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【簡単設定】Googleフォームの添付ファイルをセキュアSAMBAに自動的に連携する方法
「Googleフォームで集めたアンケートの回答や添付ファイルを、その都度セキュアSAMBAに手動でアップロードしている…」
「この作業、定期的だけど地味に時間がかかるし、ファイルのアップロード漏れや保存先の間違いといったミスも心配…」
このように、セキュアSAMBAとGoogleフォーム間での手作業によるデータ連携に、非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、添付されたファイルが自動的にセキュアSAMBAの指定フォルダに格納される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に時間と意識を集中させることができます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもすぐに実践できます。ぜひこの機会に導入し、面倒なファイル管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはセキュアSAMBAとGoogleフォームを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要Googleフォームで受け取ったファイルを、都度手作業でセキュアSAMBAにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや格納先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとセキュアSAMBAの連携が自動化でき、フォームで受け取ったファイルを直接セキュアSAMBAの指定フォルダに格納し、ファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームでファイル収集を行い、手作業での管理に手間を感じている方
- セキュアSAMBAを主要なストレージとして利用し、Googleフォームとの連携を自動化したい方
- ファイル管理の属人化を防ぎ、チーム内での情報共有フローを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、自動でセキュアSAMBAに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、セキュアSAMBAへのアップロードミス、格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、セキュアSAMBA、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームからのファイル提出のみを自動化の対象にすることが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Googleフォームでファイル収集を行い、手作業での管理に手間を感じている方
- セキュアSAMBAを主要なストレージとして利用し、Googleフォームとの連携を自動化したい方
- ファイル管理の属人化を防ぎ、チーム内での情報共有フローを円滑にしたい方
- Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、自動でセキュアSAMBAに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、セキュアSAMBAへのアップロードミス、格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、セキュアSAMBA、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームからのファイル提出のみを自動化の対象にすることが可能です。
- Googleフォーム、Google Drive、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
セキュアSAMBAとGoogleフォームを連携してできること
セキュアSAMBAとGoogleフォームのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたファイルやデータの転記作業を自動化できます。
これにより、作業時間を短縮できるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることにも繋がります。
ここでは具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームでファイルが送信されたら、セキュアSAMBAに格納する
Googleフォームでファイルが添付された回答を受け取った際に、そのファイルを自動でセキュアSAMBAの指定したフォルダに格納できます。
この連携により、フォームで受け付けた各種申請書や報告書などのファイルを、手動でダウンロード・アップロードする手間なく、迅速に安全なストレージに保存・共有することが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■概要Googleフォームで受け取ったファイルを、都度手作業でセキュアSAMBAにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや格納先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとセキュアSAMBAの連携が自動化でき、フォームで受け取ったファイルを直接セキュアSAMBAの指定フォルダに格納し、ファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームでファイル収集を行い、手作業での管理に手間を感じている方
- セキュアSAMBAを主要なストレージとして利用し、Googleフォームとの連携を自動化したい方
- ファイル管理の属人化を防ぎ、チーム内での情報共有フローを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、自動でセキュアSAMBAに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、セキュアSAMBAへのアップロードミス、格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、セキュアSAMBA、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームからのファイル提出のみを自動化の対象にすることが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Googleフォームでファイル収集を行い、手作業での管理に手間を感じている方
- セキュアSAMBAを主要なストレージとして利用し、Googleフォームとの連携を自動化したい方
- ファイル管理の属人化を防ぎ、チーム内での情報共有フローを円滑にしたい方
- Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、自動でセキュアSAMBAに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、セキュアSAMBAへのアップロードミス、格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、セキュアSAMBA、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームからのファイル提出のみを自動化の対象にすることが可能です。
- Googleフォーム、Google Drive、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
セキュアSAMBAとGoogleフォーム の連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にセキュアSAMBAとGoogleフォームを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでセキュアSAMBAとGoogleフォームの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：セキュアSAMBA／Googleフォーム／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Googleフォームでファイルが送信されたら、セキュアSAMBAに格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- セキュアSAMBA・Googleフォーム・Google Driveをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびセキュアSAMBAのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Googleフォームで受け取ったファイルを、都度手作業でセキュアSAMBAにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや格納先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとセキュアSAMBAの連携が自動化でき、フォームで受け取ったファイルを直接セキュアSAMBAの指定フォルダに格納し、ファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームでファイル収集を行い、手作業での管理に手間を感じている方
- セキュアSAMBAを主要なストレージとして利用し、Googleフォームとの連携を自動化したい方
- ファイル管理の属人化を防ぎ、チーム内での情報共有フローを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、自動でセキュアSAMBAに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、セキュアSAMBAへのアップロードミス、格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、セキュアSAMBA、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームからのファイル提出のみを自動化の対象にすることが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Googleフォームでファイル収集を行い、手作業での管理に手間を感じている方
- セキュアSAMBAを主要なストレージとして利用し、Googleフォームとの連携を自動化したい方
- ファイル管理の属人化を防ぎ、チーム内での情報共有フローを円滑にしたい方
- Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、自動でセキュアSAMBAに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、セキュアSAMBAへのアップロードミス、格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、セキュアSAMBA、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームからのファイル提出のみを自動化の対象にすることが可能です。
- Googleフォーム、Google Drive、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
【注意事項】
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：セキュアSAMBA・Googleフォーム・Google Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を解説しています。
GoogleフォームとGoogle Driveも同じ手順で行えますので、ナビを参照してマイアプリ連携を行ってください。
【セキュアSAMBAのマイアプリ連携】
「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしたら、検索窓でセキュアSAMBAと入力します。
「マイアプリを登録しました」と表示されればOKです！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Googleフォームで受け取ったファイルを、都度手作業でセキュアSAMBAにアップロードしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや格納先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとセキュアSAMBAの連携が自動化でき、フォームで受け取ったファイルを直接セキュアSAMBAの指定フォルダに格納し、ファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームでファイル収集を行い、手作業での管理に手間を感じている方
- セキュアSAMBAを主要なストレージとして利用し、Googleフォームとの連携を自動化したい方
- ファイル管理の属人化を防ぎ、チーム内での情報共有フローを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、自動でセキュアSAMBAに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、セキュアSAMBAへのアップロードミス、格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、セキュアSAMBA、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームからのファイル提出のみを自動化の対象にすることが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Googleフォームでファイル収集を行い、手作業での管理に手間を感じている方
- セキュアSAMBAを主要なストレージとして利用し、Googleフォームとの連携を自動化したい方
- ファイル管理の属人化を防ぎ、チーム内での情報共有フローを円滑にしたい方
- Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、自動でセキュアSAMBAに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、セキュアSAMBAへのアップロードミス、格納先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、セキュアSAMBA、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでセキュアSAMBAの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、複数のフォームを運用している場合でも、特定のフォームからのファイル提出のみを自動化の対象にすることが可能です。
- Googleフォーム、Google Drive、セキュアSAMBAのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- セキュアSAMBAはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Googleフォームの画面で、トリガーとなるGoogleフォームの用意をしましょう。
Googleフォームでファイルを受信したことがトリガーになるため、必ずフォームにファイルを添付して、テスト回答をしてくださいね。
今回はテスト用に以下のフォームを用意しました。
Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
まずは「トリガーの起動時間」を設定してください。
ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
テストをクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
※フォームの回答内容を取得できない場合は、以下のリンクを確認してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックしましょう！
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
赤枠をクリックしましょう！
ここでは、先ほどフォームで受け取ったファイルをダウンロードする設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次の画面で、「ファイルID」を設定します。
以下のように、先ほど取得した値から選択して「テスト」をクリックします。
取得した値が表示されたら「完了」をクリックしましょう！
※ダウンロードをクリックすると、ダウンロードしたファイルを確認できます。
ステップ5：テキスト抽出の設定
ここでは、拡張子を除いたファイル名を抽出する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう
「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
「対象のテキスト」を設定します。
以下のように、Googleフォームのトリガー設定で取得した値を設定してください。
「抽出したい項目」と「指示内容」は、すでに設定されているので変更しなくてOKです。
「AIモデル」を選択後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、「完了」をクリックしましょう！
これで、ファイル名の抽出が完了しました。
ステップ6：ファイル名変換の設定
赤枠部分をクリックしてください。
ここでは、ファイル名を変換する設定を行います。
※詳細は以下をご覧ください。
まずは、赤枠の注意事項をご確認ください。
確認したら、「ファイル名変換対象の値」を設定します。
プルダウンから「GoogleDriveからの取得ファイル」を選択してください。
「変換後のファイル名」は、テキスト抽出の設定で取得した値を引用しましょう。
テストをクリックし、問題なければ「完了」をクリックしてください。
ステップ7：ファイルをアップロードする設定
最後の設定です！
セキュアSAMBAにファイルをアップロードする設定を行っていきます。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認しましょう。
確認したら、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
- ファイルID：入力欄下の注釈に沿ってフォルダIDを設定してください。
※セキュアSAMBAで、ファイルを格納したいフォルダを開き、URL「https://〇〇〇/shared-folders/⚫︎⚫︎⚫︎」内の「⚫︎⚫︎⚫︎」がフォルダIDです。
- ファイル：以下のように「ファイル変換後のファイル」を選択します。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら「完了」をクリックしてください。
セキュアSAMBAにファイルがアップロードされたことを確認できたら、フローボットの完成です！
お疲れ様でした。
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
セキュアSAMBAとGoogleフォームの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた、フォームで受信したファイルのダウンロードやストレージへのアップロードといった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者はファイル管理業務に時間を割かれることなく、より迅速かつ正確に情報共有を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：エラーが出た時はどこを確認すればいいですか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：今回使用したツール以外も連携できますか？
A：
Q：条件によって処理を分けたいのですが、可能ですか？
A：
「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
