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■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受信したお客様からの連絡を手作業でSalesforceに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を読み取りSalesforceへ新規リードとして登録するため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Webサイトの問い合わせフォームの本文や、様々なドキュメントファイルに記載されたテキスト情報から、メールアドレスなどの顧客情報を見つけ出し、手作業でCRMツールに一件ずつコピー＆ペーストしていませんか？
このような手作業によるデータ入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり、重要な顧客情報を不正確に管理してしまうリスクを抱えています。
もし、様々なテキストデータからメールアドレスなどの顧客情報を自動で抽出し、SalesforceなどのCRMツールにリード情報として自動で登録できる仕組みがあれば、こうしたデータ入力の悩みから解放され、より戦略的な営業活動や顧客対応といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはテキストからメールアドレスなどの情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受信したお客様からの連絡を手作業でSalesforceに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を読み取りSalesforceへ新規リードとして登録するため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文の情報をもとにSalesforceに新規リードを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Salesforce]／[Gmail]
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受信したお客様からの連絡を手作業でSalesforceに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を読み取りSalesforceへ新規リードとして登録するため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Salesforceのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
※Salesforceは、チームプランサクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプランサクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受信したお客様からの連絡を手作業でSalesforceに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を読み取りSalesforceへ新規リードとして登録するため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGmailに特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
トリガーの起動間隔
フローの起動間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。最短は5分間隔で起動できます。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「トリガーの起動時間」：5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔を設定しておくのがおすすめです。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
キーワードを設定することで、メールを絞り込むことができます。
今回は「取引先」にしていますが、自由に設定可能です。
ここで、テスト用に特定のキーワードを含むメールを受信している必要があるので送信します。
入力したら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値が出力されます。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値のテキストから、データを抽出する設定をしましょう。
対象のテキストを前項で取得した値から「本文」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
抽出したい項目と必要に応じて指示内容を入力し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、テキストが抽出されていますね！
確認し「保存する」をクリックします。
取得したタスクの内容を使って、Salesforceにレコードを追加します。
「レコードを追加する」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションはテンプレート通りのままでOKです！
「データベースの連携」を設定します。
「マイドメインURL」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「オブジェクトのAPI参照名」を候補から選択します。
「追加するレコードの値」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Gmailを受信する度に最新の値を引用できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「保存する」を選択しましょう。
Salesforceにレコードが追加されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
■概要
Googleスプレッドシートで管理している顧客リストなどを、都度Salesforceに手作業で転記していませんか？このような定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleスプレッドシートに行が追加されるだけでSalesforceへのレコード追加が自動化され、データ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Closeで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？営業活動において重要なリード管理ですが、手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Closeに新しいリードが登録されると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Salesforceに自動同期する」フローは、スケジュール管理と顧客管理を効率化する業務ワークフローです。
Googleカレンダーで新しい予定を登録すると、その情報が自動的にSalesforceに同期されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに登録された予定を手動でSalesforceに同期するのは、入力ミスの発生のリスクがあります。
このフローでは、登録された予定を自動でSalesforceに登録することができます。
これにより、手動でのデータ入力や二重管理の手間が省け、チーム全体の生産性向上が期待できます。
特に、多くのSaaSアプリを利用している企業にとって、Yoomを活用したこの連携は、情報の一元管理とリアルタイム更新を実現し、業務の円滑な進行をサポートします。
■概要
Salesforceに新しいリード情報が登録された際、関連部署や担当者への共有を手作業で行っていませんか。この作業は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性があり、機会損失の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録された瞬間に、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Webflowのフォームが送信されたらSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Webflowを使ってサイト管理をしている方
・問い合わせやリード情報の取得でフォームを活用している企業
・問い合わせやリードの対応をスピーディーに行いたい方
2.業務でSalesforceを使用している方
・Salesforceへのフォーム内容の追加を自動化したい方
・顧客情報をSalesforceで一元管理している営業チーム
■このテンプレートを使うメリット
Webflowに送信されたフォーム内容の確認は、ダッシュボードや指定のメールアドレスから確認できますが、毎回アクセスするのは非効率的です。
また、フォーム内容をSalesforceに手動で追加している場合、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、SalesforceにWebflowのフォーム内容を自動で追加することができます。
手動によるデータ入力が不要となるため、データを正確にSalesforceに反映することができ、問い合わせやリード情報の管理が楽になります。
フローの後にチャットツールと連携することで、問い合わせやリード情報の反映後に特定のメンバーに情報共有することが可能です。
■注意事項
・Webflow、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。
Salesforceに新規商談が登録、または更新された場合にMicrosoft Teamsの指定のチャネルにメッセージを送信します。
通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとMicrosoft Teamsを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方
・Salesforce上の情報の変更に応じて顧客対応等の対応を行う必要のある方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用したフローボットを利用することで、Salesforce上での情報変更をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。
これを利用することで管理部門に即時に営業情報を連携することが可能になり、営業部門・管理部門の双方の円滑なコラボレーションを実現します。
◼️注意事項
・Microsoft Teams、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceの商談情報が登録または更新されてから5~15分程でフローボットが起動します。
・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Stripeで決済が発生するたびに、Salesforceへ手動で商談情報などを入力していませんか？この作業は時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Stripeでの支払いが完了したタイミングで、自動的にSalesforceに商談レコードを作成し、手作業による手間やミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テキスト情報からのメールアドレス抽出とSalesforceへの登録を自動化することで、これまで手作業で行っていたリード情報の転記作業にかかる時間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、問い合わせやイベント参加者に対して迅速かつ正確にアプローチできるようになり、営業担当者は本来注力すべき商談活動や顧客との関係構築に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：テキストからうまく情報を抽出できない時の対処法は？
A：テキストの量が多く、ノイズ（不要な情報）が混じっている場合は、まず要約や重要文の抽出を行い、情報量を減らしてから抽出するのが効果的です。
明確な項目（電話番号やURLなど）はルールベースで抽出しましょう。
Q：Salesforce以外のCRMツールにも連携できますか？
A：はい、できます。
詳しくは下記のページをご確認ください。
Q：処理に失敗した場合、エラーに気づくことはできますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知されます。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
