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【簡単設定】BoxのファイルデータをZendeskに自動的に連携する方法
「Boxにアップロードしたファイルを、関連するZendeskのチケットに手動で添付している…」
「どのファイルがどのチケットに対応しているか、管理が煩雑になりがち…」
このように、クラウドストレージとカスタマーサポートツール間での手作業によるファイル連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
特に、顧客とのやり取りで重要なファイルを扱う際、添付漏れやミスは避けたいものです。
もし、Boxに特定のファイルがアップロードされたことを検知して、自動的に関連するZendeskのチケットにそのファイルを添付する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より迅速かつ正確な顧客対応を可能にして、本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが見込めます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに日々の業務を効率化できます。
ぜひこの機会に、作業をもっと楽にする方法を取り入れてみましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとZendeskを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要BoxとZendeskを併用する中で、顧客対応で受け取ったファイルをBoxにアップロードし、その後Zendeskのチケットに手動で添付する作業に手間を感じていませんか。この手作業は対応件数が増えるほど負担が大きくなり、添付漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
- BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします。
- 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます。
■注意事項- Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。
- Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
- BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします。
- 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます。
■注意事項
- Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
BoxとZendeskを連携してできること
BoxとZendeskのAPIを連携させれば、手作業で行っていたファイル添付や情報共有のプロセスを自動化できます。
これにより、顧客対応のスピードと正確性の向上が期待でき、チーム全体の生産性を高めることが見込めます。
これからご紹介する具体的な自動化例は、アカウント登録後すぐにテンプレートとして利用できるため、面倒な設定は不要です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxでファイルがアップロードされたら、Zendeskのチケットのコメントにファイルを添付する
Boxの特定のフォルダに顧客関連の資料やスクリーンショットなどがアップロードされた際に、そのファイルを自動で関連するZendeskのチケットにコメントとして添付します。
この連携は、BoxへのファイルアップロードをトリガーとしてZendeskへ直接データを連携するシンプルな構成であり、手動でのファイル添付作業をなくし、添付漏れやミスを防ぐことで、サポート担当者が迅速かつ正確に顧客対応を行えるよう支援します。
■概要BoxとZendeskを併用する中で、顧客対応で受け取ったファイルをBoxにアップロードし、その後Zendeskのチケットに手動で添付する作業に手間を感じていませんか。この手作業は対応件数が増えるほど負担が大きくなり、添付漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
- BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします。
- 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます。
■注意事項- Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。
- Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
- BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします。
- 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます。
■注意事項
- Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
BoxとZendeskの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとZendeskを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとZendeskの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxでファイルがアップロードされたら、Zendeskのチケットのコメントにファイルを添付する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとZendeskをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびZendeskのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要BoxとZendeskを併用する中で、顧客対応で受け取ったファイルをBoxにアップロードし、その後Zendeskのチケットに手動で添付する作業に手間を感じていませんか。この手作業は対応件数が増えるほど負担が大きくなり、添付漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
- BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします。
- 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます。
■注意事項- Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。
- Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
- BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします。
- 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます。
■注意事項
- Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
【注意事項】
- Zendeskは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。
フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。 - 有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
ステップ1：BoxとZendeskをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
【Boxのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Zendeskのマイアプリ連携】
「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしたら、検索窓でZendeskと入力します。
マイアプリにZendeskが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要BoxとZendeskを併用する中で、顧客対応で受け取ったファイルをBoxにアップロードし、その後Zendeskのチケットに手動で添付する作業に手間を感じていませんか。この手作業は対応件数が増えるほど負担が大きくなり、添付漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
- BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします。
- 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます。
■注意事項- Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。
- Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
- BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
- 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします。
- 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます。
■注意事項
- Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしましょう！
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
続いて、「フォルダのコンテンツID」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して設定し、「WebhookURLを登録」をクリックしてください。
※エラーが表示される方は以下のリンクをご確認ください。
成功の表示を確認後、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Boxの画面に移ってファイルをアップロードします。
今回は、以下のファイルをアップロードしました。
アップロードしたら、Yoomの画面で「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Boxのアクション設定
ここでは、ファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、「コンテンツID」を設定します。
ここでは、Boxのトリガー設定で取得した値を選択してください。
「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
無事にダウンロードされたことを確認できたら、次に進みましょう！
ステップ5：Zendeskのアクション設定
ここでは、Zendeskにファイルをアップロードする設定を行います。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう！
続いて、必須項目を設定します。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して入力してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして、先ほど取得した値から選択してください。
「ファイルタイプ」は、プルダウンより選択します。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、以下のように設定しましょう。
「テスト」をクリックします。
成功したら「完了」をクリックし、次のステップに進みましょう！
ステップ6：Zendeskのアクション設定
【事前準備】
ここでは、指定したチケットのコメントにファイルを添付する設定を行います。
まずはZendeskの画面に移動し、チケットを作成してください。
すでにチケットを作成済みの場合は、新たに作成する必要はありません。
準備できたら、Yoomの画面に戻って、赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしてください。
続いて、必須項目を設定します。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈を参照して入力してください。
「チケットID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「ファイルトークン」は、「ファイルをアップロード」の設定で取得した値から選択してください。
「コメント」は、取得した値を組み合わせるなどして、用途に合わせて自由に設定しましょう。
「テスト」をクリックします。
成功したら「完了」をクリックし、指定したチケットのコメントにファイルが添付されたか確認しましょう！
※ファイルトークンには有効期限があります。
エラーが発生した場合は、「ファイルをアップロード」アクションを再度テストして新しいファイルトークンを取得し、設定してください。
無事に確認できましたね！以上で、フローボットの完成です！
ステップ7：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
まとめ
BoxとZendeskの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたBoxからZendeskへのファイル添付作業の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーを効果的に防ぐことができます。
これにより、サポート担当者はアップロードされたファイルを都度確認して手動で添付するという定型業務から解放され、より迅速に正確な情報に基づいて顧客対応を進められるため、本来注力すべき問題解決や顧客満足度の向上といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Boxのどのフォルダにアップロードしても自動で連携されますか？
A：
携の対象となるのは、設定時に「フォルダのコンテンツID」で指定した特定のフォルダのみです。
フォルダごとに処理を分けたい場合は、フォルダごとに個別のフローを作成するか、分岐機能を使って条件を設定してください。
※「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
Q：今回使用したツール以外も連携できますか？
A：
Q：途中でエラーが起きたらフローはどうなりますか？
A：
エラーが発生した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
