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「Google Driveにアップロードした名刺や申込書の情報を、Freshdeskに手作業で入力している…」
「ファイルを見ながらのデータ転記は時間がかかるし、入力ミスも発生しがち…」
このように、Google DriveとFreshdesk間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
日々の業務で発生する単純作業でありながら、正確性が求められるため、なかなか気が抜けない業務の一つかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveに特定のファイルがアップロードされたことをきっかけに、ファイル内の情報を自動で読み取り、Freshdeskに新しいコンタクトとして登録する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。重要な顧客対応や、戦略的な業務に集中できる貴重な時間の確保に繋がります。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間をかけずに、日々の定型業務を効率化し、作業をもっと楽にできますよ。
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとFreshdeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとFreshdeskのAPIを連携すれば、Google Driveにアップロードされたファイル情報をもとに、Freshdeskのコンタクト情報を自動で作成・更新することが可能になります。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle DriveとFreshdeskの連携を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定フォルダに名刺や申込書などの画像・PDFファイルがアップロードされると、<span class="mark-yellow">OCR機能が自動でファイル内のテキスト情報を読み取り、Freshdeskに新しいコンタクトとして登録</span>します。
この連携により、手作業でのデータ入力が不要となり、入力ミスを減らしながらコンタクト情報を迅速に蓄積できます。
AIを活用したデータ抽出処理を含むため、様々なフォーマットの書類からでも柔軟に情報を取得することが可能です。
ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合や、特定のフォルダにアップロードされた場合など、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件に合致するファイルがアップロードされた時だけ、OCRで情報を読み取りFreshdeskにコンタクトを作成</span>します。
この連携は処理対象のファイルを絞り込むことで、より意図した通りの自動化を実現し、不要なデータが登録されるのを防ぎます。
条件分岐のロジックを組み込むことで、高度で実用的な業務フローを構築可能です。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとFreshdeskを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとFreshdeskの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Freshdesk
[Yoomとは]
今回は「Google DriveでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Freshdeskにコンタクトを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomのワークスペースにログインしたら左のサイドバーにある「マイアプリ」から、右の「+新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の画面に出たら、右上にある検索ボックスに「Google Drive」と入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が表示されたら、任意のGoogleアカウントでログインしてください。
ログイン後、YoomがGoogle Driveアカウントに権限を求める画面に遷移します。
「続行」をクリックしてください。
「マイアプリを登録しました。」と表示されれば、Google Driveとの連携は完了です！
以下の手順をご参照ください。
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Google Driveと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
ここで一度Google Driveにアクセスして、後続オペレーションでFreshdeskにコンタクトとして追加したい、名刺などのファイルをアップロードしておきましょう。
アプリトリガーを動かすために必要な、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」という条件を満たすためです。
今回は例として、以下のテスト用の名刺ファイルをGoogle Driveにアップロードしました。
後続のステップで行うOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
任意のファイルをGoogle Driveにアップロードできたら、Yoomの設定画面に戻ってください。
「テスト」ボタンを押してみて、Google Driveにアップロードしたファイルが「取得した値」に表示されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
トリガーアクションでGoogle Driveにアップロードしたファイルを、Yoom上で処理するために、一度ダウンロードしておく必要があります。
「ファイルをダウンロードする」アクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Google Driveと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
Google Driveからダウンロードする「ファイルID」を設定しましょう。
トリガーアクションで取得した値から、Google Driveの「ファイルID」を選択してください。
ここで取得した値を活用することにより、今後Google Driveに新しくファイルやフォルダが追加される度、新しい情報が反映されていきます。
なお、ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
ファイルIDを指定できたら「テスト」ボタンを押してみましょう。
取得した値に、Google Driveからダウンロードしたファイルが表示されていれば成功です！
これでダウンロードしたファイルを「取得した値」として、後続オペレーションで活用できるようになりました。
確認できたら「保存する」をクリックしてください。
Google Driveにアップロードされたファイルを取得したら、YoomのAIオペレーションを使って、画像やPDFなどのファイルに記されている情報を読み取っていきましょう。
タイトルを任意で設定し、アクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
アクション内容では、任意のファイルから文字情報をAIで読み取る場合の文字数を選択できます。
ただし処理する文字数が大きくなればなるほど、消費するタスクの量が増えるため気をつけましょう。
「タスク実行数」のカウント方法について
「ファイルの添付方法」は、Google Driveから取得した値を使用するよう設定します。
抽出したい項目を、カンマ区切りで設定してください。
この例では、先ほどGoogle Driveにアップロードしたテスト用の名刺に記載されている、以下の項目を設定してみます。
「使用するAI」や「言語」は必要に応じて設定してください。
必要な設定を終えたら「テスト」を押してみましょう。
AIがファイルから読み取った情報が、取得した値に各項目として表示されていれば成功です！
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしてください。
Google Driveにアップロードしたファイルから、AIを使って各項目の情報を取得したら、それをもとにFreshdeskでコンタクトを自動作成する設定を行いましょう。
タイトルを任意で設定し、Freshdeskと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「ドメイン名」は、FreshdeskにログインしてURLから文字列を抽出し、ペーストします。
次に「名前」や「メールアドレス」を、AIオペレーションで取得した値から設定しましょう。
他の必須ではない項目も、必要に応じて設定してみてください。
ここでは例として、「説明」に手入力による固定値と取得した値を組み合わせて、会社名や部署を以下のように設定してみました。
必要な設定を終えたら、「テスト」ボタンを押してみましょう。
取得した値に、Freshdeskで新たに作成されたコンタクトの情報が表示されていれば成功です！
実際にFreshdeskにアクセスしてみると、設定した通りの内容でコンタクトが作成されています。
ここまで確認できたらYoomの設定画面に戻って、「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これでGoogle Driveに名刺などのファイルがアップロードされたら、OCRでファイル内の情報を読み取り、自動でFreshdeskにコンタクトを作成するようになりました。
今回はGoogle DriveからFreshdeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshdeskからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客情報や会社情報が更新された際に、関連ドキュメントを格納するフォルダを自動で作成するなど、様々な業務を効率化できます。
Freshdeskに新しいコンタクトが登録されると、<span class="mark-yellow">そのコンタクトの名前で、Google Driveに専用のフォルダが自動で作成</span>されます。
この仕組みにより、顧客ごとの関連資料や議事録などを整理・保管する手間を減らし、チーム全体で一貫したフォルダ管理体制を維持できるでしょう。
手動でのフォルダ作成ミスや作成漏れを防ぎ、必要な情報へ素早くアクセスできるようになります。
Freshdeskに新しい会社情報が登録されたことをきっかけに、<span class="mark-yellow">その会社名のフォルダをGoogle Driveに自動で生成</span>します。
この連携を活用することで、取引先ごとの契約書や請求書といった重要書類の管理が効率化され、属人化しがちなファイル管理から脱却できるでしょう。
会社情報が登録され次第、保管場所が確保されるため、ドキュメントの整理がスムーズに進みます。
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveやFreshdeskのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Google Driveとさまざまなアプリとの連携を活用することで、業務の効率化が進みます。
例えば、Salesforceで取引先が登録された時に自動でフォルダを作成したり、Google Drive内のファイルを取得してメールで送付するフローを設定することが可能です。
これにより、データ管理やファイル共有の手間が削減され、情報の整理がスムーズに行えるようになります。
Freshdeskでの新しいチケット作成をトリガーに、Googleスプレッドシートへのデータ追加、SlackやGoogle Chatへの通知を自動化できます。
また、HubSpotやMeta広告で登録されたリードや企業情報をFreshdeskに同期することで、サポート業務がスムーズに進み、顧客対応がより効率的に行えるでしょう。
Google DriveとFreshdeskの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた、ファイルからの情報転記やデータ入力といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの予防に繋がります。</span>
これにより担当者は単純作業から解放され、顧客とのコミュニケーションやサポート品質の向上といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書き文字や特殊な名刺も読み取れますか？
OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象にした文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では、文字抽出の精度が落ちる場合があります。
手書き文字や特殊なデザインの名刺を扱う場合は、解像度の高いスキャンデータをアップロードすることを推奨します。
Q：Google Driveのサブフォルダ内のファイルも対象ですか？
はい、サブフォルダ内のファイルでも対応可能です。
Google Driveに新しくアップロードされたファイルであれば、フォルダの階層に関係なく検知して自動化オペレーションで処理できます。
Q：OCRの読み取りに失敗した場合、どうなりますか？
OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、Freshdeskでコンタクトを作成するオペレーションにてエラーが生じ、フローボットが停止します。
Yoomでは進行していたフローボットが停止された場合、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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