Shopifyでの注文が増えるたびに、領収書の発行作業に追われていませんか? 「一件一件手作業で作成するのが面倒」「注文情報を見ながらの入力でミスが起こりがち」「発送作業と並行すると、送付漏れが心配…」など、ECサイト運営における領収書発行業務は、地味ながらも時間と神経を使う作業です。
もし、Shopifyで注文が入った瞬間に、注文情報を基にした領収書が自動で作成される仕組み があれば、これらの悩みから解放され、手作業による時間的なロスやヒューマンエラーのリスクをなくし、新商品の企画やマーケティングといった、より事業の成長に直結するコア業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定できて、手間や時間もそれほどかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはShopifyの注文情報をもとに領収書を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
Shopifyで注文が入ったら、領収書を自動的に作成する
試してみる
■概要 Shopifyでの注文が増加するにつれて、一件一件手作業で領収書を作成し送付する業務が負担になっていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、金額や宛名の間違いといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Shopifyで注文の支払いが行われたタイミングを検知し、領収書を自動で作成、お客様へメールで送付するまでの一連のプロセスを自動化することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Shopifyでストアを運営しており、領収書発行の手作業に時間を取られている方 ・注文後の事務処理を自動化することで、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ・領収書の自動送付によって、顧客対応のスピードと質を向上させたいEC担当者の方 ■注意事項 ・Shopify、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 ・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Shopifyの注文から領収書を自動で作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Shopifyで注文が入った際に、注文情報をもとに領収書を自動で作成するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの
登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Shopifyのトリガー設定とドキュメント作成のアクション設定
Shopifyで注文が入ったら、領収書を自動的に作成する
試してみる
■概要 Shopifyでの注文が増加するにつれて、一件一件手作業で領収書を作成し送付する業務が負担になっていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、金額や宛名の間違いといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Shopifyで注文の支払いが行われたタイミングを検知し、領収書を自動で作成、お客様へメールで送付するまでの一連のプロセスを自動化することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Shopifyでストアを運営しており、領収書発行の手作業に時間を取られている方 ・注文後の事務処理を自動化することで、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ・領収書の自動送付によって、顧客対応のスピードと質を向上させたいEC担当者の方 ■注意事項 ・Shopify、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 ・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
Shopifyの連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
Google ドキュメントの連携
Google スプレッドシートの手順を参考に、ログインを進めてください。
ステップ2:テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Shopifyで注文が入ったら、領収書を自動的に作成する
試してみる
■概要 Shopifyでの注文が増加するにつれて、一件一件手作業で領収書を作成し送付する業務が負担になっていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、金額や宛名の間違いといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Shopifyで注文の支払いが行われたタイミングを検知し、領収書を自動で作成、お客様へメールで送付するまでの一連のプロセスを自動化することが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Shopifyでストアを運営しており、領収書発行の手作業に時間を取られている方 ・注文後の事務処理を自動化することで、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ・領収書の自動送付によって、顧客対応のスピードと質を向上させたいEC担当者の方 ■注意事項 ・Shopify、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 ・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3:Shopifyで注文の支払いをトリガーに設定する
今回は、Shopifyで支払いが完了した際に自動で書類を発行し、メール送信するフローを設定します。 1つ目のトリガーフローを選択します。
「注文の支払いが行われたら(Webhook)」を選択し、Shopifyアカウントと連携します。 接続したアカウントを確認したら「次へ」をクリックします。
Shopifyの注文画面で、テストデータとなる注文を作成します。 注文が「支払い済」になっていることを確認します。
表示されたWebhookURLをShopifyの管理画面に設定します。 Webhookのイベントは「注文の支払い」を選択し、フォーマットはJSON形式を指定します。 設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、注文情報が取得されます。 内容を確認したら「完了」をクリックします。
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。 後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4:Googleドキュメントで書類を発行する
続いて、支払い情報をもとに自動で注文確認書を発行する設定を行います。
2つ目のアクション「書類を発行する」を選択します。
Googleドキュメントで、注文確認書のテンプレートを作成します。 文中に「{注文ID}」「{合計金額}」などの変数を配置しておきます。
テンプレートのファイルIDと、出力先となるGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。 出力ファイル名を指定したら「次へ」をクリックします。
テンプレート内の変数にShopifyの取得データを割り当てます。 例として「{顧客ID}」にShopifyの顧客IDを設定しましょう。
全ての項目に対応するShopifyデータを設定します。 設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、PDFファイルが自動で生成されます。 内容を確認し、問題がなければ「完了」をクリックします。
発行されたPDFの内容を確認します。 Shopify注文情報が正しく差し込まれていることを確認します。
ステップ5:Yoomメール機能で書類を送信する
最後に、発行されたPDFを顧客へ自動送信する設定を行います。 3つ目のアクション「メールを送る」を選択します。
送信先の「To」欄にShopifyで取得したメールアドレスを設定します。 取得した値から「メールアドレス」を選択します。
必要に応じてCC、BCC、差出人名を入力します。
メール本文を設定します。 任意のメッセージを入力し、「添付ファイル」に先ほど発行したPDFファイルを指定します。 入力が完了したら「次へ」をクリックします。
設定内容の確認画面が表示されます。 宛先・件名・添付ファイルを確認し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、メールが送信されます。 完了をクリックして設定を終了します。
送信されたメールを確認します。 PDFファイルが正しく添付されていれば設定完了です!
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がShopifyの注文情報をもとに領収書を自動作成する方法でした。
Shopifyを使った自動化例
商品や顧客情報が作成されたら、クラウドストレージやデータベースへ自動転記したり、チャットツールへ通知します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに、顧客情報や商品、注文を自動登録することも可能です。
EC業務のスピードと正確性が向上します。
Airtableの商品情報をShopifyに登録する
試してみる
Airtableの商品情報をShopifyに登録するフローです。
ClickUpで特定のタスクが作成されたら、Shopifyに商品を追加する
試してみる
■概要 ClickUpで商品登録のタスクを管理し、その情報をShopifyへ手作業で入力する業務に手間を感じていませんか。 この方法は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスを誘発する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、ClickUpとShopifyの連携を自動化し、ClickUpでタスクが作成されると自動でShopifyに商品が追加されるため、商品登録のプロセスを効率化し、手作業によるミスを減らすことが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・ClickUpとShopifyを利用し、商品登録の業務を手作業で行っているECサイトの担当者の方 ・ClickUpのタスク情報を基にShopifyへ商品登録するフローを自動化したいと考えている方 ・ノーコードでClickUpとShopifyを連携させる方法に関心がある業務改善担当者の方 ■注意事項 ・Clickup、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Gmailで受信した内容をもとに、Shopifyで顧客情報を登録する
試してみる
■概要 Shopifyでストアを運営していると、Gmailにお客様からの問い合わせや注文連絡が届くことも多いのではないでしょうか。その都度、手作業でShopifyに顧客情報を登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容から顧客情報を自動でShopifyに登録できるため、これらの課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・ShopifyとGmailを利用し、顧客情報の登録を手作業で行っているストア運営者の方 ・Gmail経由の問い合わせや注文が多く、Shopifyへのデータ入力に手間を感じている担当者の方 ・顧客管理の効率化やヒューマンエラーの削減に関心があるECチームのリーダーの方 ■注意事項 ・Gmail、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Intercomで特定条件のコンタクトが作成されたら、Shopifyに顧客情報を登録する
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■概要 「Intercomで特定条件のコンタクトが作成されたら、Shopifyに顧客情報を登録する」ワークフローは、顧客管理の効率化を図るための自動化ツールです。特定の条件に基づいたコンタクト情報を手動でShopifyに入力するのは手間がかかり、エラーも起こりがち。このフローを使えば、Intercomで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報をShopifyに自動で登録でき、手作業を減らして効率的な顧客管理が実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・ShopifyとIntercomを利用し、顧客情報の登録を効率化したい方 ・手作業による情報登録や転記作業の工数を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ・手作業によるデータ入力ミスを防ぎ、業務の効率化を図りたいと考えているEC運営チームのリーダーの方 ■注意事項 ・Intercom、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Intercomのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5723277 ・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
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Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Printifyで新しいOrderが作成されたら、Shopifyで注文情報を作成する
試してみる
■概要 Printifyで新しい注文が発生するたびに、Shopifyへ手動で注文情報を登録する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのリスクも伴います。特に複数のストアを運営している場合、その管理は煩雑になりがちです。このワークフローは、PrintifyとShopifyの連携を自動化することで、そうした課題を解決します。Printifyでの新規注文をきっかけに、注文情報をShopifyへ自動で作成し、手作業による負担やミスをなくします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・PrintifyとShopifyを利用し、注文処理の工数に課題を感じているEC運営担当者の方 ・注文データの手入力によるミスを防止し、顧客対応の品質を高めたいと考えている方 ・PrintifyとShopifyの連携を効率化して、事業拡大に注力したいと考えている方 ■注意事項 ・Printify、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Shopifyの「注文情報を作成」アクションの商品情報の数量および金額は、Printifyから取得したアウトプット(Product Quantity,Product Price)を設定してください。
Shopifyで商品情報が作成されたら、Salesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要 Shopifyに新しい商品を登録するたび、その情報を手作業でSalesforceにも入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、ShopifyとSalesforceを連携し、商品登録からSalesforceへのレコード追加までを自動化するものです。手作業によるデータ転記作業をなくし、ECサイトと顧客管理の情報を正確かつ効率的に同期させます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・ShopifyとSalesforceの両方を利用し、商品情報の二重入力に課題を感じているEC担当者の方 ・Salesforceでのデータ管理を徹底しており、Shopifyとの情報連携を自動化したいと考えている方 ・手作業によるデータ転記をなくし、ヒューマンエラーの防止と業務効率化を目指すチームの方 ■注意事項 ・Shopify、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・【Shopify・Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Shopifyで商品情報が作成されたら、Slackに自動通知する
試してみる
■概要 このワークフローでは、Shopifyで商品情報が作成されたら、Slackに通知することが可能です。これにより、チーム全体が最新の商品情報をリアルタイムで共有でき、円滑な対応やマーケティング活動が可能になります。 Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Shopifyを使用して商品管理を行っており、商品追加時の情報共有に課題を感じているEC運営者の方 ・チーム内でのコミュニケーションを円滑にし、最新情報を迅速に共有したいマーケティング担当者の方 ・商品の更新情報を手動でSlackに通知しており、作業の自動化を検討している事務担当者の方 ・新商品追加時の情報伝達に時間がかかり、業務効率化を図りたい中小企業の経営者の方 ■注意事項 ・Shopify、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Shopifyで注文が発生したら、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要 Shopifyで新しい注文が入るたびに、手動で確認して関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、対応が遅れたり、通知を忘れてしまったりするリスクも伴います。このワークフローは、Shopifyでの注文発生をトリガーとして、指定した内容の通知を自動でZoho Mailから送信するものです。`zoho mail shopify`間の連携を自動化することで、これらの課題を解消し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Shopifyの注文情報を、手作業でZoho Mailを使い関係者へ共有しているEC担当者の方 ・注文対応の初動を早め、顧客満足度を向上させたいと考えているストアマネージャーの方 ・Zoho MailとShopifyを連携させて、受注関連業務の自動化を推進したい方 ■注意事項 ・Shopify、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Shopifyで顧客情報が作成されたら、Pipedriveで人物を追加する
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■概要 Shopifyで新しい顧客が登録されるたびに、その情報を手作業でPipedriveに入力していませんか?このような定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストによる入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ShopifyとPipedriveをノーコードで連携し、顧客情報が作成されたタイミングでPipedriveへ人物情報を自動で追加できるため、こうした課題を円滑に解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Shopifyで得た顧客情報をPipedriveで管理しており、手入力に手間を感じている方 ・ShopifyとPipedrive間のデータ連携を自動化し、営業活動を効率化したいと考えている方 ・顧客管理におけるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方 ■注意事項 ・Shopify、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Shopifyの領収書発行業務を自動化することで、これまで注文ごとに手作業で行っていた情報入力やファイル作成の手間を大きく減らし、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎやすくなります。 これにより、バックオフィス業務の負担が軽減され、顧客への迅速で正確な対応がしやすくなるため、ショップの信頼性向上にもつながります。生まれた時間やリソースをマーケティング施策や顧客対応の質の向上といったコア業務に振り向けることができるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも関心があれば、ぜひ
こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。