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Google スプレッドシートで複数のシートを管理していると、一方のシートの情報をもう一方のシートに手作業で転記したり、特定の値を参照して入力し直したりする作業が発生しがちではありませんか？
手作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや参照先の誤りなど、ヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。
このように、日々のデータ入力や管理業務において、手間やミスにお困りの方もいらっしゃるでしょう。
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのあるシートに新しいデータが追加された際に、自動的に別のシートから関連情報を元のシートに反映できる仕組み</span>があれば、これらの繰り返し作業から解放され、データの正確性を保ちながら、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの複数シート間でデータを自動的に参照し反映する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの特定のセルや行に新しい情報が追加された際に、別のシートから関連するデータを自動で検索し、元のシートに情報を追記・更新する、といった一連の作業を自動化できます。
これにより、手作業によるデータ入力や転記の手間を大幅に削減し、常に最新の情報をシート間で同期させることが可能です。
具体的な例を紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートの<span class="mark-yellow">特定のシートにデータが追加された際、別のシートから関連情報を自動で検索し、元のシートの該当箇所に値を反映させる</span>ことができます。
手動でのデータ突合や更新作業の手間を省き、常に正確な情報を維持しましょう！
Google スプレッドシートの<span class="mark-yellow">データを自動で参照・反映した後に、Slackなどのチャットツールへ処理完了や更新内容を自動で通知する</span>ことで、関係者へ迅速に情報共有し、確認漏れを防ぎます。
Google スプレッドシートの<span class="mark-yellow">データ参照・反映処理が完了したことを、Gmailなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知する</span>ことで、重要な更新を見逃さず、スムーズな情報伝達を実現します。
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの一つのシートに新しいレコードが追加された際に、別のシートから指定した条件に合致するセルの値を取得し、元のシートの特定の列に自動で反映するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が反映されており、タイトルは分かりやすいものに修正可能です。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「行が追加されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle スプレッドシートの具体的な設定をしていきましょう。
まだ、Google スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成したので、こちらのGoogle スプレッドシートをトリガーとして設定していきたいと思います!
また、Google スプレッドシートを作成する際は、項目だけでなく下記赤枠のように項目の内容も入力しましょう。
項目内容も入力することで、この後のテスト操作がスムーズに行えます!
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力しましょう。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Google スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、Google スプレッドシートの別シートから任意の値を抽出するための設定をします。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、連携アカウントとアクションの設定をします。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「値を取得する(別シート）」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、前のステップでトリガーとしたシートとは別のシートから値を抽出する設定をします。
今回は、下記赤枠のようなシートを作成し項目と内容を入力したシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
指定したGoogle スプレッドシートの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、元のGoogle スプレッドシートのレコードを更新する設定をします。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、ここでは更新するGoogle スプレッドシートを具体的に指定する設定を行います。
まず、タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されているので、そのままで大丈夫です。タイトルはわかりやすいものに修正可能ですので、お好みで変更してください。
実行アクションは、テンプレート通りに「レコードを更新する」のままでOKです。
ページを下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、それぞれの項目を下記の通り入力しました。
無事に入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、更新するレコードの指定と更新内容を設定します。
まず、「更新したいレコードの条件」にはどのレコードを更新するのか、条件を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、こちらを活用して入力することも可能です!
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のように更新したいレコードを設定しました。
次に、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
こちらも、入力欄をクリックすることでアウトプットが表示されるので、更新したいレコードの値を入力してください。
今回は、「項目3」に前のステップで取得した値を更新するよう、下記の通り入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してみましょう。
下記赤枠のように、指定したGoogle スプレッドシートのレコードが更新されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介した別シートのセルをコピーする以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートで別シートの値を参照して手入力したり、複雑な関数を組んで管理したりする作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手間がかかっていたデータ整理や更新作業の時間を大幅に削減し、入力ミスや参照ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、常に正確で最新の情報に基づいた分析や意思決定が可能になり、より戦略的な業務に時間を割けるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしGoogle スプレッドシートのデータ管理をもっと効率化したい、自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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