■概要
Chatworkでのコミュニケーションは活発でも、重要な情報が流れてしまい、後からkintoneへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、特定のキーワードを含むメッセージを見逃さず、迅速に記録する必要がある場合、その負担は少なくありません。このワークフローを活用すれば、Chatworkの投稿から特定ワードを検知し、自動でkintoneにレコードを追加できるため、情報収集の効率化と記録漏れの防止に繋がり、業務をスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkとkintoneを利用し、手作業での情報転記に手間を感じている方
- Chatworkの特定情報をkintoneで一元管理し、業務効率を向上させたい方
- 重要なメッセージの見逃しや、kintoneへの入力漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Chatworkのメッセージから特定情報を自動でkintoneに集約するため、手作業による転記時間を削減できます。
- 人の手による作業を介さないため、情報の入力漏れや誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたメッセージ内容が特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Chatworkのメッセージ本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、メッセージを受信するルームを任意で指定してください。
- 分岐機能では、Chatworkのメッセージ本文など、前段階で取得した情報をもとに、特定のキーワードを含む、含まないといった条件を任意で設定し、後続のオペレーションを分岐させることが可能です。
- AI機能では、Chatworkのメッセージからどのような情報を抽出したいかに応じて、プロンプトを任意でカスタムでき、定型文や前段階で取得した情報を変数として設定することができます。
- kintoneでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を登録したいアプリを任意で指定し、各項目に対して、前段階のAI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- ChatworkとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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