「特定のメールに添付されたファイルを都度ダウンロードして、手作業でAmazon S3にアップロードする作業が面倒…」
「様々なツールから出力されるファイルを一つ一つAmazon S3に保存していく作業に追われて、本来の業務が進まない…」
このように、手作業でのファイルアップロードに手間や時間を取られていませんか？
もし、メールで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを自動でAmazon S3の指定フォルダにアップロードしたり、他のアプリケーションで生成されたファイルを直接Amazon S3に保存したりできる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの定型業務から解放され、より戦略的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、日々の繰り返し作業をなくすことが可能です。
ぜひ導入して業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
様々なファイルをAmazon S3へ自動でアップロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの添付ファイルをAmazon S3へ自動アップロードする
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や各種書類などの添付ファイルを、都度手作業でAmazon S3にアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると大きな負担になり、アップロード漏れなどの人的ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの添付ファイルをAmazon S3へ自動でアップロードする処理を構築でき、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するファイルをAmazon S3で管理しており、手作業でのアップロードに手間を感じている方
- Amazon S3へのファイルアップロードを自動化し、重要なファイルのバックアップ体制を効率的に構築したい方
- ファイル管理業務の自動化を検討しており、具体的なワークフローを探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、Amazon S3へのアップロードミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAmazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「レポート」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください
- Amazon S3へのアップロード設定では、保存先となるバケット名やオブジェクトキー（ファイル名）を自由に設定できます
- 完了通知を送るメール機能では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
Gmailの添付ファイルをAmazon S3へ自動アップロードするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でAmazon S3のフォルダにアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Amazon S3／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとAmazon S3のマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とAmazon S3、メールのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの添付ファイルをAmazon S3へ自動アップロードする
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や各種書類などの添付ファイルを、都度手作業でAmazon S3にアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると大きな負担になり、アップロード漏れなどの人的ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの添付ファイルをAmazon S3へ自動でアップロードする処理を構築でき、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するファイルをAmazon S3で管理しており、手作業でのアップロードに手間を感じている方
- Amazon S3へのファイルアップロードを自動化し、重要なファイルのバックアップ体制を効率的に構築したい方
- ファイル管理業務の自動化を検討しており、具体的なワークフローを探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、Amazon S3へのアップロードミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAmazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「レポート」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください
- Amazon S3へのアップロード設定では、保存先となるバケット名やオブジェクトキー（ファイル名）を自由に設定できます
- 完了通知を送るメール機能では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
ステップ1：GmailとAmazon S3をマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Amazon S3のマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続からAmazon S3を探してクリックします。
AmazonS3への連携画面が出てきますので、画面に記載の注釈に沿って情報を入力してください。
入力し終わったら「追加」をクリックするとAmazonS3がマイアプリ連携されます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailの添付ファイルをAmazon S3へ自動アップロードする
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や各種書類などの添付ファイルを、都度手作業でAmazon S3にアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると大きな負担になり、アップロード漏れなどの人的ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの添付ファイルをAmazon S3へ自動でアップロードする処理を構築でき、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するファイルをAmazon S3で管理しており、手作業でのアップロードに手間を感じている方
- Amazon S3へのファイルアップロードを自動化し、重要なファイルのバックアップ体制を効率的に構築したい方
- ファイル管理業務の自動化を検討しており、具体的なワークフローを探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、Amazon S3へのアップロードミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAmazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「レポート」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください
- Amazon S3へのアップロード設定では、保存先となるバケット名やオブジェクトキー（ファイル名）を自由に設定できます
- 完了通知を送るメール機能では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Gmailのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
今回は「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動する設定なので、ラベルを候補から選択してください。
ここでトリガーとして感知させるため、Gmailの該当ラベル宛てにファイル（今回は画像）を添付してメールを送信しておきます。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テストラベル」というラベルに振り分けられるように設定しました。
- Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
- 「ラベルを付ける」をクリック
- 既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する
メール送信が終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、メールの情報が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：Amazon S3にオブジェクトをアップロードする
次にAmazon S3にオブジェクトをアップロードします。「オブジェクトをアップロード」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
アップロード先のバケット名を候補より入力してください。
※アップロード先のバケットを作成していなくても、作成してから再度編集箇所をクリックすると「候補」に表示されます。
オブジェクトキーは取得した値から「添付ファイル1」を選択しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※オブジェクトキーには日本語を使うとエラーになる可能性があります。ファイル名は必ずアルファベット表記で設定してください。他の命名規則については下記をご覧ください。
ファイルの添付方法はデフォルトで下記の設定になっていますので、ご確認ください。
ここまで終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すればOKです。
Amazon S3を確認するとファイルのアップロードが行われています。
