■概要

Dropboxに保存したファイルを、手動でGmailに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されるだけで、Gmailでのメール送信までを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとGmailを使い、定型的なファイル共有を手作業で行っている方
• 取引先やチームへのファイル送付を自動化し、業務効率を改善したい方
• ファイルの送信漏れや誤送信といったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納をきっかけにメール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動でのファイル添付や宛先入力が不要になることで、添付忘れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダに新しいファイルが格納されたら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルの情報を後続の処理で利用できるよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを添付して送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのパスやフォルダ名を設定してください。
• Dropboxのオペレーションでは、ダウンロード対象のファイルが格納されているフォルダのパスやファイル名を指定します。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• DropboxとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924