【ノーコードで実現】Salesforceの承認プロセスを自動化する方法

メールで承認依頼や通知を自動化する

<span class="mark-yellow">Salesforceでの変更をトリガーに、GmailやOutlookなどのメールツールを使って関係者へ承認依頼や通知を自動送信する</span>ことで、メールを主要なコミュニケーションツールとして利用している環境でもスムーズな連携を実現し、承認依頼の履歴も確実に残すことができます！

スケジュールツールに承認関連タスクを自動登録する

<span class="mark-yellow">Salesforceの更新情報に基づいて、Google カレンダーなどのスケジュールツールに承認関連のタスクや期限を自動で登録する</span>ことで、承認担当者のタスク管理をサポートし、承認漏れや対応遅延のリスクを低減します！

Salesforceの承認プロセスを自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新された際に、Yoomで承認依頼を作成し、その内容をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• SalesforceとSlackをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

ステップ1：SalesforceとSlackをマイアプリ連携

はじめに、SalesforceとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSalesforceで、商談オブジェクトを指定のステータスに更新しておきましょう！
※後続のSalesforceのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、架空の商談オブジェクトを更新でOKです！

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Salesforce」と入力し、検索結果からSalesforceのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、ユーザー名・パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。

3.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
表示された画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。

次の画面で、「許可する」をクリックしてください。

マイアプリにSalesforceとSlackが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Salesforceのトリガー設定

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.「マイドメインURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

2.オペレーションに「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。

今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。

「分岐する」の設定方法

設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：データベースの設定

1.データベースを操作する「商談商品の詳細を複数取得する」をクリックしましょう。

2.「実行アクション」はそのままで問題ありません。

「マイドメインURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。

3.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※左側2項目は、データベースの項目名と条件を設定します。右側は、項目名に対応した項目を、アウトプットから選択します。

入力を終えたら「テスト」を実行し、レコードの取得に成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：承認依頼の設定

1.「承認を依頼する」をクリックしましょう。

2.承認の詳細を設定します。
「承認者」は、任意でプルダウンから設定してください。
今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように選択しています。

「承認を依頼する」の設定方法

「承認内容の詳細」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
今回は、以下画像のように入力しました。

「承認完了条件」「差し戻し先のオペレーション」は、プルダウンから任意で選択してください。
今回は、デフォルトのままにしています。
各項目を設定・確認し、「保存する」をクリックします。

ステップ7：Slackの設定

1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。

確認後、保存しましょう。

ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

Salesforceを使った便利な自動化例

名刺データやデータベースの情報をSalesforceに自動的に格納できます。
Salesforceの取引先情報を基に、自動でデータベース格納やフォルダの作成が可能です。

まとめ

Salesforceの承認プロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた承認依頼の作成や関係者への通知といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーや確認漏れによるプロセスの遅延を防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者や管理者は承認フローの停滞を心配することなく、よりスピーディーな意思決定と、商談活動や戦略立案といったコア業務への集中が可能になります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作でSalesforceを中心とした様々な業務フローを簡単に構築できます。
もしSalesforceの承認プロセス自動化や、関連する業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！