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Shopifyで新しい注文が入るたびに、手作業で見積書を作成する業務に時間を取られていませんか？注文内容を確認し、別のツールに見積もり情報を一つひとつ転記する作業は、時間がかかるだけでなく、品番や数量の入力ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
もし、Shopifyで注文が作成されたタイミングで、その情報をもとに自動で見積書が作成される仕組みがあれば、こうした定型業務から離れ、顧客対応やマーケティング施策の検討といった、より付加価値の高い業務に時間を振り向けられます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても設定できます。導入して、日々の業務をシンプルにしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはShopifyの注文情報をもとに見積書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみてください。
Shopifyのデータから見積書を自動作成する方法
普段お使いのShopifyのデータから、見積書を自動で作成する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。気になる内容があれば、クリックして確認してみてください。
Shopifyの注文データをもとに見積書を作成する
Shopifyで新しい注文が作成された際に、その注文情報をトリガーとして自動で見積書を作成することができるので、これまで手作業で行っていた見積書作成業務を効率化し、ヒューマンエラーの削減にもつながります。
Shopifyの注文情報から見積書を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Shopifyで注文情報が作成された際に、その情報をもとに見積書を自動で作成するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Shopify／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
ShopifyとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Shopifyで注文更新のトリガーを設定する
今回は、Shopifyの注文情報が更新されたときにフローを自動で開始するトリガーを設定してください。
1つ目のフローを選択します。
アクションを「注文情報が更新されたら（Webhook）」に設定しましょう。
Shopifyと連携するアカウントを選び、「次へ」をクリックします。
表示されたWebhook URLをコピーします。
Shopifyの管理画面で「設定」→「通知」を開き、「Webhookを作成」をクリックしてください。
イベントで「注文の更新」を選び、形式はJSONを選択します。
Webhook URL欄に先ほどコピーしたURLを貼り付けましょう。
設定後、「テスト」をクリックしてWebhookが受信できるか確認します。
Shopifyの管理画面でテスト注文をし、注文情報を更新します。
これによりWebhookが正しく送信されるか確認してください。
テストが成功すると、注文番号や金額などのデータが取得されます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：Shopifyで注文情報を取得する
続いて、Webhookで取得したデータをもとに注文情報を取得する設定を行います。
2つ目のフローを選択してください。
アクションを「注文情報を取得」に設定します。
Shopifyのアカウントを選び、「次へ」をクリックしましょう。
入力後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、注文番号・作成日時・合計金額などが表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックしてください。
ステップ5：Shopifyで顧客情報を取得する
次に、注文に紐づく顧客情報を取得する設定を行います。
3つ目のフローを選択します。
アクションを「顧客情報を取得」に設定してください。
Shopifyのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
顧客IDには前のステップで取得した値を使いましょう。
設定できたら「テスト」をクリックします。
確認後、「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：Googleスプレッドシートで書類を発行する
続いて、取得したShopifyの情報をもとにGoogleスプレッドシートで書類を作成します。
4つ目のフローを選択します。
事前にGoogleスプレッドシートで書類テンプレートを準備しましょう。
項目には「顧客ID」「作成日時」「注文番号」「小計」「合計金額」を設定します。
Googleスプレッドシートと連携するアカウントを設定しましょう。
スプレッドシートのファイルIDと、書類の保存先フォルダIDを入力します。
出力ファイル名を入力し、「次へ」をクリックしてください。
各項目にShopifyで取得した値を対応づけます。
対応づけが完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、PDFファイル（ShopifyTEST.pdf）が発行されます。
確認後、「完了」をクリックしましょう。
PDFにデータが正しく反映されていることを確認してください。
ステップ7：Yoomでメールを送信する
最後に、作成した書類を自動で顧客にメール送信する設定を行います。
5つ目のフローを選択します。
宛先にShopifyから取得したメールアドレスを設定します。
件名と本文を入力します。
本文にはShopifyのデータ（注文番号、合計金額など）を差し込み項目として設定します。
※実際に設定する際は「任意で設定してください」「例」は削除してご使用ください。
発行した書類（ShopifyTEST.pdf）を添付ファイルに設定し、「次へ」をクリックします。
「テスト成功」と表示されると、メール送信の設定が完了です。
「完了」をクリックします。
受信トレイにテストメールが届いたことを確認します。
添付のPDFファイルが正しく送付されていれば設定完了です！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がShopifyの注文情報から見積書を自動で作成する方法でした。
Shopifyを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、ShopifyのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
複数のデータ入力や商品管理、受注処理を自動化することで、販売から顧客対応までの一連の作業を効率化できます。
また、特定条件でメール配信や翻訳処理も実行できるため、手作業を減らしながら情報の整合性とスピードを保てる運用体制が構築できるでしょう。
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まとめ
Shopifyと連携して見積書作成を自動化することで、これまで注文ごとに行っていた手作業での転記や作成の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げます。これにより、見積書の発行スピードが向上し、迅速な顧客対応がしやすくなるため、コア業務である商品開発やマーケティング活動に、より多くの時間を割けるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。もし自動化に興味があれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：複数商品の明細行はどのように作成できますか？
A：
テンプレートに{品目_1}、{数量_1}、{単価_1}などの連番項目を設定し、取得したデータを対応付けることで、複数の明細行を自動で展開できます。
「書類を発行する」の設定方法
Q：発行前に社内の承認フローを挟むことはできますか？
A：
はい、可能です。フロー内に「承認を依頼する」を追加することで、承認後のみ見積書を送付する仕組みを構築できます。
「承認を依頼する」の設定方法
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づくことはできますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
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