Chatworkの情報をもとに契約書を作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Chatwork

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

Chatworkで受け取った依頼情報をもとに、手作業で契約書を作成する業務に手間を感じていませんか。転記作業には時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用することで、Chatworkに投稿されたメッセージをきっかけに、AIが自動で情報を抽出して契約書を作成する一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Chatworkで受け取った情報をもとに、日常的に契約書を作成している営業や法務担当の方
契約書作成における手作業での情報転記や、それに伴う確認作業を効率化したい方
定型的な書類作成業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

Chatworkへのメッセージ投稿を起点に契約書の作成までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
手作業によるデータの転記が不要になるため、会社名や金額の入力間違い、記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

はじめに、ChatworkとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能を設定し、投稿されたメッセージから契約書に必要な情報（会社名、契約金額など）を抽出します。
次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、事前に用意したテンプレートと抽出した情報をもとに契約書を発行します。
最後に、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、発行された契約書の確認などを担当者へ依頼します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ用意した契約書テンプレートに対して、自社情報などの固定値を設定することが可能です。
前段のAI機能によってChatworkのメッセージから抽出した会社名や日付、金額といった情報を、テンプレート内の指定した箇所に変数として埋め込む設定ができます。

■注意事項

Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Chatwork

YoomではChatworkのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Chatworkにメッセージやファイルを自動的に送信したり、特定のルームにタスクを追加できます。また、kintone、Salesforce、クラウドサインなど様々なSaaSの情報をChatworkに連携することも可能です。