フォームから回答が送信されたら、Amazon S3からオブジェクトのダウンロードとOCRを行いGmailで通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Amazon S3

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Amazon S3に保存された請求書や申込書などのPDFファイルから、手作業でデータを確認・転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームからの回答をトリガーとして、Amazon S3に格納されたPDFから必要なデータをOCR機能で自動で抽出し、Gmailで関係者に通知する一連の流れを自動化できます。定型的な確認や転記作業から解放され、より重要な業務への集中を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

Amazon S3に保存されたPDFから手作業でのデータ抽出に課題を感じている方
PDFの内容を確認し、手動で関係部署へメール通知を行っている業務担当者の方
フォームへの入力を起点とした、AWS S3が関わる一連の定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Amazon S3からのPDFダウンロード、OCRによるデータ抽出、通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます
手作業での確認や転記に伴う、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

はじめに、Amazon S3とGmailをYoomと連携します
次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームから回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでAmazon S3の「オブジェクト情報を取得する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を基に対象のPDFファイルを特定します
続けて、Amazon S3の「オブジェクトをダウンロードする」アクションを設定します
次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要なデータを抽出します
最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したデータを含んだ通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能でPDFからデータを抽出する際に、請求書番号や金額など、取得したい項目を任意で設定してください
Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は任意の内容で設定が可能です。本文にはOCR機能で抽出したデータを差し込むことで、通知内容を動的に変更できます

■注意事項

Amazon S3、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください

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使用しているアプリについて

Amazon S3

YoomではAmazon S3とノーコードで連携し、API経由でS3バケット内のファイル管理を自動化することが可能です。例えば、外部アプリで生成されたファイルを自動的にS3にアップロードしたり、S3から取得したファイルを別のストレージやチャットツールに転送するといったワークフローを、ノーコードですぐに構築できます。