Airtableでレコードが登録されたら、請求書を作成する

■概要

Airtableで案件管理を行っているものの、請求書作成は手作業のため、情報の転記に手間がかかったり、ミスが発生したりしていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableを効果的な請求書生成として機能させることができ、レコードが登録されるだけでGoogle スプレッドシートを元に請求書が自動で生成され、メール送信までを完結させることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableで管理している情報をもとに、請求書作成を手作業で行っている方
• 請求書発行業務における転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
• Airtableを請求書生成として活用し、請求業務全体を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Airtableにレコードを登録するだけで請求書が自動で生成、送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Airtableの情報を差し込んで請求書を生成します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成した請求書ファイルを取引先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、連携対象となるベースIDとテーブルID、およびレコードの作成を検知するためのCreated Timeフィールド名を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、請求書の雛形として使用するスプレッドシートのファイルIDを任意で指定してください。

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■注意事項

• Airtable、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法はこちらをご参照ください。