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「また、PDFで書類を作って保存の繰り返し…どうにかならないのかな」
「PDF書類をチャットツールで共有できたらいいのに…」
このようなお悩みがあるなら、業務を自動化に任せてみませんか？
手作業での書類の作成や保存、共有は手間がかかるだけでなく、ミスもつきものです。
今回は、Googleフォームの回答内容に基づいて、PDFを発行してBoxに保存する方法をご紹介します。
一連の流れを自動化できるため、作業負担を軽減できるでしょう。
特に、申請業務や書類管理を効率化したい方にピッタリな内容です！
他にも、PDF書類をチャットツールやメールで自動送信することもできるため、共有もラクラクです！
本記事を参考に、自動化の導入を検討してみませんか？
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、書類作成業務を効率化します。
自動で書類が発行され、Boxにも自動で格納されるため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報収集を行っている方
・取得したデータをPDFに変換して保存・共有したい方
・スピーディにGoogleフォームのデータをPDF化し、Boxに格納して管理したい方
・情報を迅速に整理し、見やすい形で保管したいと考えている方
・チームで情報を共有しており、Boxを使ってデータの保存と共有を行っている方
・手動でのデータ変換や保存作業に手間を感じている方
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにPDFの自動作成を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成し、ストレージサービスのデータに格納する
Googleフォームの回答データをもとにPDFを自動で作成し、指定のストレージサービスに自動で保存できます。
フォームからの情報をすぐに文書化・保管ができるため、申請書や報告書のスムーズな管理が期待できます。
ペーパーレス化や書類の自動整理を進めたい方におすすめです。
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
・書類の作成から保管までの一連の作業を自動化し、業務効率を改善したい方
・手作業による入力ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・GoogleフォームとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
「Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、書類作成業務を効率化します。
自動で書類が発行され、Boxにも自動で格納されるため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報収集を行っている方
・取得したデータをPDFに変換して保存・共有したい方
・スピーディにGoogleフォームのデータをPDF化し、Boxに格納して管理したい方
・情報を迅速に整理し、見やすい形で保管したいと考えている方
・チームで情報を共有しており、Boxを使ってデータの保存と共有を行っている方
・手動でのデータ変換や保存作業に手間を感じている方
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成し、データベースに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Googleフォームの回答をもとにPDFを自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で送信・転送することができます。
スピーディーな情報共有や報告業務の効率化が期待できます。チーム全体の業務スピードを向上させたい方におすすめです。
■概要
「Googleフォームの回答内容をPDF化し、Slackに自動投稿する」ワークフローは、収集したフォームデータを効率的に共有するための自動化フローです。
Googleフォームで受信した回答を自動でPDFに変換し、指定のSlackチャンネルに投稿することで、チーム内での情報共有がスムーズに行えます。
手動でのデータ整理や共有の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してデータ収集を行っているチームや企業の方
・収集したフォームの回答を迅速に共有したいSlackユーザー
・手動でのデータ整理や共有作業に時間を取られている業務担当者
・業務フローの自動化を検討しており、効率化を目指している方
■注意事項
・Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してDiscrodに通知する」ワークフローは、書類作成作業と情報共有の迅速化に寄与します。
作業時間が短縮されるため、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや調査を行っている方
・Googleフォームで得たデータを迅速に整理し、共有したいと考えている方
・回答内容を元にPDFドキュメントを自動生成し、関係者に共有する必要がある方
・Discordをコミュニケーションツールとして利用している方
・チームでの情報共有をスピーディに行いたいと考えている方
・作業の効率化を図り、人為的なミスを減らしたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成し、データをメールで自動送信・転送する
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを自動生成し、指定のメールアドレス宛に自動で送信・転送することができます。
申請書・報告書・注文確認書などの自動化に最適で、手動対応の手間を減らしたい方や、確実なメール通知を行いたい方におすすめです。
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
■概要
このワークフローでは、お客様がJotformを通じて回答を送信すると、自動的にクラウドサインで契約書が作成することが可能です。これにより、契約プロセスの効率化とミスの防止が実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを利用して顧客からの情報収集を行っている営業担当者の方
・クラウドサインでの契約書作成を自動化したいビジネスオーナーの方
・契約手続きにかかる時間を削減し、業務効率を向上させたい企業の管理者の方
■注意事項
・Jotform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581-jotformのwebhook設定と最新回答取得方法について
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleフォームをもとにPDFを自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、書類作成業務を効率化します。
自動で書類が発行され、Boxにも自動で格納されるため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報収集を行っている方
・取得したデータをPDFに変換して保存・共有したい方
・スピーディにGoogleフォームのデータをPDF化し、Boxに格納して管理したい方
・情報を迅速に整理し、見やすい形で保管したいと考えている方
・チームで情報を共有しており、Boxを使ってデータの保存と共有を行っている方
・手動でのデータ変換や保存作業に手間を感じている方
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：GoogleフォームとBox、Googleドキュメントをマイアプリ連携
【事前準備】
今回はGoogleフォームの情報をもとに契約書をPDFで作成する想定のため、事前に以下のような回答フォームを作成しました。
作成したいPDFにあわせて回答フォームを事前に作成しておいてください。
同様に、Googleドキュメントの契約書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleフォーム・Googleドキュメントの場合】
Googleフォーム、Googleドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
「Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、書類作成業務を効率化します。
自動で書類が発行され、Boxにも自動で格納されるため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報収集を行っている方
・取得したデータをPDFに変換して保存・共有したい方
・スピーディにGoogleフォームのデータをPDF化し、Boxに格納して管理したい方
・情報を迅速に整理し、見やすい形で保管したいと考えている方
・チームで情報を共有しており、Boxを使ってデータの保存と共有を行っている方
・手動でのデータ変換や保存作業に手間を感じている方
■注意事項
・GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力できたら、実際に回答フォームに入力し、送信してみてください。
送信後にテストをクリックするとテスト成功となるので、「保存」します。
ステップ4：Googleドキュメントで書類を発行するアクションを設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
また、出力ファイル名にはアウトプットから選択してフォーム内容を反映することもできます。活用してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはGoogleフォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ5：Googleフォームで書類の送信・リマインドするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)ファイル名は先ほど同様に取得したGoogleフォームのアウトプットから選択し、挿入することができます。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルが「発行した書類」になっていることを確認してテストします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
これで【Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する】というフローが完成です。
ステップ6：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
Googleフォームを使った便利な自動化例
ユーザーがフォームに回答したら、自動でAsanaに反映したり、Microsoft Excelにデータを保存したりできます。
さらに、他のツールと連携してタスクやレコードを作成することも可能です！
定期的なアンケートや申請業務を効率化し、チームの対応漏れを防ぐことができます。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
■概要
「Googleフォームの回答情報をDocuSignで署名依頼する」ワークフローは、Googleフォームで収集したデータを自動的にDocuSignに送信し、スピーディーに署名を取得する業務ワークフローです。
手動でのデータ転送や署名依頼の手間を省き、効率的かつ正確なプロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報や申請データを収集している方
・DocuSignを活用して契約書や承認書類の電子署名を行いたい担当者
・手動でのデータ転送や署名依頼に時間を取られているビジネスパーソン
・業務プロセスの自動化を検討中で、効率化を図りたい企業
・API連携やRPAの導入に不安があり、簡単に始めたい方
■注意事項
・Googleフォーム、DocusignとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
・手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
・反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Microsoft Excelへ内容が自動で入力されるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集した回答を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報を迅速に関係者に共有したいと考えている方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、データの正確性を高めたい業務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
終わりに
今回は、Googleフォームの回答内容に基づいてPDFで書類を作成し、Boxに保存する自動化をご紹介しました。
書類作成から保存までを一元化できるため、手作業によるミスを削減できるはずです。
これにより、業務スピードの向上が期待でき、書類の紛失も防止できます。
特に、日常的に申請書や契約書を扱う業務に携わる方におすすめの自動化です。
Yoomに少しでも興味を持った方は、こちらから無料登録してみましょう。
たったの30秒で登録は完了します！
テンプレートを活用すれば、自動化の導入もスムーズになり、ノーコードで設定できる点も大きな魅力です。
書類の作成から保存に時間を費やしていた方は、ぜひこの自動化をお試しください！
自動化により浮いた作業時間を他の業務に充てることができますよ。
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