「また、PDFで書類を作って保存の繰り返し…どうにかならないのかな」
「PDF書類をチャットツールで共有できたらいいのに…」
このようなお悩みがあるなら、業務を自動化に任せてみませんか？
手作業での書類の作成や保存、共有は手間がかかるだけでなく、ミスもつきものです。
今回は、Googleフォームの回答内容に基づいて、PDFを発行してBoxに保存する方法をご紹介します。
一連の流れを自動化できるため、作業負担を軽減できるでしょう。
特に、申請業務や書類管理を効率化したい方にピッタリな内容です！
他にも、PDF書類をチャットツールやメールで自動送信することもできるため、共有もラクラクです！
本記事を参考に、自動化の導入を検討してみませんか？
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込内容や申請情報を、手作業で書類に転記してBoxに格納する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基に自動でPDF書類を発行し、指定のBoxフォルダへ格納までを完結させることができ、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容を、手作業で書類化しているバックオフィス担当者の方
- 書類の作成からBoxへの格納まで、一連の業務フローに非効率を感じている営業担当者の方
- 申請や申込受付業務のペーパーレス化と自動化を推進したいと考えている情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、書類発行から格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォーム内容の転記ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行したPDF書類を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形書類を指定することが可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行した書類を保存したいBox内のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成する様々な方法
いろいろな方法で、GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにPDFの自動作成を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成し、ストレージサービスのデータに格納する
Googleフォームの回答データをもとにPDFを自動で作成し、指定のストレージサービスに自動で保存できます。
フォームからの情報をすぐに文書化・保管ができるため、申請書や報告書のスムーズな管理が期待できます。
ペーパーレス化や書類の自動整理を進めたい方におすすめです。
Googleフォームの内容からPDF書類を発行してDropBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報をもとに、手作業で書類を作成している方
- 書類の作成から保管までの一連の作業を自動化し、業務効率を改善したい方
- 手作業による入力ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に書類発行から保存までが自動で実行され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させた書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、見積依頼や申込受付、アンケートなど、用途に合わせて収集したい質問項目を自由に設定できます。
- 書類の雛形となるGoogleドキュメントには、フォームで取得した回答内容を、会社名や氏名、金額といった変数として任意の箇所に差し込めます。
- Dropboxに保存する際、格納先のフォルダを任意に指定できるほか、ファイル名に「【会社名】様_見積書」のようにフォームの回答内容を含めることも可能です。
■注意事項
Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込内容や申請情報を、手作業で書類に転記してBoxに格納する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基に自動でPDF書類を発行し、指定のBoxフォルダへ格納までを完結させることができ、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容を、手作業で書類化しているバックオフィス担当者の方
- 書類の作成からBoxへの格納まで、一連の業務フローに非効率を感じている営業担当者の方
- 申請や申込受付業務のペーパーレス化と自動化を推進したいと考えている情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、書類発行から格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォーム内容の転記ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行したPDF書類を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形書類を指定することが可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行した書類を保存したいBox内のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成し、データベースに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Googleフォームの回答をもとにPDFを自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールへ自動で送信・転送することができます。
スピーディーな情報共有や報告業務の効率化が期待できます。チーム全体の業務スピードを向上させたい方におすすめです。
Googleフォームの回答内容をPDF化し、Slackに自動投稿する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ確認してPDFを作成し、Slackで共有する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型的でありながらも、入力ミスや共有漏れが許されない重要な業務です。
このワークフローを活用することで、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、自動で回答内容をPDF化しSlackに投稿できます。
手作業による定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答を手作業でPDF化し、Slackへ共有している方
- 申請やアンケートの回答を関係者に迅速かつ正確に共有したいと考えている方
- 定型的な情報共有業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、PDF化からSlackへの投稿までが自動実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 人の手を介さないことで、コピー＆ペーストのミスやファイル添付間違い、共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容を反映したPDF書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「ファイルを送る」アクションを設定して、前のステップで作成したPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、通知を受け取りたい任意のフォームを設定してください。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、出力したいPDFの元となる雛形書類を事前に準備し、設定する必要があります。
- Slackの「ファイルを送る」アクションでは、送信するファイルとして前のステップでGoogle スプレッドシートで作成したPDFファイルを選択してください。
また、通知したいチャンネルも任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してDiscrodに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた回答内容を、一件ずつ手作業で書類に転記し、関係部署へ共有する作業は手間がかかるものです。また、こうした手作業は入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Google ドキュメントでPDF書類を自動で発行し、指定のDiscordチャンネルへ通知できます。定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類発行を行っている方
- 作成した書類の共有をDiscordで行っており、通知の手間を省きたい方
- フォーム受付から書類発行、通知までの一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、書類発行からDiscordへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションでPDF書類を作成します。
- 4.最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「ファイルを送信」アクションで、発行したPDFを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームのIDを任意で設定してください。
- Google ドキュメントで書類を発行するアクションでは、あらかじめ作成した雛形となる書類を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、DiscordとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成し、データをメールで自動送信・転送する
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを自動生成し、指定のメールアドレス宛に自動で送信・転送することができます。
申請書・報告書・注文確認書などの自動化に最適で、手動対応の手間を減らしたい方や、確実なメール通知を行いたい方におすすめです。
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとクラウドサインを使った契約業務に、手作業が多く発生している方
- 手作業による契約書の情報転記ミスや、送付遅延などの課題を解消したいと考えている方
- SaaS間の連携によって、契約締結に関わる一連の業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から契約書の作成、送付までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力内容の間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を差し込んだ契約書を作成します。
- 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」「書類にファイルを添付」アクションを設定し、作成した書類をアップロードします。
- さらに、「宛先の追加」アクションでフォームから取得した宛先情報を設定します。
- 最後に、「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が完了した書類を自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- クラウドサインの各アクションでは、件名やメッセージなどに固定のテキストを設定したり、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformで回答したら、クラウドサインで契約書を作成して送付する
試してみる
■概要
Jotformで受け付けた申込情報を、手作業で契約書に転記して送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーが発生しやすく、契約締結までの時間を要する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、クラウドサインでの契約書作成から送付までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで取得した情報を元に、手作業で契約書を作成・送付しているご担当者の方
- クラウドサインを利用した契約業務のリードタイムを短縮したいと考えている方
- 契約書作成における転記ミスや、送付漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformの回答から契約書送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報転記やファイル作成などの時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストのミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Google ドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」を設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
- さらに、書類発行機能で「Googleドキュメントで書類を発行する」を選択し、Jotformで取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
- クラウドサインの「書類の作成」「書類にファイルを添付」「宛先の追加」アクションを順に設定します。
- 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、宛先に対して契約書を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類を発行する機能では、契約書の雛形となるGoogle ドキュメントのファイルを任意のものに設定でき、Jotformで取得した情報などを変数として書類内に埋め込むことが可能です。
- クラウドサインで添付する契約書ファイル名は、任意の文字列で設定できます。
- クラウドサインで作成する書類のタイトルは、固定のテキストだけでなく、Jotformの回答内容など、前のステップで取得した値を変数として設定することも可能です。
■注意事項
・Jotform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581-jotformのwebhook設定と最新回答取得方法について
GoogleフォームをもとにPDFを自動で作成するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleフォームをもとにPDFを自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとBox、Googleドキュメントをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Googleフォームのトリガー設定およびBox、Googleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込内容や申請情報を、手作業で書類に転記してBoxに格納する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基に自動でPDF書類を発行し、指定のBoxフォルダへ格納までを完結させることができ、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容を、手作業で書類化しているバックオフィス担当者の方
- 書類の作成からBoxへの格納まで、一連の業務フローに非効率を感じている営業担当者の方
- 申請や申込受付業務のペーパーレス化と自動化を推進したいと考えている情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、書類発行から格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォーム内容の転記ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行したPDF書類を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形書類を指定することが可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行した書類を保存したいBox内のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
ステップ1：GoogleフォームとBox、Googleドキュメントをマイアプリ連携
【事前準備】
今回はGoogleフォームの情報をもとに契約書をPDFで作成する想定のため、事前に以下のような回答フォームを作成しました。
作成したいPDFにあわせて回答フォームを事前に作成しておいてください。
同様に、Googleドキュメントの契約書を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、以下のようなフォーマットで作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleフォーム・Googleドキュメントの場合】
Googleフォーム、Googleドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込内容や申請情報を、手作業で書類に転記してBoxに格納する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基に自動でPDF書類を発行し、指定のBoxフォルダへ格納までを完結させることができ、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容を、手作業で書類化しているバックオフィス担当者の方
- 書類の作成からBoxへの格納まで、一連の業務フローに非効率を感じている営業担当者の方
- 申請や申込受付業務のペーパーレス化と自動化を推進したいと考えている情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、書類発行から格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォーム内容の転記ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行したPDF書類を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形書類を指定することが可能です。
- Boxの「ファイルをアップロードする」アクションでは、発行した書類を保存したいBox内のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力できたら、実際に回答フォームに入力し、送信してみてください。
送信後にテストをクリックするとテスト成功となるので、「保存」します。
ステップ4：Googleドキュメントで書類を発行するアクションを設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
また、出力ファイル名にはアウトプットから選択してフォーム内容を反映することもできます。活用してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはGoogleフォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ5：Googleフォームで書類の送信・リマインドするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)ファイル名は先ほど同様に取得したGoogleフォームのアウトプットから選択し、挿入することができます。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルが「発行した書類」になっていることを確認してテストします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
これで【Googleフォームの内容をもとに、PDFを発行してBoxに格納する】というフローが完成です。
ステップ6：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
Googleフォームを使った便利な自動化例
ユーザーがフォームに回答したら、自動でAsanaに反映したり、Microsoft Excelにデータを保存したりできます。
さらに、他のツールと連携してタスクやレコードを作成することも可能です！
定期的なアンケートや申請業務を効率化し、チームの対応漏れを防ぐことができます。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに面接の予約が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーそれぞれとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定やGoogleフォームの内容は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答情報をDocuSignで署名依頼する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めた申込情報などを基に、一件ずつDocuSignで署名依頼を作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで誤った情報を送ってしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、DocuSignでの署名依頼作成から送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDocuSignを用いた契約手続きを手作業で行っている方
- フォーム回答内容の転記ミスを防ぎ、契約プロセスを迅速化したいと考えている方
- 繰り返し発生する署名依頼業務から解放され、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にDocuSignの署名依頼が自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DocuSignをYoomと連携します。
- トリガーで、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
- オペレーションで、トリガーで受け取った情報から、氏名やメールアドレスといった「特定の回答情報を取得」するアクションを設定します。
- 次に、署名依頼に使用する契約書のテンプレートなどを、Google Driveからダウンロードするアクションを設定します。
- 続いて、DocuSignの「エンベロープを作成」アクションで署名依頼のドラフトを作成し、「エンベロープに書類を追加・更新」するアクションで先ほどの書類を追加します。
- 最後に、完成したエンベロープをフォームの回答者宛に送信するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーを設定する際、Yoomが回答を即時に検知するために、Yoom側で発行されるWebhook URLをGoogleフォームに設定する必要があります。
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- 手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
- 反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点にSalesforceへ自動でデータが連携されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容をリード情報として登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定し、Salesforceに連携したい回答情報を選択することが可能です。
- Salesforceのオペレーション設定では、リード以外のオブジェクトにレコードを追加することもでき、各項目には固定値を設定したり、Googleフォームで取得した回答を変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelに入力
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Microsoft Excelへ内容が自動で入力されるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込み情報をリアルタイムで関係者に共有したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、データの正確性を高めたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でMicrosoft Excelに行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードに追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を、指定したExcelファイルに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelのレコード追加アクションでは、フォームのどの回答をExcelのどの列に追加するかを任意に設定することが可能です。例えば、フォームの「氏名」の回答をMicrosoft Excelの「名前」列に、「メールアドレス」の回答を「連絡先」列に紐付けるといった柔軟な設定ができます。
■注意事項
終わりに
今回は、Googleフォームの回答内容に基づいてPDFで書類を作成し、Boxに保存する自動化をご紹介しました。
書類作成から保存までを一元化できるため、手作業によるミスを削減できるはずです。
これにより、業務スピードの向上が期待でき、書類の紛失も防止できます。
特に、日常的に申請書や契約書を扱う業務に携わる方におすすめの自動化です。
Yoomに少しでも興味を持った方は、こちらから無料登録してみましょう。
たったの30秒で登録は完了します！
テンプレートを活用すれば、自動化の導入もスムーズになり、ノーコードで設定できる点も大きな魅力です。
書類の作成から保存に時間を費やしていた方は、ぜひこの自動化をお試しください！
自動化により浮いた作業時間を他の業務に充てることができますよ。
