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「大量のPDFファイルの中から特定の情報を探し出すのが大変…」
「契約書や請求書の同じ箇所を毎回手作業で修正するのに時間がかかる…」
このように、PDF内のテキストを手作業で検索・置換する業務に、煩わしさを感じていませんか？
もし、特定のフォルダに保存されたPDFファイル内のテキストを自動で検索し、指定した内容に一括で置換できる仕組みがあれば、面倒な修正作業から解放されヒューマンるはずです。エラーのリスクを減らしつつ、本来集中すべきコア業務に取り組む時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはPDFファイル内のテキストを検索・置換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、PDF.coでテキストを検索し、指定した内容に置換する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／PDF.co
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.Google Driveのマイアプリ連携
アプリ一覧からGoogle Driveを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
メールアドレスまたは電話番号を入力し、「次へ」をクリックします。
パスワードを入力して、「次へ」をクリックします。
内容を確認して、「続行」をクリックします。
これでGoogle DriveとYoomの連携完了です！
2.PDF.coのマイアプリ連携
アプリ一覧からPDF.coを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名には、担当者名など任意の名称を入力してください。
アクセストークンは、PDF.coから取得します。
PDF.coにログインして、TOPページの「APIキー」の「キーをコピー」をクリックしてください。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPIキーをアクセストークンに貼り付け、「追加」をクリックします。
これでPDF.coとYoomの連携完了です！
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで次に進みましょう！
まず準備として、Google Driveの連携したいフォルダ内にテスト用のPDFファイルをアップロードしてください。
PDFには、PDF.coで指定した内容に置換する前のテキストを含めておいてください。
今回は、「ユーム」という文字列を「Yoom」に置換する設定を例に説明していきます。
テスト用のPDFをアップロードしたら、Yoomの操作画面に戻ります。
Yoomが、Google Driveのフォルダを確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveのフォルダ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいフォルダを選択してください。
選択するとフォルダIDが自動で反映されます。
フォルダIDを設定したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値の各項目の横に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値となります。
次に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「ファイルをダウンロードする」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から「ファイルID/フォルダID」を選択します。
選択できたら、「テスト」をクリックしてください。
※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
テストが成功すると、ファイルがダウンロードされます。
「完了」をクリックして、設定完了です！
次に、Google DriveにアップロードしたPDFファイルをPDF.coにもアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Google Driveと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したPDF.coのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ファイルをアップロード」のままで次に進みましょう！
「ファイルの添付方法」と「ファイル」はテンプレートであらかじめ設定されています。
下記画像の設定のまま、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
次に、PDF.coにアップロードしたPDFファイルのテキストの検索と置換を行う設定を進めます。
「PDFテキストの検索と置換」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「PDFテキストの検索と置換」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「ファイルをアップロード」から「ファイルURL」を選択します。
※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
次に、「置換文字列」と「検索文字列」を設定します。
Google Driveにアップロードした、テスト用のPDFファイルに応じて任意の文字列を入力してください。
【Tips】
「置換文字列」と「検索文字列」を追加したい場合は、「＋」をクリックすることで追加できます。
下記を任意で入力して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
次に、PDF.coでテキストの検索と置換を行ったPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
「PDFファイルをダウンロード」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「PDFファイルをダウンロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「PDFテキストの検索と置換」から「生成されたPDFのURL」を選択します。
※デフォルトで入力されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね！
テストを実行し、成功したら「完了」をクリックして設定完了です！
最後に、ステップ7でダウンロードした置換後のPDFファイルをGoogle Driveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「PDFファイルをダウンロード」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックすると、連携したGoogle Driveアカウントのフォルダ候補が表示されます。
候補の中から、連携したいドライブを選んでください。
選択すると自動でフォルダIDが反映されます。
【Tips】
ステップ3で連携したGoogle Driveのフォルダとは別に、「置換後PDF」フォルダを新たに作成して連携することで、より管理がしやすくなると思います。
ぜひお試しください！
次に、Google Driveにアップロードするファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から、もともとGoogle DriveにアップロードしていたPDFファイル名を引用できます。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
なお、テキスト部分は固定値として扱われるため、下記画像のように入力すると、毎回「置換後_ファイル名」の規則に従ってファイル名が作成されます。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、テンプレートであらかじめ設定されています。
「テスト」をクリックしてください。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
連携したGoogle Driveのフォルダに、PDFファイルがアップロードされました！
このPDFを開くと、「ユーム」が「Yoom」に置換されたことが確認できます！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、フローが正常に動作するか確認してみてくださいね！
Google DriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
gBizINFOで取得した法人情報やfreee人事労務の情報をもとにGoogle Driveに新規フォルダを作成可能です。コラボフローやクラウドBOT、board、Zoomなどの外部アプリから取得したファイルや情報をGoogle Driveへ自動的に格納することもできます。
また、Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取ってGroqで要約しGmailでの送信や、Notionへのレコード作成、Telegramへの通知、Adobe Acrobat Signへの格納といった他アプリとの連携も可能です。
■概要
コラボフローでの申請承認後、申請書類のPDFを手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、保存漏れやファイル名のつけ間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で申請書類のPDFをGoogle Driveの指定フォルダに保存するため、こうした手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveにアップロードした契約書などの重要書類を、都度Adobe Acrobat Signに手作業で格納していませんか。
この一連の作業は定型的でありながらも、件数が増えると大きな手間となり、格納漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにアップロードされたファイルを、Adobe Acrobat Signに自動で格納できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveにアップロードされたファイルを、関係者に都度手作業で共有することに手間を感じていませんか。手動での通知は、連絡漏れやタイムラグが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、Google Driveの指定したフォルダにファイルが追加されると、自動でTelegramに通知を送信します。この連携により、迅速かつ確実な情報共有が実現し、ファイル共有に関する定型業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手動でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でNotionにレコードが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGmailで送信する」ワークフローは、ドキュメントの管理から情報共有までを自動化します。
Google Drive内にアップロードされたファイルをOCR機能でテキスト化し、Groqを使って効率的に要約。
その後、Gmailで指定の宛先に自動送信することで、業務の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項
・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
新しい従業員の入社に伴う事務作業、特にfreee人事労務への登録後に手作業でGoogle Driveにフォルダを作成する業務は、手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員を登録するだけで、Google Driveに従業員ごとのフォルダ作成が自動で完了し、入社手続きの効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Google Driveとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにGoogle Driveのファイルへ格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイル管理している方
■このテンプレートを使うメリット
新しいボットの実行フローを導入すると、様々な設定や連携が必要になり、その中でもファイルの取得とアップロードなどは一つの手間です。
更に、社内で別のストレージサービスも平行で運用している場合、毎回クラウドBOTからダウンロードしたファイルをそのストレージサービスに手動でアップロードする必要があります。
ただでさえボットの実行結果の確認や分析などで仕事が山積みなので、このファイルのアップロード作業をなんとかしたいと思った方にこのフローは最適です。このフローを使うとクラウドBOTでボットの実行が完了した時点で、Google Driveに対してファイルを自動アップロードすることができます。
■注意事項
・クラウドBOT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
PDF内のテキスト検索や置換作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約書の日付更新やレポートの誤字修正といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は付加価値の高いコア業務に集中でき、業務効率向上に貢献します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：置換後のPDFはどこに保存されますか？
A：
ステップ8で設定したGoogle Driveに保存されます。
元のファイルは上書きされず、別名で新しいファイルが作成されるため、安心してご利用いただけます。
Q：検索・置換する文字列を動的に変更できますか？
A：
検索・置換する文字列はフローボットごとに設定されます。
そのため、動的に変更したい場合は、複数のフローボットを設定して対応するのがおすすめです。
Q：Google Drive以外のストレージでも利用できますか？
A：
はい、Google Drive以外にも、OneDriveやBoxなど、さまざまなストレージツールと連携できます。
連携可能なアプリの一覧は下記のリンクからご確認いただけます。
またフローボットの設定方法について詳しくは、以下をご参照ください。
