「定期的にAmazon S3からレポートをダウンロードするのが面倒…」
「特定のファイルがアップロードされたら、すぐに確認したいのに、気づくのが遅れてしまう…」
このように、Amazon S3からのファイルダウンロードやその後の連携作業を手動で行うことに、手間やタイムラグを感じていませんか？
もし、スケジュールに合わせてAmazon S3からファイルを自動でダウンロードしたり、特定のファイルが追加されたことをきっかけに内容を要約してチャットツールに通知したりできる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、これらの悩みから解放され、より迅速な情報共有と対応が可能になり、本来集中すべきコア業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Amazon S3からファイルを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にAmazon S3に保存されたレポートPDFをダウンロードし、AIで要約してSlackに通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存されたレポートなどを定期的に確認し、その内容をチームに共有する作業は手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特に、手動でのダウンロードや内容の確認には多くの時間を要します。このワークフローを活用すれば、Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、レポートの内容をAIが要約してSlackに通知するまでの一連の流れを構築できます。面倒な手作業をなくし、効率的な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保管したレポートの確認やチームへの共有に手間を感じている方
- AIを活用し、長文のPDFレポートから要点を素早く把握したいと考えている方
- Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、Slackでの報告業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon S3からのレポートダウンロードからAI要約、Slack通知までが自動で行われるため、情報収集や報告作成の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、報告内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の共有漏れをなくします
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、フローボットを起動したい日時を指定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションで要約機能を設定し、抽出したテキスト内容を要約します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定してください。
- Amazon S3のダウンロードアクションでは、対象となるバケット名やオブジェクトキーを任意で設定してください。日付変数を使用することで、最新ファイルを指定することも可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目や言語などを任意で設定することができます。
- 要約機能では、OCRで抽出した任意のテキストを要約対象として指定し、出力したい文字数を任意で設定できます。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Amazon S3、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Amazon S3からファイルをダウンロードし、Slackに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にAmazon S3に保存されたレポートPDFをダウンロードし、AIで要約してSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Amazon S3／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Amazon S3・Slackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーとAmazon S3、OCR、要約、Slackのアクションの設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
定期的にAmazon S3に保存されたレポートPDFをダウンロードし、AIで要約してSlackに通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存されたレポートなどを定期的に確認し、その内容をチームに共有する作業は手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特に、手動でのダウンロードや内容の確認には多くの時間を要します。このワークフローを活用すれば、Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、レポートの内容をAIが要約してSlackに通知するまでの一連の流れを構築できます。面倒な手作業をなくし、効率的な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保管したレポートの確認やチームへの共有に手間を感じている方
- AIを活用し、長文のPDFレポートから要点を素早く把握したいと考えている方
- Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、Slackでの報告業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon S3からのレポートダウンロードからAI要約、Slack通知までが自動で行われるため、情報収集や報告作成の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、報告内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の共有漏れをなくします
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、フローボットを起動したい日時を指定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションで要約機能を設定し、抽出したテキスト内容を要約します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定してください。
- Amazon S3のダウンロードアクションでは、対象となるバケット名やオブジェクトキーを任意で設定してください。日付変数を使用することで、最新ファイルを指定することも可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目や言語などを任意で設定することができます。
- 要約機能では、OCRで抽出した任意のテキストを要約対象として指定し、出力したい文字数を任意で設定できます。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Amazon S3、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：Amazon S3とSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Amazon S3のマイアプリ連携
マイアプリ＞新規接続からAmazon S3を探してクリックします。
AmazonS3への連携画面が出てきますので、画面に記載の注釈に沿って情報を入力してください。
入力し終わったら「追加」をクリックするとAmazonS3がマイアプリ連携されます。
Slackのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
定期的にAmazon S3に保存されたレポートPDFをダウンロードし、AIで要約してSlackに通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存されたレポートなどを定期的に確認し、その内容をチームに共有する作業は手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特に、手動でのダウンロードや内容の確認には多くの時間を要します。このワークフローを活用すれば、Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、レポートの内容をAIが要約してSlackに通知するまでの一連の流れを構築できます。面倒な手作業をなくし、効率的な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保管したレポートの確認やチームへの共有に手間を感じている方
- AIを活用し、長文のPDFレポートから要点を素早く把握したいと考えている方
- Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化し、Slackでの報告業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon S3からのレポートダウンロードからAI要約、Slack通知までが自動で行われるため、情報収集や報告作成の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、報告内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の共有漏れをなくします
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、フローボットを起動したい日時を指定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションで要約機能を設定し、抽出したテキスト内容を要約します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時刻などを任意で設定してください。
- Amazon S3のダウンロードアクションでは、対象となるバケット名やオブジェクトキーを任意で設定してください。日付変数を使用することで、最新ファイルを指定することも可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目や言語などを任意で設定することができます。
- 要約機能では、OCRで抽出した任意のテキストを要約対象として指定し、出力したい文字数を任意で設定できます。
- Slackへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Amazon S3、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定を行う
まず、フローの第一段階であるトリガーの設定を行います。
フローボットの「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
参照：スケジュールトリガーの設定方法
今回のフローは以下のように、毎日朝9時に起動するように設定してあります。
確認が終わったら「完了」をクリックしてください。
ステップ4：Amazon S3からレポート（オブジェクト）をダウンロードする
次にAmazon S3にオブジェクトをダウンロードします。「オブジェクトをダウンロード」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
ダウンロードしたいPDFが保存してあるバケットの「バケット名」を候補より入力してください。
取得したいオブジェクトのファイル名は今回、バケット名「202602test」の中に「2026-02-26.pdf」のような形で保存しています。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
オブジェクトキーは昨日分のレポートを取得する設定にしたいので、「日付」の項目を使って以下のように入力しました。
※オブジェクトキーには日本語が使えません。ファイル名は必ずアルファベット表記で設定してください。
他の命名規則については下記をご覧ください。
ここまで終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。テストが成功すればOKです。
これでオブジェクトがダウンロードされます。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：OCRで文字を抽出する
次にOCRで文字を抽出します。「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
参照：「OCRで文字を抽出」の設定方法
アクションとタスク数を確認します。
タスク数については下記をご確認ください。
変更を行いたい場合は左端の「変更」から行えます。
このページはデフォルトで設定が行われています。以下のように設定できているかご確認ください。
ダウンロードしたレポートの全文をOCRでテキスト化します。
ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、OCRした情報が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ6：抽出したテキストを要約する
次に抽出したテキストを要約します。「要約」をクリックしてください。
アクションとタスク数を確認します。
変更を行いたい場合は左端の「変更」から行えます。
「要約対象のテキスト」は前ステップで取得した値から「全文」を入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「文字数」は今回1,000文字としました。
「要約の条件」は必要に応じて設定してください。
文章が切れてしまうのを防止するために、「文章は切れないようにしてください。」と入れるのをおすすめします。
今回は特に設定していません。
ここまで終わったらYoom設定ページに戻り、テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すればOKです。これでテキストが要約されました。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ7：Slackのチャンネルにメッセージを送る
最後にSlackのチャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
投稿先のチャンネルIDを候補から指定します。
メッセージはデフォルト設定されている例文を参考に、取得した値を使いながら以下のように入力しました。
ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し取得した値が入ります。
Slackの該当チャンネルを確認すると、投稿が行われています。
確認ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ8：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Amazon S3を使った自動化例
各種フォームからの回答や、データベースのデータをCSV形式でAmazon S3へ自動保存することが可能です。
また、メールの添付ファイルやオンライン会議の文字起こしデータ、データベース内の添付ファイルをスケジュールに合わせて一括保存するフローもノーコードで実現できます。
手作業によるダウンロードやアップロード作業をなくし、重要データをセキュアなストレージ環境へ正確に集約・一元管理しましょう。
フォームから回答が送信されたら、Amazon S3からオブジェクトのダウンロードとOCRを行いGmailで通知する
試してみる
■概要
Amazon S3に保存された請求書や申込書などのPDFファイルから、手作業でデータを確認・転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームからの回答をトリガーとして、Amazon S3に格納されたPDFから必要なデータをOCR機能で自動で抽出し、Gmailで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。定型的な確認や転記作業から解放され、より重要な業務への集中を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Amazon S3に保存されたPDFから手作業でのデータ抽出に課題を感じている方
- PDFの内容を確認し、手動で関係部署へメール通知を行っている業務担当者の方
- フォームへの入力を起点とした、AWS S3が関わる一連の定型業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Amazon S3からのPDFダウンロード、OCRによるデータ抽出、通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での確認や転記に伴う、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3とGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームから回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクト情報を取得する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を基に対象のPDFファイルを特定します
- 続けて、Amazon S3の「オブジェクトをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要なデータを抽出します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含んだ通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能でPDFからデータを抽出する際に、請求書番号や金額など、取得したい項目を任意で設定してください
- Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は任意の内容で設定が可能です。本文にはOCR機能で抽出したデータを差し込むことで、通知内容を動的に変更できます
■注意事項
- Amazon S3、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください
Google スプレッドシートをCSVでダウンロードし、Amazon S3にアップロードする
試してみる
■概要
Google スプレッドシートのデータを定期的にバックアップや他システム連携のためにエクスポートする作業は、手間がかかる上に失念してしまうリスクもあるのではないでしょうか。 特に手作業でのCSVファイルのアップロードは、単純な作業でありながらもヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、対象のシートをCSV形式でダウンロードし、自動でAmazon S3へのアップロードまでを実行できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのデータをCSVでバックアップしており、アップロード作業を効率化したい方
- 手作業によるデータのダウンロードやアップロード作業でのミスをなくしたいと考えている方
- Amazon S3を活用したデータ管理を行っており、作業の自動化に関心があるシステム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートにデータが追加されると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたCSVのアップロード作業の時間を短縮できます
- 手動でのファイル操作が不要になるため、アップロード漏れや誤ったファイルをアップロードするといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、Amazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシート名を指定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、CSV形式でダウンロードするように指定します
- 最後に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルをアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、処理の起点としたいスプレッドシートのIDやタブ名を任意で設定してください。
- Google Driveのダウンロード設定では、対象となるファイルのIDを任意で設定できます。トリガーで指定したGoogle スプレッドシートを対象としたり、トリガーで新規行に追加されたファイルIDのGoogle スプレッドシートを設定したり、自由にカスタマイズできます。
- Amazon S3へのアップロード設定では、アップロード先となるバケット名や、保存する際のファイル名となるオブジェクトキーを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
定期的にJUST.DBの添付ファイルを一括でダウンロードし、Amazon S3に保存する
試してみる
■概要
JUST.DBに保存された重要な添付ファイルのバックアップは、手作業で行っていませんか？ 定期的にJUST.DBからファイルをダウンロードして、別のストレージに保存する作業は、件数が増えるにつれて大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでJUST.DBから添付ファイルを自動で一括ダウンロードし、Amazon S3へ保存する一連の流れを自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JUST.DBに保存された添付ファイルのダウンロードを手作業で行っている方
- 定期的なデータのバックアップ作業を自動化し、工数を削減したいと考えている方
- Amazon S3を活用して、JUST.DBのファイルデータを安全に保管したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でJUST.DBのファイルをダウンロードし保存するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動での操作によるファイルのダウンロード漏れや、保存先の指定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、JUST.DBとAmazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、任意の実行スケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイルが添付されているレコードの一覧を取得します
- 次に、オペレーションで「同じ処理を繰り返す」を設定し、取得したレコードの数だけ後続の処理を繰り返すようにします
- 繰り返しの処理の中で、JUST.DBの「レコードの取得」と「ファイルのダウンロード」アクションを順に設定します
- 最後に、Amazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能で、このワークフローを実行したい任意の頻度や日時を設定してください
- JUST.DBの各アクションで、ファイルを取得したい対象のドメインやテーブル識別名などを任意で設定してください
- Amazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションで、ファイルを保存するバケット名とオブジェクトキー（ファイル名）を任意で設定してください
■注意事項
- JUST.DB、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- JUST.DBのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
Gmailの添付ファイルをAmazon S3へ自動アップロードする
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や各種書類などの添付ファイルを、都度手作業でAmazon S3にアップロードしていませんか？この作業は単純ですが件数が増えると大きな負担になり、アップロード漏れなどの人的ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの添付ファイルをAmazon S3へ自動でアップロードする処理を構築でき、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するファイルをAmazon S3で管理しており、手作業でのアップロードに手間を感じている方
- Amazon S3へのファイルアップロードを自動化し、重要なファイルのバックアップ体制を効率的に構築したい方
- ファイル管理業務の自動化を検討しており、具体的なワークフローを探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、Amazon S3へのアップロードミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとAmazon S3をYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「請求書」や「レポート」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください
- Amazon S3へのアップロード設定では、保存先となるバケット名やオブジェクトキー（ファイル名）を自由に設定できます
- 完了通知を送るメール機能では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Gmail、Amazon S3のそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Amazon S3に保存
試してみる
■概要
ZoomやGoogle Meetなどで行ったWeb会議の録画データを、手作業で文字起こしして保存・管理することに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Web会議が終了すると自動で音声の文字起こしが実行され、生成されたテキストファイルが指定のAmazon S3のバケットに保存されるため、議事録作成にかかる工数を削減し、ファイル管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議後の議事録作成や、文字起こし作業の効率化を検討している方
- 会議で決定した内容の共有や管理を、Amazon S3を活用して行っている方
- 重要な会議の記録をテキストデータとして、手間なく資産化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議が終了するだけで文字起こしからAmazon S3への保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル保存による、保存先の指定ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なデータ管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Amazon S3をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、ZoomやGoogle Meetなどの会議が終了したらフローが起動するように設定します。このトリガーで音声の文字起こしも自動で実行されます。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」を選択し、Googleドキュメントで作成した雛形を使用してPDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクトをアップロード」アクションを設定し、PDFデータを指定のバケットにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Amazon S3で「オブジェクトをアップロード」のアクションを設定する際に、保存先となるバケット名と、保存する際のファイル名となるオブジェクトキーを、それぞれ任意の文字列や値で設定してください。
■注意事項
- Amazon S3、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
Amazon S3からのファイルダウンロードを自動化することで、
これまで手作業で行っていた定期的なファイルダウンロードや内容の確認作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、重要な情報の見逃しがなくなり、チーム全体で迅速な対応が可能になるため、より戦略的な業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定条件のファイルのみ処理できますか？
A：
はい、可能です。
ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで特定の条件のものだけを連携できるようになります。
Q：長大なレポートを扱う場合はどうしたらいいですか？
A：
OCRの上限を超えるような、あまりに長いレポートの場合、フローが停止する可能性があります。
その場合は分割して読み込むのがおすすめです。
Q：実行失敗時の通知はどうなりますか？
A：
連携が失敗した時は、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
