Gmailでファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する

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■概要

日々の業務でGmailに届く請求書や見積書などのファイルを、手作業でPDFに変換していませんか？
一つ一つのファイルを開いて形式を変換し、指定のフォルダに保存する作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーとして、RPAが自動でファイルをPDFに変換し、Google Driveへ格納する一連のタスクを自動化できるため、こうした定型業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信したファイルを、手作業でPDFに変換し管理している方
ファイルのPDF化や、クラウドストレージへの格納作業を効率化したいと考えている方
RPAの活用により、ファイル形式の変換を含む一連の業務フローを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

特定のメール受信をきっかけに、ファイルが自動でPDFに変換され格納まで完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションで自動化を開始するメールの条件を設定します
続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、添付ファイルの有無といった条件に応じて後続の処理を分岐させます
次に、オペレーションでRPA機能を設定し、取得したファイルをPDFに変換するためのブラウザ操作を記録します
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズ可能です
RPA機能では、PDF変換に利用するWebページのURLや操作対象の要素などを、実際のブラウザ操作に応じて詳細に設定できます
Google Driveにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先フォルダなどを、固定のテキストや前段の処理で取得した情報を用いて柔軟に設定してください

■注意事項

Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。