Google DriveでPDFファイルが格納されたらOCRで読み取り、新規Googleドキュメントに結果を追加する

‍■概要

Google Driveに保管している請求書や契約書などのPDFファイルの内容を、都度Googleドキュメントに手作業でコピー＆ペーストしていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その結果を新しいGoogleドキュメントに出力します。手間のかかる転記作業を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したPDFの内容をテキスト化する作業に手間を感じている方
• 契約書や請求書などをGoogle Driveで管理し、その内容をGoogleドキュメントにまとめている方
• Google DriveとGoogleドキュメント間の連携を自動化し、手作業によるミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納をきっかけに、OCRでの読み取りからGoogleドキュメントへの出力までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式（例：PDF）の場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルの内容を読み取ります。
6. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
7. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を出力します。
8. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、処理が完了したファイルを別のフォルダに移動させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
• Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定値や前段で取得した情報を用いて自由に設定できます。
• Googleドキュメントに追加するテキストは、OCRで取得した情報だけでなく、固定の文言などを組み合わせて任意の内容に設定できます。
• Google Driveのファイル移動アクションでは、移動先のフォルダを固定値や変数を用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。