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「kintoneとChatworkを使っていて、それぞれのデータをスムーズに連携させたい！」
「kintoneに新しい情報が登録されたら、Chatworkに手動で通知しているけど、手間で時間もかかるし、たまに通知漏れもあって困る…」
このように、kintoneとChatwork間での情報共有や通知作業における手作業に、悩みを抱えていませんか？
そんな悩みの解消に、kintoneのデータ更新をトリガーにして、Chatworkへ必要な情報を自動で通知する仕組みがおすすめです。
これらの手作業やうっかりミスから解放されることで、戦略的な業務に集中できる時間が生まれ、日々の連絡がスムーズになり、チーム全体の生産性向上にもつながります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識は一切不要で誰でも簡単にでき、導入に際して手間や時間もかからない方法です。
ぜひこの機会に業務自動化を取り入れて、日々の作業をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
YoomにはkintoneとChatworkを連携して様々な業務を自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
kintoneとChatworkのAPIを連携させることで、kintone上で発生したイベント（例えば新しいレコードの登録や既存レコードの更新など）をきっかけに、Chatworkへ自動で通知を送ることが可能になります。
これにより、手作業による情報伝達の手間や時間のロス、そして通知漏れを削減し、業務の正確性とスピードを向上させることができるでしょう。
登録はわずか30秒で完了するので、気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
kintoneに新しいレコードが登録された際に、その情報をタイムリーにChatworkの指定したグループチャットや担当者へ自動で通知することができます。
この自動化により、営業案件の進捗や顧客からの問い合わせなど、kintoneで管理している重要な情報の更新をリアルタイムに関係者へ共有でき、迅速な対応や徹底した情報共有をサポートします。
kintoneのレコードにコメントが投稿されたタイミングで、その内容や関連情報をChatworkへ自動通知することも可能です。
これにより、レコードに関するディスカッションや申し送り事項が発生した際に、関係者が見逃すことなく迅速に情報をキャッチできるようになります。
チーム内のコミュニケーション活性化とスムーズな情報共有を促進できるでしょう。
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを日常的に利用している部署
・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのコメント追加を起点にChatworkで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・Chatworkで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
複数のコミュニケーションツールを使い分けることは、情報分散やコミュニケーションの断絶を招いて業務効率を低下させる可能性があります。kintoneとChatworkを連携させることで、コミュニケーションツールを統合し、業務効率を向上させることができます。
例えば、kintoneで顧客対応に関するコメントが投稿された場合にChatworkの通知によって担当者はすぐに気付いて顧客への対応状況をkintoneにコメントで追記することができます。これにより、コミュニケーションツールを切り替える手間が省けて業務効率が向上します。
■注意事項
・kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
それでは、さっそく実際にkintoneとChatworkを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、業務自動化ツールYoomを使用して、kintoneとChatworkの連携を進めていきます。もしアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓にkintoneと入力し、表示されたアイコンを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。
最後に「追加」をクリックしたら、連携完了です！
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
先ほど同様に検索窓にChatworkを入力・選択します。
ログイン画面が表示されたら、Yoomと連携するアカウントにログインしてください。
ログイン後、以下の画面で「許可」をクリックしたら連携完了です！
※すでにChatworkにログインしている場合は、上記のログイン画面ではなく以下の画面から表示されます。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
まずは、kintoneにレコードが登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
「レコードが登録されたら（即時起動）」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更できます。連携するアカウント情報にはステップ1で設定した内容が反映されているため、フローで使用するアカウントであることを確認して進めましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、Webhookのイベント受信設定です。
Webhookの設定は、kintoneの管理画面で行います。下図赤枠内のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう！
kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
使用するアプリを開いたら、画面右側にある歯車マークをクリックしてください。
アプリの設定画面が表示されるので、「設定」を選択します。
次に、設定項目の中にある「Webhook」をクリックしましょう！
Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。
Webhookの設定は下記のように行い、「保存」を押してくださいね！
※最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意ください。
※kintoneでの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほどWebhookを設定したアプリ内に、テスト用のレコードを追加してください。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「東京都テスト」など）でOKです！
今回は下図のようなレコードを追加しました。
レコードを追加したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、kintoneに追加されたレコードの詳細情報を取得する設定をしていきます。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルは必要に応じて編集し、アカウント情報がステップ3と同じであることを確認したら、そのまま「レコードを取得する」を選択して、データベースの連携設定に進みましょう。
データベースの連携設定では、先ほどWebhookの設定を行ったアプリと連携していきます。
入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、アプリのURL内の「/k/●●●/」部分を手入力してください。
入力後は「次へ」をクリックしてくださいね！
次に、データベース操作の詳細設定です。
追加されたレコードから取得したい情報を、条件で指定していきます。
今回は追加されたレコードから全ての情報を取得したいので、下図のように設定しました。
下図のように「氏名」や「生年月日」など、必ず値が入る条件が「空でない」と設定すると、レコードの全ての情報を取得できるようになりますよ！
設定後は「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」を押して次のステップに進みます。
最後に、kintoneに追加されたレコード情報を、Chatworkに通知する設定を行います。
「メッセージを送る」をクリックしてください。
これまで同様にタイトルは必要に応じて調整し、アカウント情報が正しいことを確認します。アクションはそのまま「メッセージを送る」を選択し、「次へ」で進みましょう。
次にAPI接続設定を行います。
ここでの設定は、下記のように行っていきましょう！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際に指定したChatworkのルームに通知が届いていることを確認しましょう。
kintoneに追加されたレコードの情報が反映された状態で、設定した通りのメッセージが届いていましたよ！
確認後、「保存する」を押して設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知する」フローの作成手順でした！
今回はkintoneからChatworkへデータを連携する方法をご紹介しました。逆にChatworkでのイベントをきっかけにkintoneへデータを連携させたい、といったニーズもありますよね。
Yoomでは、そのような逆方向のデータ連携も簡単に実現できるテンプレートが豊富に用意されているので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Chatworkで受信した特定のメッセージ内容を、kintoneの指定したアプリに新しいレコードとして自動で追加することができます。
例えば、お客様からの問い合わせや依頼内容がChatworkで届いた際に、それを手動でkintoneに転記する手間を省きます。タスク管理や情報集約の効率化が期待できます。
■概要
「Chatworkのメッセージ内容をkintoneに追加する」フローは、Chatworkでやり取りされるメッセージをkintoneに自動で記録する業務ワークフローです。
これにより、重要な情報を一元管理し、チームのコミュニケーションを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Chatworkの特定のチャットグループへの投稿内容を監視し、指定したキーワードが含まれていた場合に、そのメッセージ情報をkintoneのアプリに自動でレコードとして追加することも可能です。
これにより、重要な情報や対応が必要なタスクが含まれる可能性のあるメッセージを見逃さず、効率的にkintoneで管理できるようになり、業務の抜け漏れ防止に貢献します。
■概要
Chatworkでのコミュニケーションは活発でも、重要な情報が流れてしまい、後からkintoneへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、特定のキーワードを含むメッセージを見逃さず、迅速に記録する必要がある場合、その負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、Chatworkの投稿から特定ワードを検知し、自動でkintoneにレコードを追加できるため、情報収集の効率化と記録漏れの防止に繋がり、業務をスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneやChatworkを活用すれば、日々の業務にかかる手間を減らし、作業の流れをスムーズに整えることができます。
今回は、情報の転記や通知、ファイル作成などを自動化できる便利なテンプレートをご紹介します。
kintoneを使うと、社内の情報をリアルタイムで共有できるようになり、他のツールとの連携によって業務全体の効率化にもつながります。
請求書や見積書の作成をはじめ、さまざまなデータ処理を自動で行うことも可能です。
■概要
kintoneで管理している請求情報を元に、freeeで請求書を作成します。
kintone内のサブテーブルで明細情報を管理し、その情報をもとに請求書の明細まで作成できます。
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②トリガー下の＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択して、以下の設定後保存します。
・オペレーション：①で設定したトリガーを選択します。
・アウトプット：ステータスを選択します。
・条件：値と等しくない、を選択します。
・値：請求書送付など今回フローを動かしたいステータス名を入力します。
※このようにすることで、設定したステータスに等しい場合のみ次のフローに進み、そうでない場合はフローがその時点で終了します。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee会計、取引先の検索アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・検索キーワード：③のレコード取得で取得した企業名を埋め込みます。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee請求書、請求書の作成(明細行をリストで指定)アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存し設定完了です。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・取引先ID：⑤の取引先検索で取得した取引先IDを埋め込みます。
・明細情報(品目など)：④のテーブル情報取得で取得した品目や単価情報をそれぞれ埋め込みます。
※その他任意の項目も必要に応じて直接入力やkintoneから取得した内容を埋め込んでください。
■注意事項
・事前にfreeeに取引先を登録しておく必要があります。
・今回社名を使ってkintoneとfreeeの情報を照合するため、kintone上の取引先名とfreee上の取引先名が一致させてください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している顧客事例や製品情報をWordPressに投稿する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにWordPressへ新規投稿を自動で作成できます。定型的な情報発信を効率化し、より創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Chatworkを活用すれば、メッセージをきっかけに他サービスと情報を連携し、通知や記録の自動化が実現します。
業務連絡の抜け漏れを防ぎながら、関係者への情報共有がスムーズに行えるようになります。
■概要
Chatworkで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をTalknoteに投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務の中で海外の方とのやりとりが頻繁にある方
・海外に支店がある企業のチームメンバー
2.TalknoteとChatworkをコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成して情報共有を行うチーム
■このテンプレートを使うメリット
Discordはコミュニティやグループでのコミュニケーションに特化したプラットフォームです。ChatworkとTalknoteを連携させることで、社内コミュニケーションだけでなく社外とのコミュニケーションも活性化することができます。
例えば、Chatworkで顧客からのフィードバックを収集して自動翻訳してTalknoteのコミュニティに共有することで、顧客とのエンゲージメントを高めることができます。
■注意事項
・Chatwork、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Chatworkの情報をもとに契約書を作成する」ワークフローは、Chatwork上でやり取りされた情報を自動的に収集し、契約書を生成する業務ワークフローです。
チャットでのやり取りから必要なデータを抽出し、AIやOCR技術を活用して正確な契約書を素早くに作成します。
これにより、手動でのデータ入力や契約書作成にかかる時間と労力を削減し業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Chatworkで業務依頼を受けた際、メッセージを見逃してしまったり、Asanaへ手作業でタスク登録するのに手間を感じたりしていませんか。手動での転記作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Chatworkに投稿された特定のキーワードを含むメッセージを自動で読み取りAsanaにタスクとして追加するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Chatworkで受けた依頼を、手作業でAsanaに転記する際に手間を感じたり、重要な依頼を見落としてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Chatworkに特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、自動でAsanaにプロジェクトが作成されます。これにより、依頼の抜け漏れを防ぎ、プロジェクト管理の初動を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Chatworkでの重要な連絡やタスク依頼を、情報管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？その作業は手間がかかる上に、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Chatworkにメッセージが投稿されるだけでNotionにページを自動作成できるため、こうした課題を解消し、情報連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
いかがでしたか？
kintoneとChatworkの連携を自動化すれば、これまで手作業で行っていた情報通知やデータ転記の負担をぐっと減らせます。通知漏れや記載ミスなどのヒューマンエラーを防ぐ効果もあり、日々の業務がよりスムーズになるはずです。
これにより、担当者はルーティンワークから解放され、正確な情報に基づいて業務を進められるようになります。本来注力すべき分析や顧客対応といったコア業務に時間を使える環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるため、活用方法はあなたのアイディア次第です。自社の業務に合ったフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
