■概要
フォームからの依頼後、都度見積書を作成し、メールで送付する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームの回答をトリガーに見積書を自動で作成し、SendGridから自動送付する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの見積依頼への対応に、多くの時間を費やしている営業担当者の方
- SendGridと連携し、見積書の作成から送付までを自動化したいと考えている方
- 手作業による見積書の作成・送付業務で発生するミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、見積書の作成から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記やメール作成が不要になるため、入力間違いや添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、見積書のテンプレートとして利用するGoogle スプレッドシートと、メール送付に利用するSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をもとにメールの本文を自動で生成します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を設定し、Google スプレッドシートのテンプレートにフォームの回答内容を反映させて見積書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する（ファイル添付）」アクションを設定し、作成した見積書を添付してメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、見積書作成に必要な情報（会社名、担当者名、商品名、数量など）を質問項目として任意に設定できます。
- AI機能のプロンプトは自由にカスタマイズが可能で、フォームの回答内容を含んだ自然なメール本文を生成できます。ただし、プロンプトの文字数によって消費タスクが異なる点にご注意ください。
- 書類発行機能では、事前に用意したGoogle スプレッドシートの雛形をテンプレートとして設定し、フォームの回答内容を変数として埋め込むことで、オリジナルの見積書を作成できます。また、書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- SendGridの設定では、メールの送信元アドレスを任意で設定できます。また、宛先、件名、本文にはフォームの回答内容などの変数を埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
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