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「Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、関連ファイルを保管するためのGoogle Driveフォルダを手作業で作成している…」
「チケット番号や顧客名でフォルダ名を統一したいけど、手作業だと入力ミスや命名ルールを徹底するのが難しい…」
このように、カスタマーサポートツールZendeskとオンラインストレージGoogle Driveを併用している中で、手作業によるデータ連携に非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zendeskでチケットが作成されるたびに、Google Driveにフォルダが自動で作成される仕組み</span>があれば、ヒューマンエラーも防げます。その結果、より迅速で質の高い顧客対応に集中できる時間を確保できるようになるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZendeskとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ZendeskとGoogle DriveのAPIを連携させることで、アプリケーション間のデータ連携を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐに連携を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Zendeskでチケットが作成されたら、チケット情報（件名やIDなど）に基づいたフォルダをGoogle Driveに自動で作成します。
<span class="mark-yellow">手作業によるフォルダ作成の手間を省き、関連ドキュメントを一元的に管理</span>できるようになるでしょう。
すべてのチケットに対してフォルダを作成するのではなく、特定の条件に合致するチケットのみを対象に、Google Driveにフォルダを自動で作成します。
例えば、「優先度高」や「特定の担当者」など、あらかじめ設定した条件に基づいてフォルダを作成することで、<span class="mark-yellow">不要なフォルダの乱立を防ぎ、重要なチケットの関連情報だけを整理して管理</span>可能です。
それでは、さっそく実際にZendeskとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZendeskとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Google Drive
[Yoomとは]
今回は、Zendeskでチケットが作成されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
1.Zendeskのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、ZendeskとYoomを連携してみましょう！
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.Google Driveのマイアプリ連携
Yoomにログインし画面左側にある「マイアプリ」をクリックします。
「+新規接続」をクリックすると、アプリの一覧が表示されるのでGoogle Driveを検索してください。
Google Driveを選択すると下記の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し、「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです！
パスワードを入力して、もう一度「次へ」をクリックします。
内容を確認して、「続行」をクリックします。
これでGoogle DriveとYoomの連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
「新しいチケットが作成されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報の項目にはステップ1でマイアプリ連携したZendeskのアカウント情報が自動で表示されます。
トリガーアクションは「新しいチケットが作成されたら」のままで次に進みましょう！
トリガーの設定の前に、まずはZendeskに移動して、テスト用に新しいチケットを作成しましょう！
今回は、下記のようなチケットを作成しましたので、参考にしてください。
新しいチケットを作成できたら、Yoomの操作画面に戻ります。
まずはトリガーの起動間隔について設定しましょう。
YoomがZendeskの新しいチケットを何分間隔で確認するかを選びます。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択しましょう。
なお、ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、赤枠内の説明を参考にして、サブドメインを入力し「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値にZendeskで作成したチケットの詳細情報が表示されているはずです。
問題なければ、「保存する」をクリック。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、Zendeskで作成したチケット情報を基にZendeskにフォルダを作成する設定を行いましょう。
「フォルダを作成する」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
Zendeskと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGoogle Driveのアカウント情報が自動で表示されるはずです。
アクションは「フォルダを作成する」のままで次に進みましょう！
次に、フォルダ名を設定します。
編集欄をクリックし、「新しいチケットが作成されたら」から、Zendeskで作成したチケット情報を引用しましょう！
【Tips】
このように取得した値を活用することで、Zendeskで作成したチケット情報を都度Google Driveへ連携できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値として扱われるため、ご注意ください！
下記の画像のように入力すると、毎回「件名_ユーザーID」の規則に従ってフォルダが自動で作成されます。
続いて、作成先のフォルダIDを設定してください。
編集欄をクリックすると、親フォルダの候補が表示されます。
その中から、連携させたいフォルダを選択してください。
テストを実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です！
Google Driveにフォルダが作成されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Zendeskでチケットを作成したら、Google Driveにフォルダが作成されるか確認してみてくださいね！
今回はZendeskからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからZendeskへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用くださいね！
Google Driveに保存されたファイルからOCR（光学的文字認識）を使ってテキスト情報を抽出し、その内容を基にZendeskで自動的にチケットを作成。
<span class="mark-yellow">紙媒体の情報をデジタル化して、Zendeskに自動で登録することができ、手作業による入力の手間を省き、業務効率を向上</span>させることができます。
Google Drive内のすべてのファイルではなく、特定のフォルダに格納されたファイルや、特定の命名規則を持つファイルのみを対象にZendeskでチケットを作成。
<span class="mark-yellow">処理対象を絞り込むことで、意図しないチケット作成を防ぎ、より正確な業務フローを構築</span>できます。
今回ご紹介した連携以外でも、ZendeskやGoogle DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Zendeskで新しいチケットが作成されると、Microsoft TeamsやGoogle Chatに自動で通知を送ることができます。
この自動化により、チーム間での迅速な情報共有が可能となり、顧客対応のスピードが向上するでしょう。
さらに、AIを活用してSlackに通知する設定もでき、サポートチームの作業負担を軽減し、業務の効率化を図ることもできます。
Google Driveにアップロードされたファイルを自動で処理する仕組みを作成できます。
例えば、ファイルをOCRで読み取って内容をGoogle スプレッドシートのデータベースに格納し、Slackに通知する自動化を設定することで、データの管理や共有が効率化されるでしょう。
また、Backlogに自動で課題を追加したり、NotionにファイルURLを追加することで、プロジェクト管理がスムーズになります。
ZendeskとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケットごとのフォルダ作成や、関連資料の整理といった手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、サポート担当者は情報管理の煩わしさから解放され、迅速かつ正確な情報に基づいて顧客対応を進めることができ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録をして、業務効率化を体験してみてください！
Q：作成したフォルダのURLをZendeskに自動で追記できますか？
A：はい、可能です！
下記の手順で、今回ご紹介したテンプレートにZendeskのアクションを追加することができるので、ぜひ参考にしてみてください！
1.「＋」をクリックします。
2.赤枠内の検索窓で、Zendeskを検索。
3.「既存チケットへコメントを追加」を選択します。
以上でアクションが追加できるので、ぜひ設定してみてくださいね！
詳しくは下記をご参照ください。
Q：Googleの共有ドライブ（Shared Drive）にもフォルダを作成できますか？
A：はい、作成可能です！
マイアプリを連携する際に、Googleの共有アカウントと接続することで、共有ドライブにフォルダを作成することができます！
Q：連携がエラーになった場合はどうなりますか？
A：Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
また通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
再実行は自動で行われませんので、通知を確認後、手動で再実行を行ってください。
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