■概要
Google スプレッドシートで複数のシートを跨いでデータを管理する際に、手作業での転記や関係者への通知に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間や労力がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにレコードが追加されると、自動で別シートから関連情報を取得・反映し、関係者にGmailで通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで複数シートを跨いだデータ管理を手作業で行っている方
- データ更新作業における入力ミスや、関係者への通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- 定型的な更新・通知業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メインシートへのレコード追加をトリガーに、情報取得から更新、通知までを自動化し、手作業での転記やメール作成にかかる時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する(別シート）」アクションを設定し、関連情報が記載されたシートから値を取得します。
- 続いて、同じくGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した値をトリガーで指定したシートのレコードに反映させます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、更新内容を記載したメールを関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「行が追加されたら」トリガーでは、監視対象のスプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲、一意の値が入った列を任意で指定してください。
- Google スプレッドシートの「値を取得する(別シート）」のアクションでは、値を取得したい別シートのスプレッドシートID、シート名、範囲、検索方向などを指定します。
- Google スプレッドシートの「レコードを更新する」のアクションでは、スプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲に加えて、更新したいレコードの条件と更新後の値を設定することで特定のレコードのみを更新できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定でき、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した情報を組み込むことが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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