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【簡単設定】kintoneのデータをもとに、セキュアSAMBAへフォルダを自動で作成する方法
「kintoneで管理している案件や顧客情報ごとに、セキュアSAMBAでフォルダを作成・管理したい！」
「kintoneのレコード情報をセキュアSAMBAに手作業で転記してフォルダを作っているけど、手間がかかるし命名ミスも起こりがち…」
このように、kintoneとセキュアSAMBA間の手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
もし、kintoneのレコード情報をトリガーに、セキュアSAMBAに必要なフォルダを自動で作成する仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーも防ぐことができるため、より安心して重要な業務に集中できる時間を生み出せるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはkintoneとセキュアSAMBAを連携するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要kintoneで顧客情報などを管理し、関連ファイルをセキュアSAMBAに格納しているものの、案件が発生するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード詳細ページからワンクリックでセキュアSAMBAにフォルダを自動作成できます。kintoneとセキュアSAMBAの連携を自動化し、ファイル管理の初動にかかる手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとセキュアSAMBAを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- kintoneとセキュアSAMBAの連携で、ファイル管理の自動化を実現したいと考えている方
- 案件や顧客ごとのフォルダ作成の漏れや、命名規則のミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのレコード画面から直接セキュアSAMBAにフォルダを作成できるため、手作業の時間を削減できます。
- レコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手入力による命名ミスや作成漏れを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、セキュアSAMBA、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」というアクションを設定することで、kintoneのレコードページからフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでセキュアSAMBAの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報を基にフォルダを作成します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨などを記録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- セキュアSAMBAでフォルダを作成する際に、作成先の親フォルダや、kintoneのレコード情報を基にしたフォルダ名を任意で設定できます。
- Slackへ通知する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文の内容を、運用に合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項- kintone、セキュアSAMBA、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、kintoneの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- kintone、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- kintoneとセキュアSAMBAを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- kintoneとセキュアSAMBAの連携で、ファイル管理の自動化を実現したいと考えている方
- 案件や顧客ごとのフォルダ作成の漏れや、命名規則のミスを防ぎたい方
- kintoneのレコード画面から直接セキュアSAMBAにフォルダを作成できるため、手作業の時間を削減できます。
- レコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手入力による命名ミスや作成漏れを防ぎます。
- はじめに、kintone、セキュアSAMBA、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」というアクションを設定することで、kintoneのレコードページからフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでセキュアSAMBAの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報を基にフォルダを作成します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨などを記録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ完了通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- セキュアSAMBAでフォルダを作成する際に、作成先の親フォルダや、kintoneのレコード情報を基にしたフォルダ名を任意で設定できます。
- Slackへ通知する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文の内容を、運用に合わせて自由に設定することが可能です。
- kintone、セキュアSAMBA、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、kintoneの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- kintone、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
kintoneとセキュアSAMBAの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとセキュアSAMBAを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとセキュアSAMBAの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone ／ セキュアSAMBA
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はkintoneのレコード詳細ページからセキュアSAMBAにフォルダを作成するフローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintoneとセキュアSAMBAをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- kintoneのトリガー設定およびセキュアSAMBAのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要kintoneで顧客情報などを管理し、関連ファイルをセキュアSAMBAに格納しているものの、案件が発生するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード詳細ページからワンクリックでセキュアSAMBAにフォルダを自動作成できます。kintoneとセキュアSAMBAの連携を自動化し、ファイル管理の初動にかかる手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとセキュアSAMBAを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- kintoneとセキュアSAMBAの連携で、ファイル管理の自動化を実現したいと考えている方
- 案件や顧客ごとのフォルダ作成の漏れや、命名規則のミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのレコード画面から直接セキュアSAMBAにフォルダを作成できるため、手作業の時間を削減できます。
- レコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手入力による命名ミスや作成漏れを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、セキュアSAMBA、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」というアクションを設定することで、kintoneのレコードページからフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでセキュアSAMBAの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報を基にフォルダを作成します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨などを記録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- セキュアSAMBAでフォルダを作成する際に、作成先の親フォルダや、kintoneのレコード情報を基にしたフォルダ名を任意で設定できます。
- Slackへ通知する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文の内容を、運用に合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項- kintone、セキュアSAMBA、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、kintoneの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- kintone、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- kintoneとセキュアSAMBAを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- kintoneとセキュアSAMBAの連携で、ファイル管理の自動化を実現したいと考えている方
- 案件や顧客ごとのフォルダ作成の漏れや、命名規則のミスを防ぎたい方
- kintoneのレコード画面から直接セキュアSAMBAにフォルダを作成できるため、手作業の時間を削減できます。
- レコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手入力による命名ミスや作成漏れを防ぎます。
- はじめに、kintone、セキュアSAMBA、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」というアクションを設定することで、kintoneのレコードページからフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでセキュアSAMBAの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報を基にフォルダを作成します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨などを記録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ完了通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- セキュアSAMBAでフォルダを作成する際に、作成先の親フォルダや、kintoneのレコード情報を基にしたフォルダ名を任意で設定できます。
- Slackへ通知する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文の内容を、運用に合わせて自由に設定することが可能です。
- kintone、セキュアSAMBA、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、kintoneの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- kintone、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：kintoneとセキュアSAMBAをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
kintoneと連携
以下のナビを参照して連携を行ってください。
今回は下記のアプリを作成しました。
すでにある場合は、そちらを利用することが可能です。
セキュアSAMBAと連携
APIの利用申し込みを行ってから、必須項目を設定してください。
※kintoneとセキュアSAMBAは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要kintoneで顧客情報などを管理し、関連ファイルをセキュアSAMBAに格納しているものの、案件が発生するたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード詳細ページからワンクリックでセキュアSAMBAにフォルダを自動作成できます。kintoneとセキュアSAMBAの連携を自動化し、ファイル管理の初動にかかる手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとセキュアSAMBAを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- kintoneとセキュアSAMBAの連携で、ファイル管理の自動化を実現したいと考えている方
- 案件や顧客ごとのフォルダ作成の漏れや、命名規則のミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのレコード画面から直接セキュアSAMBAにフォルダを作成できるため、手作業の時間を削減できます。
- レコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手入力による命名ミスや作成漏れを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、セキュアSAMBA、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」というアクションを設定することで、kintoneのレコードページからフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでセキュアSAMBAの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報を基にフォルダを作成します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨などを記録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- セキュアSAMBAでフォルダを作成する際に、作成先の親フォルダや、kintoneのレコード情報を基にしたフォルダ名を任意で設定できます。
- Slackへ通知する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文の内容を、運用に合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項- kintone、セキュアSAMBA、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、kintoneの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- kintone、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- kintoneとセキュアSAMBAを併用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- kintoneとセキュアSAMBAの連携で、ファイル管理の自動化を実現したいと考えている方
- 案件や顧客ごとのフォルダ作成の漏れや、命名規則のミスを防ぎたい方
- kintoneのレコード画面から直接セキュアSAMBAにフォルダを作成できるため、手作業の時間を削減できます。
- レコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手入力による命名ミスや作成漏れを防ぎます。
- はじめに、kintone、セキュアSAMBA、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「レコード詳細ページから起動」というアクションを設定することで、kintoneのレコードページからフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動元のレコード情報を取得します。
- 次に、オペレーションでセキュアSAMBAの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報を基にフォルダを作成します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了した旨などを記録します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ完了通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- セキュアSAMBAでフォルダを作成する際に、作成先の親フォルダや、kintoneのレコード情報を基にしたフォルダ名を任意で設定できます。
- Slackへ通知する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文の内容を、運用に合わせて自由に設定することが可能です。
- kintone、セキュアSAMBA、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、kintoneの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになります。アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- kintone、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
下記の画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：kintoneのトリガー設定
まずは「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
注意事項を確認します。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
今回は下記のレコードを使用します。
起動ページのURLサンプルを入力しましょう。
テストし、成功したら完了をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：レコードを取得する設定
起動元のレコード情報を取得します。「レコードを取得する」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのままにします。
アプリIDは候補から選択するか、入力してください。
取得したいレコードの条件を下記のように設定します。
こちらもテストし、成功したら完了をクリックしましょう。
ステップ5：フォルダを作成する設定
ここでは取得した情報を基にフォルダを作成します。「フォルダを作成」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
フォルダIDは、該当フォルダを開いたURLの「/shared-folders/●●●」●●●の部分です。
フォルダ名は取得した値から設定されています。
こちらもテストし、成功したら完了をクリックしましょう。
▼作成されたフォルダ
ステップ6：レコードを更新する設定
フォルダ作成が完了した旨などを記録します。「レコードを更新する」をクリックしてください。
ステップ4と同様に、連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのままにします。
アプリIDは候補から選択するか、入力してください。
更新したいレコードの条件は下記のように設定しました。
更新後のレコードの値は下記のように、固定値と取得した値を組み合わせて設定しました。
こちらもテストし、成功したら完了をクリックしましょう。
▼更新されたレコード
ステップ7：チャンネルにメッセージを送る設定
ここでは、関係者へ完了通知を送信します。「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、候補からチャンネルIDを選択します。
メッセージは取得した値も組み合わせて下記のように設定しました。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
こちらもテストし、成功したら完了をクリックしましょう。
▼通知
ステップ8：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
セキュアSAMBAとkintoneを使ったその他の自動化例
普段使用している様々なアプリと組み合わせることで、幅広い業務を効率化させられますよ。
セキュアSAMBAを使った自動化例
手動での格納作業による保存漏れやミスを未然に防ぎ、迅速かつ確実に最新ファイルを共有できる環境を整えます。業務の効率化とデータ管理の正確性を同時に実現し、本来の業務に集中できます。
■概要Gmailで受信した請求書などのファイルを、都度セキュアSAMBAへ手動でアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、セキュアSAMBAとGmailの連携を自動化し、特定のラベルが付いたメールの添付ファイルを自動でセキュアSAMBAに格納できるため、こうしたファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailの添付ファイルを手作業でセキュアSAMBAに格納している方
- セキュアSAMBAとGmailの効果的な連携方法を探している情報システム担当者の方
- メールからのファイル保存作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のラベルが付いたGmailのメール受信をトリガーに、添付ファイルが自動でセキュアSAMBAにアップロードされるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロードが不要になるため、格納漏れや誤ったファイルを選択するといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ- はじめに、セキュアSAMBAとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの添付ファイルを格納するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけに自動化を開始するかを任意で設定できます。「請求書」や「取引先名」など、管理しやすいラベルを指定してください。
- セキュアSAMBAへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項- セキュアSAMBA、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要Outlookで受信した重要なファイルの管理に手間を感じていませんか。添付ファイルを都度ダウンロードし、手作業でセキュアSAMBAへ格納する業務は、時間がかかるだけでなく、格納漏れなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローは、セキュアSAMBAとOutlookの連携を自動化し、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でセキュアSAMBAに格納するものです。ファイル管理業務の負担を軽減し、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する添付ファイルのセキュアSAMBAへの格納を手作業で行っている方
- セキュアSAMBAとOutlookを連携させ、ファイル共有のプロセスを効率化したい方
- 手作業によるファイルの格納ミスや漏れを防ぎ、セキュリティを高めたい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信を起点にファイルが自動でセキュアSAMBAに格納されるため、手動でのアップロード作業にかかる時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの格納漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、セキュアSAMBAとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 続いて、テキスト抽出アクションで変換後のファイル名を取得し、さらにファイル名の変換機能を設定して、ダウンロードしたレポートのファイル名を前段で取得した値や日付などをつけて分かりやすく変更します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールフォルダを「受信トレイ」や特定のフォルダに任意で設定できます。
- 特定の件名や差出人のメールアドレスなど、処理の対象とするメールを絞り込むためのキーワードも任意で設定が可能です。
- ファイル名の変換機能では、ダウンロードしたファイルに対して、日付などを含めた分かりやすいファイル名に任意で設定することが可能です。
■注意事項- セキュアSAMBA、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐オペレーションはパーソナルプラン以上、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Gmailの添付ファイルを手作業でセキュアSAMBAに格納している方
- セキュアSAMBAとGmailの効果的な連携方法を探している情報システム担当者の方
- メールからのファイル保存作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 特定のラベルが付いたGmailのメール受信をトリガーに、添付ファイルが自動でセキュアSAMBAにアップロードされるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロードが不要になるため、格納漏れや誤ったファイルを選択するといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
- はじめに、セキュアSAMBAとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの添付ファイルを格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけに自動化を開始するかを任意で設定できます。「請求書」や「取引先名」など、管理しやすいラベルを指定してください。
- セキュアSAMBAへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。
- セキュアSAMBA、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Outlookで受信する添付ファイルのセキュアSAMBAへの格納を手作業で行っている方
- セキュアSAMBAとOutlookを連携させ、ファイル共有のプロセスを効率化したい方
- 手作業によるファイルの格納ミスや漏れを防ぎ、セキュリティを高めたい情報システム担当者の方
- Outlookでのメール受信を起点にファイルが自動でセキュアSAMBAに格納されるため、手動でのアップロード作業にかかる時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないことで、ファイルの格納漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、セキュアSAMBAとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 続いて、テキスト抽出アクションで変換後のファイル名を取得し、さらにファイル名の変換機能を設定して、ダウンロードしたレポートのファイル名を前段で取得した値や日付などをつけて分かりやすく変更します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールフォルダを「受信トレイ」や特定のフォルダに任意で設定できます。
- 特定の件名や差出人のメールアドレスなど、処理の対象とするメールを絞り込むためのキーワードも任意で設定が可能です。
- ファイル名の変換機能では、ダウンロードしたファイルに対して、日付などを含めた分かりやすいファイル名に任意で設定することが可能です。
- セキュアSAMBA、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐オペレーションはパーソナルプラン以上、セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただける機能・アプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能・アプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
kintoneを使った自動化例
レコードが登録・更新された際、チャットツールへの通知やクラウドストレージへのフォルダ作成、Webサイトへの新規投稿が可能です。
また、顧客管理システムや会計ソフトとの連携により、取引先情報や口座情報もタイムリーに同期。
二重入力の手間をなくして常に最新の情報を共有できる体制を構築しましょう。
■概要kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
■注意事項- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要kintoneで管理している製品情報やニュースなどを、手作業でWebサイトに投稿していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを追加するだけで、自動でWordPress.orgに新規投稿を作成できます。手作業による投稿の手間を省き、迅速で正確な情報発信を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneの情報をWordPress.orgで発信しており、手作業での投稿に手間を感じている方
- コンテンツの投稿作業における、コピー＆ペーストなどのミスをなくしたいと考えている方
- kintoneとWordPress.orgを連携し、情報発信のスピードと質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへのレコード登録を起点にWordPress.orgへの投稿が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや投稿漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとWordPress.orgをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPress.orgの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得したkintoneの情報を元に投稿を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- WordPress.orgで新規投稿を作成するアクションを設定する際に、投稿のタイトルや本文（コンテンツ）に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- kintoneとWordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要kintoneで管理している顧客情報や案件情報が更新された際に、Slackへの通知が漏れてしまったり、手作業での共有に手間を感じたりしていないでしょうか。 重要な情報の共有が遅れると、ビジネス機会の損失に繋がることもあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、スムーズな情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとSlackを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
- 手作業によるkintoneの更新通知に時間がかかり、非効率を感じている業務担当者の方
- チーム内での情報伝達漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneにレコードが登録されると自動でSlackに通知されるため、手作業で共有していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うので、手作業による通知漏れやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、通知を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定することが可能です。
- Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoho CRMを併用し、顧客情報や案件情報を管理している方
- kintoneからZoho CRMへの手動でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- データ入力のミスをなくし、顧客情報の一元管理と運用の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録がZoho CRMへ自動で反映されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、対象のkintoneアプリと連携するためのWebhook URLを発行します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードIDを元に詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「取引先を作成する」アクションを設定し、前段のオペレーションで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定で、Webhookを設置する対象のアプリを任意に指定してください。
- Zoho CRMで取引先を作成する際、kintoneから取得したレコード情報（会社名や担当者名など）を、どの項目に反映させるかを変数として埋め込み、任意に設定してください。
■注意事項
- kintone、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee会計を併用し、取引先情報の二重入力に手間を感じている方
- kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報も手動で更新している方
- バックオフィス業務の自動化を進め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報が更新されると、自動でfreee会計の口座情報が更新されるため、手作業でのデータ転記にかかる時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee会計をYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の更新（口座情報）」アクションを設定し、取得した情報をもとに口座情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計で取引先の口座情報を更新するアクションを設定する際に、更新対象となる事業所のIDを任意で設定してください
- kintoneから取得した情報のうち、どのデータをfreee会計のどの項目に反映させるかを設定画面でマッピングしてください。例えば、kintoneの「銀行名」フィールドをfreee会計の「銀行名」に紐づける、といった設定が可能です
■注意事項
- freee会計、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
- kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
- 案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による宛先間違いや本文の記載ミス、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコードを取得するアクションでは、トリガーで受け取ったレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコード情報を取得するように設定してください
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。kintoneから取得した顧客名や案件情報などを変数としてメールの件名や本文に差し込むことで、より実用的な通知が可能です
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Outlookで受信するお問い合わせや各種申し込みメールの内容を、手作業でkintoneに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Outlookのメール受信をトリガーに、必要な情報をAIが自動で抽出し、kintoneへレコードを新規追加する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookで受信する情報をkintoneで管理しており、手入力に手間を感じている方
- kintoneへのデータ入力作業にかかる時間を削減し、業務を効率化したい方
- メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookでのメール受信を起点に、自動でkintoneにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや情報連携の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信メールの本文からkintoneに登録したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを登録する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象としたい場合、フォルダIDを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの内容からどの情報を抽出するか、項目を任意で設定することが可能です。
- kintoneでレコードを追加するアクションを設定する際に、対象となるアプリIDを任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Salesforceで管理している商談情報を、案件管理DBとして利用しているkintoneへ都度手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しい商談が登録されると自動でkintoneへレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceとkintoneを利用しており、二重入力の手間をなくしたい営業担当者の方
- Salesforceの商談データをkintoneで管理しており、入力ミスを防ぎたいチームリーダーの方
- SFAとデータベース間のデータ連携を自動化し、営業部門の業務効率化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceに商談が登録されると自動でkintoneへレコードが作成されるため、これまで手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力をなくすことで、転記時の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに商談の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したSalesforceの情報を連携先のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Salesforceとの連携設定において、マイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceからレコードを取得する際に、特定の条件を指定して取得対象のレコードを絞り込むことが可能です。
- kintoneへレコードを追加する際に、固定のテキストを入力したり、前のステップで取得したSalesforceの情報をどの項目に紐付けるかを任意で設定できます。
■注意事項- kintone、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要イベントや商談で交換した名刺の管理に手間を感じていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能がテキストを自動で読み取り、kintoneへレコードを追加します。手入力の手間を省き、名刺情報のスムーズなデータ化と共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneへの名刺データ登録を手作業で行い、非効率だと感じている営業担当者の方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力を自動化したいと考えている方
- 獲得した名刺情報を迅速にチームへ共有し、営業活動の速度を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- 名刺の読み取りからkintoneへの登録、関係者への通知までが自動化されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、名刺画像をアップロードする項目を作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームから送信された名刺画像を読み取ります。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をkintoneの各フィールドにマッピングします。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、kintoneへの登録が完了した旨を指定のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームの回答項目は、名刺画像のアップロード以外にも、補足情報などを入力するフィールドを自由に設定可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- kintoneへレコードを追加する際に、対象となるアプリのIDを任意で設定してください。
- Chatworkでの通知は、送信先のルームやメッセージの本文を任意の内容に設定可能です。
■注意事項- kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- フォーム、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- kintoneで顧客管理を行い、Dropboxでのファイル管理を手作業で行っている方
- 手作業でのフォルダ作成による、命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
- kintoneとDropboxを連携させ、データとファイルの管理を効率化したい方
- kintoneへのレコード登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、レコード情報と異なる名称で作成してしまうといったヒューマンエラーを防止します。
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にフォルダを作成します。
- kintoneの「レコードを取得する」オペレーションでは、トリガーで連携されたレコードIDだけでなく、任意のレコードIDを固定値で指定することも可能です。
- Dropboxでフォルダを作成する際に、フォルダを作成するパス（場所）を任意に設定できます。また、フォルダ名には固定のテキストだけでなく、kintoneから取得した会社名や案件名などの情報を変数として設定し、動的に生成することが可能です。
- Dropbox、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- kintoneの情報をWordPress.orgで発信しており、手作業での投稿に手間を感じている方
- コンテンツの投稿作業における、コピー＆ペーストなどのミスをなくしたいと考えている方
- kintoneとWordPress.orgを連携し、情報発信のスピードと質を向上させたい方
- kintoneへのレコード登録を起点にWordPress.orgへの投稿が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや投稿漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
- はじめに、kintoneとWordPress.orgをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPress.orgの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得したkintoneの情報を元に投稿を作成します。
- WordPress.orgで新規投稿を作成するアクションを設定する際に、投稿のタイトルや本文（コンテンツ）に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として埋め込むことが可能です。
- kintoneとWordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneとSlackを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
- 手作業によるkintoneの更新通知に時間がかかり、非効率を感じている業務担当者の方
- チーム内での情報伝達漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいプロジェクトマネージャーの方
- kintoneにレコードが登録されると自動でSlackに通知されるため、手作業で共有していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- システムが自動で通知を行うので、手作業による通知漏れやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定することが可能です。
- Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
- kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとZoho CRMを併用し、顧客情報や案件情報を管理している方
- kintoneからZoho CRMへの手動でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- データ入力のミスをなくし、顧客情報の一元管理と運用の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録がZoho CRMへ自動で反映されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定して、対象のkintoneアプリと連携するためのWebhook URLを発行します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードIDを元に詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「取引先を作成する」アクションを設定し、前段のオペレーションで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定で、Webhookを設置する対象のアプリを任意に指定してください。
- Zoho CRMで取引先を作成する際、kintoneから取得したレコード情報（会社名や担当者名など）を、どの項目に反映させるかを変数として埋め込み、任意に設定してください。
■注意事項
- kintone、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee会計を併用し、取引先情報の二重入力に手間を感じている方
- kintoneでレコードが更新されたら、freee会計の口座情報も手動で更新している方
- バックオフィス業務の自動化を進め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報が更新されると、自動でfreee会計の口座情報が更新されるため、手作業でのデータ転記にかかる時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee会計をYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコード情報を取得します
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「取引先の更新（口座情報）」アクションを設定し、取得した情報をもとに口座情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計で取引先の口座情報を更新するアクションを設定する際に、更新対象となる事業所のIDを任意で設定してください
- kintoneから取得した情報のうち、どのデータをfreee会計のどの項目に反映させるかを設定画面でマッピングしてください。例えば、kintoneの「銀行名」フィールドをfreee会計の「銀行名」に紐づける、といった設定が可能です
■注意事項
- freee会計、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
- kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
- 案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による宛先間違いや本文の記載ミス、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのレコードを取得するアクションでは、トリガーで受け取ったレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコード情報を取得するように設定してください
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。kintoneから取得した顧客名や案件情報などを変数としてメールの件名や本文に差し込むことで、より実用的な通知が可能です
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する情報をkintoneで管理しており、手入力に手間を感じている方
- kintoneへのデータ入力作業にかかる時間を削減し、業務を効率化したい方
- メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、自動でkintoneにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや情報連携の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信メールの本文からkintoneに登録したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを登録する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にレコードを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象としたい場合、フォルダIDを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、受信したメールの内容からどの情報を抽出するか、項目を任意で設定することが可能です。
- kintoneでレコードを追加するアクションを設定する際に、対象となるアプリIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceとkintoneを利用しており、二重入力の手間をなくしたい営業担当者の方
- Salesforceの商談データをkintoneで管理しており、入力ミスを防ぎたいチームリーダーの方
- SFAとデータベース間のデータ連携を自動化し、営業部門の業務効率化を推進したい方
- Salesforceに商談が登録されると自動でkintoneへレコードが作成されるため、これまで手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力をなくすことで、転記時の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに商談の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したSalesforceの情報を連携先のアプリに登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定において、マイドメインURLを任意で設定してください。
- Salesforceからレコードを取得する際に、特定の条件を指定して取得対象のレコードを絞り込むことが可能です。
- kintoneへレコードを追加する際に、固定のテキストを入力したり、前のステップで取得したSalesforceの情報をどの項目に紐付けるかを任意で設定できます。
- kintone、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneへの名刺データ登録を手作業で行い、非効率だと感じている営業担当者の方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力を自動化したいと考えている方
- 獲得した名刺情報を迅速にチームへ共有し、営業活動の速度を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺の読み取りからkintoneへの登録、関係者への通知までが自動化されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、名刺画像をアップロードする項目を作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームから送信された名刺画像を読み取ります。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をkintoneの各フィールドにマッピングします。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、kintoneへの登録が完了した旨を指定のルームに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームの回答項目は、名刺画像のアップロード以外にも、補足情報などを入力するフィールドを自由に設定可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- kintoneへレコードを追加する際に、対象となるアプリのIDを任意で設定してください。
- Chatworkでの通知は、送信先のルームやメッセージの本文を任意の内容に設定可能です。
■注意事項
- kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- フォーム、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
kintoneとセキュアSAMBAの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたkintoneの案件情報に基づくフォルダ作成などの定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な手作業から解放され、フォルダの作成漏れや命名ミスといった心配もなくなるため、より安心して本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整いやすくなります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：kintoneのレコード新規追加でも自動作成できますか？
A：
はい、できます。
その場合、トリガーを「レコードが登録されたら（Webhook起動）」に変更し、必要項目を設定してください。
Q：kintoneのステータス変更（プロセス管理）をトリガーにできますか？
A：
はい、できます。
例えばステータスが「受注」になった場合をトリガーにしたい場合、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」トリガーに変更し、Webhookを設定したうえでステータス欄に受注を入力してください。
Q：エラー時の通知設定は？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知には、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
