Googleカレンダーに予定が作成されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する

■概要

Googleカレンダーで管理している会議や打ち合わせの議事録を、その都度Google ドキュメントで手動作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化できます。GoogleカレンダーとGoogle ドキュメント間の連携を自動化し、会議準備の手間を減らすことで、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーの予定をもとに、Google ドキュメントで議事録を手動作成している方
• 会議準備にかかる手作業の時間を減らし、本来の業務に集中したいと考えている方
• GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントの連携を通じて、定型業務を効率化したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録をきっかけにGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 予定のタイトルなどをドキュメントに自動で反映させることで、手作業による入力間違いや議事録作成の漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、議事録用のドキュメントを作成します
4. 続けて、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、会議のアジェンダなどの定型文を追記します
5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成したGoogle ドキュメントのURLを予定の説明欄などに反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」するアクションで、自動で挿入するテキストの内容を任意に設定してください
• 例えば、会議の目的、アジェンダ、参加者といった定型フォーマットを設定することで、議事録作成の準備をさらに効率化できます
• トリガーとなったGoogleカレンダーの予定情報（タイトル、日時など）を、ドキュメント内に自動で差し込む設定も可能です

■注意事項‍

• GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。