロードされたら、RPAでPDFに変換する

■概要

Box上でファイルを管理している際、WordやExcelなどのファイルをPDFに変換する作業に手間を感じることはありませんか。ファイルを一度ダウンロードし、手動で変換してから再度アップロードするプロセスは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、RPAが自動でPDFに変換し、指定のフォルダに保存します。ファイル変換にまつわる一連の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードした様々な形式のファイルをPDFに変換する作業を効率化したい方
• 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードに時間がかかり、ミスを減らしたいと考えている方
• RPAを活用して、Web上のツールを使ったファイル変換などの定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをきっかけに、PDFへの変換から保存までを自動化できるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• 手動での変換作業やファイルの移動がなくなることで、ファイルの取り違えや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFに変換したい特定のファイル形式の場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルをYoom上にダウンロードします。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたファイルをアップロードして変換します。
6. 必要に応じて、データ抽出機能で変換後のファイル名などの情報を取得します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換済みのPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に含まれる文字列や拡張子といった前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックする要素、入力する項目などを実際のページに合わせて設定可能です。
• 正規表現によるデータの抽出では、抽出対象のテキストや抽出したいパターンを、固定値や前のステップで取得した情報を変数として利用し、自由に設定できます。
• Boxへのファイルアップロードアクションでは、アップロード先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段で取得した情報を変数として設定してください。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。