「毎月大量に届く請求書PDFの内容を、一つひとつ手作業でシステムに入力している…」
「申込書PDFから情報を転記する作業に時間がかかり、入力ミスも発生してしまう…」
このように、PDFファイルからの情報抽出やデータ入力作業に多くの時間と手間を費やしていませんか？
もし、受け取ったPDFファイルからAI（Gemini）が必要な項目だけを自動で読み取り、指定の場所にテキストデータとして記録してくれる仕組みがあれば、こうした定型的な作業から解放され、より戦略的な分析や企画立案といったコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGeminiでPDFからデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームでPDFを受け取ったら、Geminiでデータを抽出してGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったPDFの内容確認やデータ転記は、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。 特に、ファイルを開いて手作業で情報をコピー＆ペーストする作業は、時間もかかり入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Geminiを利用したPDFからのデータ抽出を自動化し、Google スプレッドシートへの記録までをスムーズに行えるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFからのデータ入力作業に、多くの時間を費やしている方
- Geminiを活用して、PDFからの効率的な情報抽出を実現したいと考えている方
- Google スプレッドシートへの手作業による転記ミスを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後、GeminiによるPDFからのデータ抽出と転記が自動で行われるため、手作業の時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が減ることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったPDFファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルをもとに内容を要約、整形します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、Geminiが生成した内容から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームの質問項目は、受け取りたい情報に応じて自由に設定してください。
- Geminiでコンテンツを生成する際の指示内容は、抽出したい情報の種類やフォーマットに合わせて任意で設定できます。
- AI機能でテキストを抽出する際の指示内容も、必要なデータのみを的確に抜き出すよう、任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、記録したいスプレッドシートやシートを任意で設定できます。
■注意事項
- Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームで受け取ったPDFをGeminiで抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームで受け付けたPDFファイルから、Geminiが自動で情報を抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gemini
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GeminiとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーの設定と各種アクションの設定
- フローをONにし、正常に起動するかを確認
フォームでPDFを受け取ったら、Geminiでデータを抽出してGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったPDFの内容確認やデータ転記は、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。 特に、ファイルを開いて手作業で情報をコピー＆ペーストする作業は、時間もかかり入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Geminiを利用したPDFからのデータ抽出を自動化し、Google スプレッドシートへの記録までをスムーズに行えるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFからのデータ入力作業に、多くの時間を費やしている方
- Geminiを活用して、PDFからの効率的な情報抽出を実現したいと考えている方
- Google スプレッドシートへの手作業による転記ミスを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後、GeminiによるPDFからのデータ抽出と転記が自動で行われるため、手作業の時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が減ることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったPDFファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルをもとに内容を要約、整形します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、Geminiが生成した内容から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームの質問項目は、受け取りたい情報に応じて自由に設定してください。
- Geminiでコンテンツを生成する際の指示内容は、抽出したい情報の種類やフォーマットに合わせて任意で設定できます。
- AI機能でテキストを抽出する際の指示内容も、必要なデータのみを的確に抜き出すよう、任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、記録したいスプレッドシートやシートを任意で設定できます。
■注意事項
- Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：GeminiとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下のナビをご参照ください。
【Geminiのマイアプリ連携】
マイアプリ新規接続の検索窓で、Geminiと検索してください。
「アカウント名」「アクセストークン」を設定します。
以下のリンクをクリックして、アクセストークンの設定に必要なAPIキーを取得してください。
Geminiに移動するので、「Get API Key」をクリックします。
次の画面で、利用規約やプライバシーポリシーの同意にチェックを入れ、「同意する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「キー APIキーを作成」をクリックします。
APIキーが生成されるので、「コピー」をクリックしてAPIキーをコピーしましょう。
Yoomの画面に戻り、「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを貼り付けます。
「アカウント名」には任意の名称を設定し、「追加」をクリックしましょう。
以上で、マイアプリ連携が完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームでPDFを受け取ったら、Geminiでデータを抽出してGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
フォームで受け取ったPDFの内容確認やデータ転記は、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。 特に、ファイルを開いて手作業で情報をコピー＆ペーストする作業は、時間もかかり入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Geminiを利用したPDFからのデータ抽出を自動化し、Google スプレッドシートへの記録までをスムーズに行えるため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFからのデータ入力作業に、多くの時間を費やしている方
- Geminiを活用して、PDFからの効率的な情報抽出を実現したいと考えている方
- Google スプレッドシートへの手作業による転記ミスを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後、GeminiによるPDFからのデータ抽出と転記が自動で行われるため、手作業の時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が減ることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったPDFファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルをもとに内容を要約、整形します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、Geminiが生成した内容から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームの質問項目は、受け取りたい情報に応じて自由に設定してください。
- Geminiでコンテンツを生成する際の指示内容は、抽出したい情報の種類やフォーマットに合わせて任意で設定できます。
- AI機能でテキストを抽出する際の指示内容も、必要なデータのみを的確に抜き出すよう、任意で設定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、記録したいスプレッドシートやシートを任意で設定できます。
■注意事項
- Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
