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「出勤メンバーをチームに共有する作業、もっと簡単にできないかな…」
「出勤中の従業員を一覧で確認したいけど、毎回スマレジ・タイムカードを開くのは手間だな…」
このように、日々の勤怠状況の確認や共有作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、スマレジ・タイムカードの出勤中従業員情報を定期的に自動で取得し、その情報をチャットツールなどに自動で通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な店舗運営や人員配置の検討に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはスマレジ・タイムカードの出勤中従業員情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
スマレジ・タイムカードで出勤中の従業員を毎日確認し、関係者に共有する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。
特に複数拠点の勤怠状況を把握する場合、手作業での確認や報告は非効率であり、漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定した時間にスマレジ・タイムカードの出勤中従業員リストを自動で取得し、Chatworkへ通知できるため、こうした課題を解消し、勤怠状況の把握を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジ・タイムカードを使い、従業員の出勤中の状況を手作業で確認している店舗責任者の方
・日々の勤怠状況を定時にChatworkで共有しており、その報告業務を自動化したいと考えている方
・従業員の勤怠管理をより効率化し、出勤状況の把握を改善したい人事担当者の方
■注意事項
・スマレジ・タイムカード、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
スマレジ・タイムカードとChatworkを連携するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、定期的にスマレジ・タイムカードで出勤中の従業員を取得し、Chatworkに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：スマレジ・タイムカード
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1:スマレジ・タイムカードとChatworkのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.スマレジ・タイムカードの登録方法
新規接続をクリックしたあと、アプリ一覧が表示されるのでスマレジ・タイムカードを検索してください。
下記画面が表示されるので、アカウント名とAPIキーを注釈に沿って入力し、「追加」ボタンを押しましょう。
以上でスマレジ・タイムカードのマイアプリ登録は完了です！
2.Chatworkの登録方法
続いてChatworkも同じように検索してください。
下記画面が表示されるので、アプリ連携したいアカウントでログインしましょう。
今回はメールアドレスでログインします。
入力できたら「続ける」をクリックしてください。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
問題がなければ「許可」ボタンをクリックしてください。
以上でChatworkのマイアプリ登録は完了です！
ステップ2:テンプレートのコピー
では、ここから自動化フローを作成していきます。
下記バナーをクリックし、ページが表示されたら「このテンプレートを試す」ボタンを押してください。
■概要
スマレジ・タイムカードで出勤中の従業員を毎日確認し、関係者に共有する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。
特に複数拠点の勤怠状況を把握する場合、手作業での確認や報告は非効率であり、漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定した時間にスマレジ・タイムカードの出勤中従業員リストを自動で取得し、Chatworkへ通知できるため、こうした課題を解消し、勤怠状況の把握を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジ・タイムカードを使い、従業員の出勤中の状況を手作業で確認している店舗責任者の方
・日々の勤怠状況を定時にChatworkで共有しており、その報告業務を自動化したいと考えている方
・従業員の勤怠管理をより効率化し、出勤状況の把握を改善したい人事担当者の方
■注意事項
・スマレジ・タイムカード、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
下記画面が表示されたら、「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3:指定した期日になったら起動するスケジュールトリガーの設定
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、トリガーと呼びます。
今回は、指定した期日になったら起動するスケジュールトリガーの設定を行いましょう！
「スケジュールトリガー」という項目をクリックしてください。
下記画面が表示されます。
今回は例として、「毎週月曜日から土曜日まで09:15に起動」するように設定されています。
こちらの項目は、用途に合わせて自由に変更することが可能です。
※cron設定では、Cron形式で詳細なスケジュールを設定できます。
単純な日付設定や曜日設定をおこないたい場合はタブを切り替えて使用してください。
設定できたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ4:スマレジ・タイムカードで出勤中の従業員を取得する
続いて、「出勤中の従業員を取得」という項目をクリックしてください。
スマレジ・タイムカードと連携するアカウント情報は自動で設定されます。
確認し、「次へ」ボタンをクリックしてください。
事業所IDは、枠内をクリックすると先ほど連携したスマレジ・タイムカードに登録してある事業所が候補に表示されるので、使用したいものを選択しましょう。
テストを実行し、テストが成功すると、スマレジ・タイムカードの出勤中従業員情報が取得した値に表示されます。
確認ができたら「完了」ボタンをクリックしてください。
※「取得した値」は後続のオペレーションで参照できるほか、変数として扱われるため、フローボットが起動するたびに最新の値に置き換わって利用できます。
ステップ5:テキストを生成する
スマレジ・タイムカードの情報から出勤状況のリストを生成する設定を行いましょう。
「テキストを生成」という項目をクリックしてください。
プロンプトは、下記画像の通り設定されています。
こちらの項目は、用途に合わせて変更可能です。
例えば、下記画像のように取得した値を使用し設定することで、「スタッフ名のリスト」と「出勤時間のリスト」を自動的に取得し、出勤状況のリストを生成するためのプロンプトとして設定することが可能です。
テストが正常に完了すると、「取得した値」に生成結果が表示されます。
内容に問題がないか確認できたら、設定を完了してください。
ステップ6:Chatworkに自動でメッセージを送る
最後に、スマレジ・タイムカードの出勤中従業員情報から作成した生成結果をChatworkに自動でメッセージを送る設定を行います。
「メッセージを送る」という項目をクリックしてください。
Chatworkと連携するアカウント情報を確認したら、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
ルームIDは、枠内をクリックすると先ほど連携したChatworkのルームが候補に表示されるので、使用したいものを選択しましょう。
メッセージ内容は下記画像の通り設定されています。
用途に合わせて文章や使用する取得した値を自由に変更し使用してみてください。
設定が完了したら、テストを実行します。
テストに成功したら、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値が表示されませんが問題ありません。
Chatworkに自動でメッセージが送信されているので確認してください。
ステップ7:トリガーをONにする
これで、「定期的にスマレジ・タイムカードで出勤中の従業員を取得し、Chatworkに通知する」フローの完成です！
「トリガーをON」ボタンを押し、早速フローを使用してみましょう。
スマレジ・タイムカードを使った自動化例
定期的に従業員の勤怠実績を取得し、データベースへの集計・記録を自動化。指定日時には給与明細を自動で取得しメールで送付します。
また、フォームでの回答や、チャットツールでのメッセージ投稿をトリガーに、勤怠管理システムへ出勤・退勤の打刻や勤怠を自動登録することも可能です。
手動での打刻やデータ処理の手間を削減し、勤怠管理の正確性と効率を向上させます。
■概要
Googleフォームで勤怠報告を受け付け、その内容をスマレジ・タイムカードに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか？こうした日々の繰り返し作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、スマレジ・タイムカードへの勤怠登録を自動化し、手作業による入力の手間やミスをなくし、正確な勤怠管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで勤怠報告を管理し、スマレジ・タイムカードへの転記作業に課題を感じている方
・アルバイトや従業員の勤怠打刻を手作業で登録しており、業務を効率化したい店舗マネージャーの方
・勤怠データの入力ミスをなくし、より正確な労務管理を実現したい人事・総務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、スマレジ・タイムカードのそれぞれとYoomを連携してください
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Slackで出勤報告をした後、別途スマレジ・タイムカードで打刻するのは手間がかかり、つい忘れてしまうことはないでしょうか。
また、手作業による勤怠管理は、入力ミスや報告漏れなどの課題も発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをきっかけに、スマレジ・タイムカードの出勤打刻を自動で実施できます。
毎日のルーティン作業を効率化し、より正確な勤怠管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackでの勤怠報告とスマレジ・タイムカードへの打刻を二重に行っている方
・スマレジ・タイムカードの出勤打刻忘れを防ぎ、勤怠管理を自動化したい総務や人事担当者の方
・リモートワーク環境下で、従業員の勤怠打刻をよりシンプルにしたいと考えている管理者の方
■注意事項
・Slack、スマレジタイムカードのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・スマレジのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
■概要
フォームで受け付けた勤怠情報を、都度スマレジ・タイムカードに手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームに回答があった際に、スマレジ・タイムカードへの勤怠登録を自動で行うことができ、手作業による手間やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジ・タイムカードへの勤怠登録を手作業で行っており、非効率だと感じている方
・フォームで収集した勤怠情報を転記する際に、入力ミスなどの課題を抱えている担当者の方
・勤怠登録のような定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■注意事項
・スマレジ・タイムカードとYoomを連携してください
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
■概要
毎月の勤怠管理において、スマレジ・タイムカードから各従業員の勤怠実績を取得し、手作業で集計する業務に手間を感じていませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、データの転記ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてスマレジ・タイムカードから自動で勤怠実績を取得し、Google スプレッドシートへ記録できるため、勤怠管理業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジ・タイムカードの勤怠実績取得や転記を手作業で行っている人事・労務担当者の方
・従業員の勤怠データを集計・分析するために、手動でデータをまとめているチームリーダーの方
・勤怠管理に関わる定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■注意事項
・スマレジ・タイムカード、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
■概要
毎月の給与計算後の明細発行と従業員への送付業務は、重要な一方で時間のかかる定型業務ではないでしょうか。
スマレジ・タイムカードを利用していても、手作業での送付には手間がかかり、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にスマレジ・タイムカードから給与明細を自動で取得し、Gmailで各従業員に送付する一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジ・タイムカードを利用し、毎月の給与明細の送付業務に手間を感じている経理・労務担当者の方
・給与明細の送付プロセスを自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
・手作業による送付ミスを防止し、給与明細の配布を正確かつ効率的に行いたいチームの管理者の方
■注意事項
・スマレジ・タイムカード、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
スマレジ・タイムカードと各種ツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた出勤状況の確認・共有作業の手間を削減し、迅速な情報共有を実現できます。
これにより、店舗責任者やマネージャーは勤怠管理の雑務から解放され、人員配置の最適化や店舗運営といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Chatwork以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、可能です。
例えばSlackに通知したい場合の設定方法をご紹介します。
まずは、Chatworkの「メッセージを送る」アクションの三点リーダーをクリックし、削除するを選択します。
Q：どのくらいの頻度で情報を取得できますか？
A：
例えば、毎月1日の14時や、毎週月曜の12時、10日の8時と17時起動など、様々な頻度で取得できます。
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