■概要
Airtableに新しいレコードが登録されるたびに、手動で確認して関係者にGmailで通知を送る作業は、時間がかかり見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。特に情報共有のスピードが求められる業務では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、自動でGmailに通知メールを送信することが可能になり、情報伝達の効率化とミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客情報やタスク管理を行い、更新情報をチームにGmailで共有している方
- Airtableのレコード登録を手作業で確認し、都度Gmailで通知を作成している方
- AirtableとGmail間の情報伝達における遅延や通知漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが登録されると、設定した内容でGmail通知が自動送信されるため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成業務の時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達の際に発生しがちな、通知内容の誤りや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でAirtableとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。この際、対象のベースやテーブルを指定します。
- 最後に、オペレーションとしてGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。宛先、件名、本文にAirtableで取得した情報を活用して通知内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableの「レコードが登録されたら」トリガーでは、通知の起点となるベースID、テーブルID、そしてレコードの作成日時を識別するための「Created Time」にあたるフィールド名を任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、そしてメール本文を具体的に設定できます。本文には、前のステップであるAirtableのトリガーから取得したレコードIDやその他のフィールド値を動的に挿入し、通知内容を充実させることが可能です。
■注意事項
- Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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