■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたび、請求管理ロボへ手作業で請求先情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneに特定条件を満たすレコードが追加された際、請求管理ロボへ自動で請求先情報を登録できるため、手作業による登録の手間やヒューマンエラーの発生といった課題を解消し、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneと請求管理ロボ間で、請求先情報を手作業で登録・更新している営業担当者や経理担当者
- データ入力の二度手間や入力ミスを削減し、請求業務の正確性を高めたいと考えているチームの方
- 定型的な繰り返し作業を自動化し、より付加価値の高い業務へ注力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると、請求管理ロボへ請求先情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの整合性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよび請求管理ロボをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。これにより、指定したkintoneのアプリに新しいレコードが登録されたことを検知してフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定します。kintoneから取得した情報（例えば、特定のステータスや顧客区分など）を条件に、請求管理ロボへ請求先を登録するかどうかを判断します。
- 最後に、オペレーションで請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションを設定します。前のステップで取得・分岐した情報をもとに、請求管理ロボへ新しい請求先として登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、連携対象となる任意のアプリIDを指定してください。
- 分岐機能の設定では、kintoneから取得したレコードのどの情報を基に、請求管理ロボへの登録処理を行うか否かの条件を細かく設定できます。例えば、「取引区分が”新規”の場合のみ登録する」といった条件分岐が可能です。
- 請求管理ロボの「請求先を登録・更新」アクションでは、kintoneから取得した請求先名、宛先、住所、連絡先などの情報を、請求管理ロボの対応する項目にそれぞれマッピング（紐付け）して設定します。固定の値を設定することもできます。
■注意事項
- kintone、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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