Dropboxでファイルが格納されたらOutlookで通知する

■概要

Dropboxでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルが追加されたことに気づかず確認が遅れてしまうことはありませんか？また、共有の都度メールやチャットで連絡するのも手間がかかります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、自動でOutlookから関係者に通知メールを送信できます。これにより、手動での確認作業や連絡の手間を省き、重要なファイルの共有をスムーズに行うことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとOutlookを使い、ファイル共有の都度、手動で通知している方
• チームでのファイル共有が多く、関係者への迅速な情報伝達を徹底したい方
• 重要なファイルの確認漏れや対応の遅れといった業務課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加をトリガーに自動で通知されるため、これまで確認や連絡作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動での通知による連絡漏れや、関係者への共有遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定において、通知の対象とするフォルダを任意に指定することができます。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先、件名、本文の内容を自由に設定できます。本文には、前のステップで取得したファイル名などの情報を差し込むことも可能です。

■注意事項

• DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。