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「顧客ごとに見積書を作成して、SendGridでメールを送る作業が地味に時間を取られる…」
「手作業での見積書作成は、金額の入力ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーが心配…」
このように、見積書の作成から送付までの一連の業務に、手間や不安を感じていませんか？
もし、フォームに入力された情報をもとに見積書を自動で作成し、SendGrid経由で顧客に自動送付できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには見積書を自動で作成しメールを送付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それでは例として、フォームに入力された情報をもとに見積書を自動で作成し、SendGridでメールを送付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SendGrid
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらからGoogle スプレッドシートの連携方法を確認してくださいね。
SendGridとYoomのマイアプリ登録
マイアプリから「新規接続」を押した後、SendGridを検索し、クリックしてください。
注釈に従ってアカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
これでアプリ連携は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここではフォームから回答が送信されたらフローボットが起動する設定をしていきましょう。
詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
以下の画面から、フォームに追加する項目を設定します。
有料プランの場合のみ、回答後の完了ページの設定やアクセス制限についても設定可能です。
任意で設定し、「次へ」をクリックします。
ここで、テスト用に取得した値に仮の回答を設定し「完了」をクリックしましょう。
※ここで入力したサンプル値は、フローの運用時に影響しません。
運用時は、実際の回答内容が抽出されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
次に2つ目の工程をクリックします。
ここではフォームの回答をもとに、AIでメール本文のテキストを生成していきますよ！
詳しく知りたい方は「テキストを生成する」の設定方法をご確認ください。
プロンプトを作成します。
既に、フィールド内にプロンプトのサンプルが記載されているので、参考にしましょう。
プロンプトには前項で取得した値を追加できます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のようにテキストが生成されましたね！
確認し「完了」をクリックして下さい。
次に3つ目の工程をクリックします。
ここでは、前項で取得した値をもとに、例として見積書を作成する設定を行いましょう。
※事前に書類の雛形を作成しましょう。
作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため下の設定に進みましょう。
今回はテスト用に以下の雛型と連携します。
実際にお使いのフォーマットと連携できますのでお試しください。
連携するスプレッドシートのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択してください。
出力ファイル名には前項で取得した値を選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
また直接入力することも可能ですが、入力した値が固定値となりますのでご注意ください。
全て設定したら「次へ」をクリックしてください。
置換対象の文字列と置換後の文字列を設定しましょう。
置換後の文字列には、それぞれ取得した値を選択してください。
以下のように設定したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、Google Driveに書類が発行されています！
確認し「完了」をクリックしましょう。
格納先のGoogle DriveフォルダにもPDFが保存されていることが確認できました！
次に4つ目の工程をクリックします。
ここでは、実際に送信するメールの設定を行いましょう。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
宛先メールアドレスは取得した値から選択しましょう。
下の宛先名も入力してください。
注釈に従って、送信元メールアドレスと本文のMIMEタイプを入力します。
件名、本文、添付ファイル名は取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
ファイルの添付方法を以下のように設定したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下のように表示され、メールが送信されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
フォームに入力された情報をもとに見積書を自動で作成し、SendGridでメールを送付する方法は以上です。
SendGridを用いた見積書の送付を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客情報の転記や見積書の作成、メール送付といった一連の作業の手間を減らし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者はより迅速に顧客へアプローチでき、コア業務である商談活動や顧客フォローに集中できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：送付前に社内の承認フローを挟むことはできますか？
A：
可能です。例えば「書類を発行する」アクションの後に、「承認を依頼する」、「担当者へ対応を依頼する」アクションを追加することができます。
Q：見積書以外の書類（請求書・納品書など）にも応用可能ですか？
A：
見積書以外の書類にも対応できます。
フォームの回答や書類のフォーマットを自由にカスタマイズしてお試しください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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