Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、セキュアSAMBAにファイルを格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

セキュアSAMBA

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Gmailで受信した請求書などのファイルを、都度セキュアSAMBAへ手動でアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、セキュアSAMBAとGmailの連携を自動化し、特定のラベルが付いたメールの添付ファイルを自動でセキュアSAMBAに格納できるため、こうしたファイル管理の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailの添付ファイルを手作業でセキュアSAMBAに格納している方
セキュアSAMBAとGmailの効果的な連携方法を探している情報システム担当者の方
メールからのファイル保存作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

特定のラベルが付いたGmailのメール受信をトリガーに、添付ファイルが自動でセキュアSAMBAにアップロードされるため、手作業の時間を削減できます。
手作業によるファイルのアップロードが不要になるため、格納漏れや誤ったファイルを選択するといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

はじめに、セキュアSAMBAとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの添付ファイルを格納するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけに自動化を開始するかを任意で設定できます。「請求書」や「取引先名」など、管理しやすいラベルを指定してください。
セキュアSAMBAへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。

■注意事項

セキュアSAMBA、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。

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使用しているアプリについて

セキュアSAMBA

YoomではセキュアSAMBAとノーコードで連携し、ファイルのアップロードや検索、ダウンロードを自動化することが可能です。例えば、メールやフォームで受信したファイルを自動でアップロードしたり、セキュアSAMBA内のファイルを検索してダウンロードしたりすることで、フォルダ・ファイル管理業務を効率化できます。