Boxでファイルがアップロードされたら、Zendeskのチケットのコメントにファイルを添付する

■概要

BoxとZendeskを併用する中で、顧客対応で受け取ったファイルをBoxにアップロードし、その後Zendeskのチケットに手動で添付する作業に手間を感じていませんか。この手作業は対応件数が増えるほど負担が大きくなり、添付漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Zendeskの関連チケットへ自動でファイルを添付し、BoxとZendesk間のファイル連携をスムーズに行うことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存したファイルをZendeskのチケットに手動で添付しているカスタマーサポート担当者の方
• BoxとZendeskを利用したサポート業務の効率化や、手作業によるミスの削減を目指しているチームリーダーの方
• 顧客対応におけるファイル管理のプロセスを自動化し、より迅速で正確なサポート体制を構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルが追加されると自動でZendeskのチケットに添付されるため、手作業でのファイル検索やアップロードにかかる時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの添付漏れや、誤ったチケットへの添付といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとZendeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
4. 続いて、Zendeskの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをZendeskにアップロードします
5. 最後に、Zendeskの「チケットのコメントにファイルを添付」アクションを設定し、対象のチケットにファイルを添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
• Zendeskでチケットのコメントにファイルを添付する際、チケットIDやコメント本文などの各フィールドは、前段のオペレーションで取得した情報などを引用して自由に設定できます

■注意事項

• Box、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。