Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

■概要

Outlookで管理しているカレンダーの予定に合わせて、関連資料を格納するためのフォルダをGoogle Driveで毎回手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスにも繋がります。
このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、Google Driveに自動でフォルダを作成するため、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookのカレンダーとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
• 会議や打ち合わせが多く、議事録や関連資料の格納フォルダを手作業で作成している方
• 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの不徹底といった課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのカレンダーにイベントを登録するだけで、Google Driveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業で発生しがちなフォルダの作成忘れや命名規則の間違いを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成するようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のユーザー（カレンダー）を設定してください
• Google Driveのオペレーション設定では、作成するフォルダの名称と、格納先の親フォルダを任意で設定できます。フォルダ名には、トリガーで取得したイベント名などを変数として設定することも可能です

■注意事項

• Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。