■概要
クラウド型業務管理ツール「board」で管理している顧客情報を、議事録やレポート作成のために「Google ドキュメント」へ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、boardで特定の条件に合致する顧客情報が登録・更新された際に、指定したGoogle ドキュメントへ自動でテキストを追加できます。手作業による情報転記の手間をなくし、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとGoogle ドキュメントを日常的に利用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている方
- 顧客管理やプロジェクトのレポート作成プロセスを自動化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- Google ドキュメントとboardを連携させ、より効率的な情報管理体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの顧客登録をトリガーに、Google ドキュメントへ自動でテキストが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報のコピー＆ペーストで発生しがちな、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 次に、分岐機能で作成の場合のみ後続アクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」を設定して、指定のドキュメントに顧客情報を追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐オペレーションでは、どのような条件（例：特定の顧客ランクや担当者など）に合致した場合にGoogle ドキュメントへの追記を実行するかを任意で設定してください。
- Google ドキュメントに追加するテキストの内容は、boardから取得した顧客情報（顧客名や会社情報など）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- boardとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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