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「boardに新しい顧客情報を登録するたびに、その内容をGoogle ドキュメントの議事録テンプレートに手でコピー＆ペーストしている…」
「複数の案件情報を手作業でドキュメントにまとめているため、転記ミスや更新漏れが心配…」
このように、営業支援ツールboardとGoogle ドキュメント間での手作業による情報連携に、手間や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに登録された顧客情報が、自動的にGoogle ドキュメントにテキストとして追加される仕組み</span>があれば、こうした定型的な入力作業から解放されます。
ミスの心配もなくなるため、顧客への提案内容の検討やフォローアップといった、より本質的な業務に多くの時間を割くことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとGoogle ドキュメントのAPIを連携すれば、boardに登録された顧客情報などをトリガーに、Googleドキュメントへ自動でテキストを追加することが可能になります。
これにより、手作業による情報転記の手間と時間を削減し、ヒューマンエラーを防止できます。気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardに新しい顧客情報が登録されるたびに、その情報を指定のGoogleドキュメントに自動で追記するため、<span class="mark-yellow">議事録や報告書の作成準備にかかる手間を大幅に削減し、転記ミスを防ぎます。</span>
この連携は、特定の情報が登録されたら即座に別のアプリにデータを反映させる、シンプルな直接連携のパターンです。
boardに登録された顧客情報の中から、例えば「A業界」や「重要顧客」といった特定の条件に合致した場合にのみ、Google ドキュメントにテキストを追加するので、<span class="mark-yellow">必要な情報だけを自動で抽出し、ドキュメントを整理された状態に保つことができます。</span>
このフローは、条件分岐の処理を組み合わせることで実現可能です。
それでは、さっそく実際にboardとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとGoogleドキュメントの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はboardに顧客が登録されたら、Googleドキュメントにテキストを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログイン後、boardとGoogle ドキュメントのマイアプリ連携を行いましょう。
左メニューバーの「マイアプリ」を選択し、右にある「新規接続」を選択します。
boardの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくはこちらを参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
Google ドキュメントの場合
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Googleドキュメントを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携するアカウントを選択します。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogleドキュメントが表示されていることを確認しましょう。連携完了です。
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「新しい顧客が作成または更新されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
「APIキー」を入力しましょう。こちらを参考にしてくださいね。
テスト用にboardで新しく顧客登録を行いましょう。
今回は以下のように作成しました。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここでは、boardに登録した顧客について反映されています。
内容を確認して「保存する」を選択しましょう。
「分岐する」を選択します。
【注意】
「タイトル」を任意で設定しましょう。デフォルトの「分岐する」のままでもOKです。
「分岐対象の取得した値」と「分岐条件」はデフォルトで設定されています。
ここでは、「作成日時」と「更新日時」の値が等しいときに分岐するように設定されています。
特に変更する必要がなければ「保存する」を選択しましょう。
詳しい設定方法についてはこちらをご覧ください。
「文末にテキストを追加」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「ドキュメントID」を候補から設定しましょう。
ここで設定したドキュメントに任意のテキストが追加されます。
「追加するテキスト」を任意で設定しましょう。
今回は例として、「取得した値」を使用して以下のように設定しました！
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
成功すると以下のような画面が表示されるので、確認して「保存する」を選択します。
Google ドキュメントにテキストが追加されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Yoomでは、boardとGoogle ドキュメントに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
boardとGoogle ドキュメントでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録したり、SlackやMicrosoft Teamsに通知したりと、案件管理と情報共有を自動化できます。
Googleカレンダーに予定が作成されたり、Intercomで新しい会話が始まったりした際に、Googleドキュメントを自動で作成できます。
また、Googleフォームの回答内容やSlackの投稿内容をドキュメントに追加することも可能です。
boardとGoogle ドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報の転記やドキュメント作成の準備といった定型業務の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや提案活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携がエラーになった場合、どうやって気づけますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が来ます。
また、エラー時の対応方法については、こちらをご覧ください。
Q：顧客情報などを連携させる際のセキュリティは安全ですか？
A：Yoomではアプリを連携して使用しますが、入力内容はYoomに共有されることはありませんのでセキュリティ上は安全です。詳しくはこちらをご覧ください。
また、ログインセキュリティとして、2要素認証やSAML認証（プランにより異なります）の設定などが行えるため、顧客情報のセキュリティが外部漏洩といった点も安全です。詳しくはこちらをご覧ください。
Q：顧客情報以外（案件や見積情報など）も連携できますか？
A：可能です！顧客情報以外にも様々な情報を連携できます！詳しくはこちらをご覧ください。
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