「Amazon S3に保管している請求書や契約書などのPDFファイルから、必要な情報を一つ一つ手作業でコピー＆ペーストしている…」
「大量のファイルの中から目的のものを探し出し、データを手動で抽出する作業に時間がかかり、転記ミスも発生しがち…」
このように、Amazon S3に保存されたPDFの管理やデータ抽出業務に手間と時間を取られていませんか？
もし、Amazon S3にPDFファイルが追加されたり、特定の指示があったりするたびに、自動でテキストデータを抽出し、その内容を関係者に通知したり他のアプリケーションに記録したりできる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこうした手作業による手間やミスから解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Amazon S3に保存されたPDFからデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームから回答が送信されたら、Amazon S3からオブジェクトのダウンロードとOCRを行いGmailで通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存された請求書や申込書などのPDFファイルから、手作業でデータを確認・転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームからの回答をトリガーとして、Amazon S3に格納されたPDFから必要なデータをOCR機能で自動で抽出し、Gmailで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。定型的な確認や転記作業から解放され、より重要な業務への集中を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保存されたPDFから手作業でのデータ抽出に課題を感じている方
- PDFの内容を確認し、手動で関係部署へメール通知を行っている業務担当者の方
- フォームへの入力を起点とした、AWS S3が関わる一連の定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon S3からのPDFダウンロード、OCRによるデータ抽出、通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での確認や転記に伴う、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームから回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクト情報を取得する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を基に対象のPDFファイルを特定します
- 続けて、Amazon S3の「オブジェクトをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要なデータを抽出します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能でPDFからデータを抽出する際に、請求書番号や金額など、取得したい項目を任意で設定してください
- Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は任意の内容で設定が可能です。本文にはOCR機能で抽出したデータを差し込むことで、通知内容を動的に変更できます
■注意事項
- Amazon S3、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください
Amazon S3のPDFからデータを自動抽出するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームからの回答をトリガーに、Amazon S3から該当のPDFをダウンロードし、OCR機能でテキストを抽出して、その内容をGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Amazon S3／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Amazon S3とGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームから回答が送信されたら、Amazon S3からオブジェクトのダウンロードとOCRを行いGmailで通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存された請求書や申込書などのPDFファイルから、手作業でデータを確認・転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームからの回答をトリガーとして、Amazon S3に格納されたPDFから必要なデータをOCR機能で自動で抽出し、Gmailで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。定型的な確認や転記作業から解放され、より重要な業務への集中を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保存されたPDFから手作業でのデータ抽出に課題を感じている方
- PDFの内容を確認し、手動で関係部署へメール通知を行っている業務担当者の方
- フォームへの入力を起点とした、AWS S3が関わる一連の定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon S3からのPDFダウンロード、OCRによるデータ抽出、通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での確認や転記に伴う、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームから回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクト情報を取得する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を基に対象のPDFファイルを特定します
- 続けて、Amazon S3の「オブジェクトをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要なデータを抽出します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能でPDFからデータを抽出する際に、請求書番号や金額など、取得したい項目を任意で設定してください
- Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は任意の内容で設定が可能です。本文にはOCR機能で抽出したデータを差し込むことで、通知内容を動的に変更できます
■注意事項
- Amazon S3、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください
ステップ1：Amazon S3とGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Amazon S3のマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続からAmazon S3を探してクリックします。
AmazonS3への連携画面が出てきますので、画面に記載の注釈に沿って情報を入力してください。
入力し終わったら「追加」をクリックするとAmazonS3がマイアプリ連携されます。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームから回答が送信されたら、Amazon S3からオブジェクトのダウンロードとOCRを行いGmailで通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存された請求書や申込書などのPDFファイルから、手作業でデータを確認・転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームからの回答をトリガーとして、Amazon S3に格納されたPDFから必要なデータをOCR機能で自動で抽出し、Gmailで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。定型的な確認や転記作業から解放され、より重要な業務への集中を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保存されたPDFから手作業でのデータ抽出に課題を感じている方
- PDFの内容を確認し、手動で関係部署へメール通知を行っている業務担当者の方
- フォームへの入力を起点とした、AWS S3が関わる一連の定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon S3からのPDFダウンロード、OCRによるデータ抽出、通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での確認や転記に伴う、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームから回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクト情報を取得する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を基に対象のPDFファイルを特定します
- 続けて、Amazon S3の「オブジェクトをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要なデータを抽出します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能でPDFからデータを抽出する際に、請求書番号や金額など、取得したい項目を任意で設定してください
- Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は任意の内容で設定が可能です。本文にはOCR機能で抽出したデータを差し込むことで、通知内容を動的に変更できます
■注意事項
- Amazon S3、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「フォーム」をクリックしてください。
Amazon S3のバケットに、テスト用の以下のようなオブジェクトを保存しました。
内容は請求書です。
今回はデフォルトで「バケット名」「オブジェクトキー」が入力できるフォームとなっています。質問を追加したい場合は「質問を追加」から行ってください。
完了ページはフォーム回答が完了したときに出てくるサンクスページです。お好きな内容で登録してください。今回は以下のように設定しました。
「共有フォーム利用時のフローボット起動者」は、「フローボットを作成したメンバー」に設定しています。ここまで設定したら「次へ」をクリックしてください。
フロー起動を行わないとフォーム回答ができないので、ここではテスト用に「取得した値」を手動で入力していきます。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
今回は以下のように入力しました。
入力が終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：Amazon S3でオブジェクト情報を取得する
次にAmazon S3でオブジェクト情報を取得します。「オブジェクト情報を取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
バケット名、オブジェクトキーを前ステップで取得した値から入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
上記の設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。
【Tips】取得した値に「！」が出た場合には、項目名が重複しています。項目名が重複している場合、値が上書きされますので、値の横のペンマークから値名を編集してください。
↓
これでオブジェクト情報が取得できました。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：Amazon S3からオブジェクトをダウンロードする
次にAmazon S3にオブジェクトをダウンロードします。「オブジェクトをダウンロード」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
ダウンロードしたいPDFが保存してあるバケットのバケット名 、オブジェクトキー を取得した値より入力してください。
す。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
上記の設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、オブジェクトがダウンロードされます。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ6：OCRで文字を抽出
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
参照：「OCRで文字を抽出」の設定方法
次に、OCRで画像・PDFから文字を読み取ります。「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
アクションとタスク数を確認します。タスク数については下記をご確認ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
このページはデフォルトで設定が行われています。ご確認のうえカスタマイズしてください。
※抽出したい項目はあくまで一例ですので、必要に応じて変更してください。
確認したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功し取得した値が入ります。
これでダウンロードしたオブジェクトの読み取りが行われました。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ7：Gmailで関係者に通知を行う
次にGmailで関係者に通知を行っていきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいGmailアカウントが選択されているか確認してください。
Toには通知を行いたいメールアドレスを入力しましょう。
FromやCc、Bccや差出人の名前などは任意で設定してください。
件名、本文はデフォルト設定の値を使用して記載しました。取得した値も使えますので、わかりやすく入力しましょう。
ここまで終わったら「次へ」をクリックします。
メールのプレビューページに移行するので、内容に問題がなければテストボタンをクリックします。
※テストボタンをクリックすると実際にメールが送信されます。宛先には注意してください。
テストが成功すればOKです。
受取先に指定したアドレスも見に行きましょう。作成したメールが届いています。
確認ができたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ8：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Amazon S3のAPIを使ったその他の自動化例
Amazon S3のAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Amazon S3を使った自動化例
Amazon S3に保存されたレポートの要約をSlackへ自動通知したり、外部ツールからファイルを一括でアップロード・保管できます。また、Web会議の文字起こしデータをAmazon S3へ自動的に保存することも可能です。
定期的にAmazon S3に保存されたレポートPDFをダウンロードし、AIで要約してSlackに通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存されたレポートなどを定期的に確認し、その内容をチームに共有する作業は手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特に、手動でのダウンロードや内容の確認には多くの時間を要します。このワークフローを活用すれば、Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、レポートの内容をAIが要約してSlackに通知するまでの一連の流れを構築できます。面倒な手作業をなくし、効率的な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保管したレポートの確認やチームへの共有に手間を感じている方
- AIを活用し、長文のPDFレポートから要点を素早く把握したいと考えている方
- Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、Slackでの報告業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon S3からのレポートダウンロードからAI要約、Slack通知までが自動で行われるため、情報収集や報告作成の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、報告内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の共有漏れをなくします
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、フローボットを起動したい日時を指定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションで要約機能を設定し、抽出したテキスト内容を要約します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定してください。
- Amazon S3のダウンロードアクションでは、対象となるバケット名やオブジェクトキーを任意で設定してください。日付変数を使用することで、最新ファイルを指定することも可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目や言語などを任意で設定することができます。
- 要約機能では、OCRで抽出した任意のテキストを要約対象として指定し、出力したい文字数を任意で設定できます。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Amazon S3、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
定期的にAmazon S3に保存された最新レポートを検索し、Slackに自動通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存されている膨大なファイルの中から、必要な情報を手動で探す作業に手間を感じていませんか？定期的なレポートの確認やデータ監視を手作業で行うと、時間がかかるだけでなく見落としのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてAmazon S3のオブジェクト検索を自動で実行し、その結果をSlackに通知することが可能です。定型的な確認作業を自動化し、重要な情報の共有を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保存された特定条件のオブジェクトを手動で検索、確認している方
- 定期的なレポート確認やデータ監視といった作業を自動化したいと考えている方
- Amazon S3とSlackを連携させ、チームへの情報共有を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてAmazon S3のオブジェクト検索が自動で実行されるため、手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- 検索結果が自動でSlackに通知されることで、確認漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを実行したい日時や間隔を設定します。
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトを検索」アクションを設定し、対象のファイルを検索します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、オブジェクト検索の結果に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、分岐の結果に応じたメッセージを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、日次や週次など、フローボットを起動したいタイミングを任意で設定してください。
- Amazon S3のオブジェクト検索では、検索対象となるバケット名やオブジェクトキーを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Amazon S3で検索したオブジェクトの有無など、取得した情報をもとに条件を自由に設定することが可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文にAmazon S3から取得したファイル名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Amazon S3、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にJUST.DBの添付ファイルを一括でダウンロードし、Amazon S3に保存する
試してみる
■概要
JUST.DBに保存された重要な添付ファイルのバックアップは、手作業で行っていませんか？ 定期的にJUST.DBからファイルをダウンロードして、別のストレージに保存する作業は、件数が増えるにつれて大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでJUST.DBから添付ファイルを自動で一括ダウンロードし、Amazon S3へ保存する一連の流れを自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JUST.DBに保存された添付ファイルのダウンロードを手作業で行っている方
- 定期的なデータのバックアップ作業を自動化し、工数を削減したいと考えている方
- Amazon S3を活用して、JUST.DBのファイルデータを安全に保管したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でJUST.DBのファイルをダウンロードし保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動での操作によるファイルのダウンロード漏れや、保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、JUST.DBとAmazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、任意の実行スケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイルが添付されているレコードの一覧を取得します
- 次に、オペレーションで「同じ処理を繰り返す」を設定し、取得したレコードの数だけ後続の処理を繰り返すようにします
- 繰り返しの処理の中で、JUST.DBの「レコードの取得」と「ファイルのダウンロード」アクションを順に設定します
- 最後に、Amazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能で、このワークフローを実行したい任意の頻度や日時を設定してください
- JUST.DBの各アクションで、ファイルを取得したい対象のドメインやテーブル識別名などを任意で設定してください
- Amazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションで、ファイルを保存するバケット名とオブジェクトキー（ファイル名）を任意で設定してください
■注意事項
- JUST.DB、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- JUST.DBのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
Google スプレッドシートをCSVでダウンロードし、Amazon S3にアップロードする
試してみる
■概要
Google スプレッドシートのデータを定期的にバックアップや他システム連携のためにエクスポートする作業は、手間がかかる上に失念してしまうリスクもあるのではないでしょうか。 特に手作業でのCSVファイルのアップロードは、単純な作業でありながらもヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、対象のシートをCSV形式でダウンロードし、自動でAmazon S3へのアップロードまでを実行できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのデータをCSVでバックアップしており、アップロード作業を効率化したい方
- 手作業によるデータのダウンロードやアップロード作業でのミスをなくしたいと考えている方
- Amazon S3を活用したデータ管理を行っており、作業の自動化に関心があるシステム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにデータが追加されると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたCSVのアップロード作業の時間を短縮できます
- 手動でのファイル操作が不要になるため、アップロード漏れや誤ったファイルをアップロードするといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、Amazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシート名を指定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、CSV形式でダウンロードするように指定します
- 最後に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、処理の起点としたいスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
- Google Driveのダウンロード設定では、対象となるファイルのIDを任意で設定できます。トリガーで指定したGoogle スプレッドシートを対象としたり、トリガーで新規行に追加されたファイルIDのGoogle スプレッドシートを設定したり、自由にカスタマイズできます。
- Amazon S3へのアップロード設定では、アップロード先となるバケット名や、保存する際のファイル名となるオブジェクトキーを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Amazon S3に保存
試してみる
■概要
ZoomやGoogle Meetなどで行ったWeb会議の録画データを、手作業で文字起こしして保存・管理することに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Web会議が終了すると自動で音声の文字起こしが実行され、生成されたテキストファイルが指定のAmazon S3のバケットに保存されるため、議事録作成にかかる工数を削減し、ファイル管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議後の議事録作成や、文字起こし作業の効率化を検討している方
- 会議で決定した内容の共有や管理を、Amazon S3を活用して行っている方
- 重要な会議の記録をテキストデータとして、手間なく資産化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議が終了するだけで文字起こしからAmazon S3への保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル保存による、保存先の指定ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なデータ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、ZoomやGoogle Meetなどの会議が終了したらフローが起動するように設定します。このトリガーで音声の文字起こしも自動で実行されます。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」を選択し、Googleドキュメントで作成した雛形を使用してPDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、PDFデータを指定のバケットにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Amazon S3で「オブジェクトをアップロード」のアクションを設定する際に、保存先となるバケット名と、保存する際のファイル名となるオブジェクトキーを、それぞれ任意の文字列や値で設定してください。
■注意事項
- Amazon S3、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
Amazon S3に保存されたPDFからのデータ抽出を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの検索や情報抽出といった定型業務にかかる時間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者は抽出したデータの分析や活用といった、より付加価値の高い業務に集中が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：OCR抽出の「精度」を上げるコツは？
A：
AI-OCR機能の読み取り精度を高めるには、入力画像（PDF・画像）の鮮明さを上げ、AIが文字を認識しやすい状態にすることが最も重要です。
高解像度でスキャンし、傾き・ノイズ補正などもお試しください。
Q：ファイル名に「日付」などを自動で付与して保存できますか？（OCRで抽出した「請求日」などの項目をファイル名に反映させ、整理して別フォルダに保存し直す運用の可否）
A：
はい、可能です。その場合はAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」から、抽出した日付などをオブジェクトキーに付与して保存可能です。お試しください。
Amazon S3のアクションについては、以下のページよりご確認ください。
Amazon S3 のAPIと今すぐ連携
Q：抽出に失敗した際のエラー通知はどう設定しますか？
A：
抽出だけでなく、連携全般が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
