【ノーコードで実現】GoogleフォームでPDFを自動で作成する方法

GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成し、データベースに自動で送信・転送する

Googleフォームの回答をもとにPDFを自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で送信・転送することができます。
スピーディーな情報共有や報告業務の効率化が期待できます。チーム全体の業務スピードを向上させたい方におすすめです。

GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成し、データをメールで自動送信・転送する

Googleフォームの回答内容をもとにPDFを自動生成し、指定のメールアドレス宛に自動で送信・転送することができます。
申請書・報告書・注文確認書などの自動化に最適で、手動対応の手間を減らしたい方や、確実なメール通知を行いたい方におすすめです。

GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogleフォームをもとにPDFを自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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今回はGoogleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GoogleフォームとBox、Googleドキュメントをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定およびBox、Googleドキュメントのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GoogleフォームとBox、Googleドキュメントをマイアプリ連携

【事前準備】
今回はGoogleフォームの情報をもとに契約書をPDFで作成する想定のため、事前に以下のような回答フォームを作成しました。
作成したいPDFにあわせて回答フォームを事前に作成しておいてください。

同様に、Googleドキュメントの契約書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Googleフォーム・Googleドキュメントの場合】
Googleフォーム、Googleドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：フォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー　フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！

2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

入力できたら、実際に回答フォームに入力し、送信してみてください。
送信後にテストをクリックするとテスト成功となるので、「保存」します。

ステップ4：Googleドキュメントで書類を発行するアクションを設定

1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

2)  アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。

アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。

また、出力ファイル名にはアウトプットから選択してフォーム内容を反映することもできます。活用してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはGoogleフォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。

ステップ5：Googleフォームで書類の送信・リマインドするアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「ファイルをアップロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。

3)ファイル名は先ほど同様に取得したGoogleフォームのアウトプットから選択し、挿入することができます。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルが「発行した書類」になっていることを確認してテストします。

テスト完了後、「保存」をクリックします。

これで【Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する】というフローが完成です。

ステップ6：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

Googleフォームを使った便利な自動化例

ユーザーがフォームに回答したら、自動でAsanaに反映したり、Microsoft Excelにデータを保存したりできます。
さらに、他のツールと連携してタスクやレコードを作成することも可能です！
定期的なアンケートや申請業務を効率化し、チームの対応漏れを防ぐことができます。

終わりに

今回は、Googleフォームの回答内容に基づいてPDFで書類を作成し、Boxに保存する自動化をご紹介しました。 書類作成から保存までを一元化できるため、手作業によるミスを削減できるはずです。 これにより、業務スピードの向上が期待でき、書類の紛失も防止できます。 特に、日常的に申請書や契約書を扱う業務に携わる方におすすめの自動化です。

Yoomに少しでも興味を持った方は、こちらから無料登録してみましょう。
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テンプレートを活用すれば、自動化の導入もスムーズになり、ノーコードで設定できる点も大きな魅力です。
書類の作成から保存に時間を費やしていた方は、ぜひこの自動化をお試しください！
自動化により浮いた作業時間を他の業務に充てることができますよ。