Salesforceで管理している商談が特定のステータスに進んだ際、上長や関連部署への承認依頼が必要になる場面は多いのではないでしょうか。
しかし、「承認依頼のメール作成やチャット通知を手作業で行うのが面倒…」「忙しくて承認依頼を忘れてしまい、プロセスが遅延してしまった…」
このように、Salesforceの承認プロセスにおける手作業での依頼や通知に手間や課題を感じていませんか？
もし、Salesforceで商談のステータスが更新されたタイミングを検知し、自動で承認依頼を作成、さらに指定のツールへ通知まで完了できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、承認フローの迅速化と、営業活動など本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してSalesforceの承認プロセスをもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceの承認プロセスを自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する」フローは、商談の進行に合わせた承認プロセスを自動化し、チーム間のコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
Salesforceで商談ステータスが特定の段階に達した際、自動的に承認依頼を発行し、Slackにスムーズに通知します。
これにより、承認の迅速化と情報共有がスムーズになり、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
・承認プロセスの効率化を目指しているマネージャー
・Slackをチームのコミュニケーションツールとして利用している企業の方
・業務ワークフローを自動化して作業時間を短縮したい方
・承認のタイミングを見逃さず、迅速な対応を求めている方
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの承認プロセス自動化テンプレート紹介
Salesforceの商談ステータス更新などをトリガーに、承認依頼や関連通知を自動化する方法を具体的なテンプレートで紹介します！
Yoomを使えば、手作業による遅延やミスを防ぎ、承認フローを円滑に進めることができるので、業務効率の向上に繋がります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールへ承認依頼や通知を自動化する
Salesforceの特定の条件（例：商談ステータス更新）を検知して、SlackやDiscordなどのチャットツールへ承認依頼や関連情報を自動通知することで、関係者へのスピーディーな情報共有と確認依頼が可能になり、コミュニケーションの遅延を防ぎ、承認プロセスをスピードアップさせます！
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する」フローは、商談の進行に合わせた承認プロセスを自動化し、チーム間のコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
Salesforceで商談ステータスが特定の段階に達した際、自動的に承認依頼を発行し、Slackにスムーズに通知します。
これにより、承認の迅速化と情報共有がスムーズになり、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
・承認プロセスの効率化を目指しているマネージャー
・Slackをチームのコミュニケーションツールとして利用している企業の方
・業務ワークフローを自動化して作業時間を短縮したい方
・承認のタイミングを見逃さず、迅速な対応を求めている方
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Discordに通知する
試してみる
■概要
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新された際、自動的に承認を依頼し、Discordに通知する業務ワークフローです。
このワークフローにより、承認プロセスの効率化とチーム間の情報共有がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行い、承認プロセスに課題を感じている営業担当者の方
・承認フローの自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・Discordを利用してリアルタイムでチームとコミュニケーションを取りながら業務を進めたい企業の方
■注意事項
・Salesforce、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
メールで承認依頼や通知を自動化する
Salesforceでの変更をトリガーに、GmailやOutlookなどのメールツールを使って関係者へ承認依頼や通知を自動送信することで、メールを主要なコミュニケーションツールとして利用している環境でもスムーズな連携を実現し、承認依頼の履歴も確実に残すことができます！
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Gmailで送信する」フローは、Salesforceの承認プロセスを自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
商談のステータスが特定の条件に変更された際に、必要な承認者へ自動的に承認依頼を送信します。
また、Gmailを活用して承認依頼の通知をメールで届けるため、迅速な対応が可能になります。
このワークフローを導入することで、手動での承認依頼やメール送信の手間を省き、一貫した承認プロセスを維持できます。
さらに、エラーやミスの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めることができます。
SalesforceとGmailの連携を活用し、効率的な承認プロセスを実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行い、承認プロセスの効率化を検討している営業担当者の方
・承認依頼やメール送信に手間を感じており、業務の自動化を目指しているチームリーダーの方
・SalesforceとGmailを連携させて業務フローを最適化したいIT担当者の方
・承認プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、業務の信頼性を向上させたい経営者の方
・新しいワークフローを導入し、既存の業務プロセスを改善したいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Outlookで送信する」フローは、商談の進捗管理と承認プロセスを効率化する業務ワークフローです。
営業チームがSalesforceで商談のステータスを更新するたびに、手動で承認依頼を行い、Outlookでメールを送信する作業は手間がかかります。
特に商談数が増えると、作業負担も増大しミスが発生しやすくなります。そこで、このフローを活用することで、指定のステータスに自動的に承認依頼を出し、Outlookへメールを送信する一連のプロセスを自動化できます。
これにより、営業活動に集中できる環境を整えることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っており、承認プロセスの自動化を検討中の営業担当者
・商談ステータスの変更に伴う承認依頼やメール送信作業を手動で行っている営業マネージャー
・効率的な商談管理と承認フローの標準化を目指す企業のIT担当者
・業務プロセスの自動化により、営業チームの生産性向上を図りたい経営者
■注意事項
・Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
スケジュールツールに承認関連タスクを自動登録する
Salesforceの更新情報に基づいて、Google カレンダーなどのスケジュールツールに承認関連のタスクや期限を自動で登録することで、承認担当者のタスク管理をサポートし、承認漏れや対応遅延のリスクを低減します！
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Googleカレンダーに追加する
試してみる
■概要
Salesforceの商談ステータスが更新されるたびに、手動で承認依頼を送り、Googleカレンダーに予定を登録する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、商談ステータスの更新をトリガーに、承認依頼からGoogleカレンダーへの予定登録までの一連の流れを自動化できるため、営業活動の効率化と確実なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでの商談管理において、承認プロセスや予定登録を手作業で行っている方
・営業担当者の報告や入力の手間を削減し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
・SalesforceとGoogleカレンダーを連携させ、営業活動の抜け漏れを防ぎたい方
■注意事項
・Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceの承認プロセスを自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新された際に、Yoomで承認依頼を作成し、その内容をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- SalesforceとSlackをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する」フローは、商談の進行に合わせた承認プロセスを自動化し、チーム間のコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
Salesforceで商談ステータスが特定の段階に達した際、自動的に承認依頼を発行し、Slackにスムーズに通知します。
これにより、承認の迅速化と情報共有がスムーズになり、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
・承認プロセスの効率化を目指しているマネージャー
・Slackをチームのコミュニケーションツールとして利用している企業の方
・業務ワークフローを自動化して作業時間を短縮したい方
・承認のタイミングを見逃さず、迅速な対応を求めている方
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：SalesforceとSlackをマイアプリ連携
はじめに、SalesforceとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSalesforceで、商談オブジェクトを指定のステータスに更新しておきましょう！
※後続のSalesforceのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、架空の商談オブジェクトを更新でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Salesforce」と入力し、検索結果からSalesforceのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、ユーザー名・パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
3.続いてSlackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からSlackを検索します。
表示された画面で、URLを入力し、「続行する」をクリックしましょう。
次の画面で、「許可する」をクリックしてください。
マイアプリにSalesforceとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する」フローは、商談の進行に合わせた承認プロセスを自動化し、チーム間のコミュニケーションを円滑にする業務ワークフローです。
Salesforceで商談ステータスが特定の段階に達した際、自動的に承認依頼を発行し、Slackにスムーズに通知します。
これにより、承認の迅速化と情報共有がスムーズになり、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
・承認プロセスの効率化を目指しているマネージャー
・Slackをチームのコミュニケーションツールとして利用している企業の方
・業務ワークフローを自動化して作業時間を短縮したい方
・承認のタイミングを見逃さず、迅速な対応を求めている方
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Salesforceのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Slackに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「マイドメインURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：分岐の設定
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.オペレーションに「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」、アウトプットに検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
「分岐する」の設定方法
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：データベースの設定
1.データベースを操作する「商談商品の詳細を複数取得する」をクリックしましょう。
2.「実行アクション」はそのままで問題ありません。
「マイドメインURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「オブジェクトのAPI参照名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※左側2項目は、データベースの項目名と条件を設定します。右側は、項目名に対応した項目を、アウトプットから選択します。
入力を終えたら「テスト」を実行し、レコードの取得に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：承認依頼の設定
1.「承認を依頼する」をクリックしましょう。
2.承認の詳細を設定します。
「承認者」は、任意でプルダウンから設定してください。
今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように選択しています。
「承認を依頼する」の設定方法
「承認内容の詳細」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
今回は、以下画像のように入力しました。
「承認完了条件」「差し戻し先のオペレーション」は、プルダウンから任意で選択してください。
今回は、デフォルトのままにしています。
各項目を設定・確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ7：Slackの設定
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Salesforceを使った便利な自動化例
名刺データやデータベースの情報をSalesforceに自動的に格納できます。
Salesforceの取引先情報を基に、自動でデータベース格納やフォルダの作成が可能です。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新するフローです。
SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してメールで送付する
試してみる
SalesforceからStripeの支払い用リンクを作成してメールで送付するフローです。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Salesforceの取引先情報から契約書を発行し、Notionに格納する
試してみる
■概要
「Salesforceの取引先情報から契約書を発行し、Notionに格納する」フローは、営業業務における契約書作成と情報管理をスムーズに行う業務ワークフローです。
Salesforceで管理されている取引先データを活用し、自動的に契約書を生成します。
さらに、その契約書をNotionに整理・保存することで、情報の一元管理が実現します。
手動でのデータ入力や書類管理の手間を省き、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して取引先情報を管理している営業担当者の方
・契約書の作成や管理に手間を感じている中小企業の経営者
・Notionを使用して情報を整理・共有しているチームリーダー
・業務の自動化を推進し、効率化を図りたいIT担当者
・契約プロセスの標準化を目指している法務部門の方
■注意事項
・Salesforce、Google ドキュメント、One DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceに格納します。
まとめ
Salesforceの承認プロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた承認依頼の作成や関係者への通知といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーや確認漏れによるプロセスの遅延を防ぐことができます。
これにより、営業担当者や管理者は承認フローの停滞を心配することなく、よりスピーディーな意思決定と、商談活動や戦略立案といったコア業務への集中が可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作でSalesforceを中心とした様々な業務フローを簡単に構築できます。
もしSalesforceの承認プロセス自動化や、関連する業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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