指定日時にスマレジ・タイムカードから給与明細を取得し、Gmailで送付する

‍■概要

毎月の給与計算後の明細発行と従業員への送付業務は、重要な一方で時間のかかる定型業務ではないでしょうか。スマレジ・タイムカードを利用していても、手作業での送付には手間がかかり、ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にスマレジ・タイムカードから給与明細を自動で取得し、Gmailで各従業員に送付する一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• スマレジ・タイムカードを利用し、毎月の給与明細の送付業務に手間を感じている経理・労務担当者の方
• 給与明細の送付プロセスを自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
• 手作業による送付ミスを防止し、給与明細の配布を正確かつ効率的に行いたいチームの管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで給与明細の取得や送付にかけていた手作業の時間を削減できます
• 宛先や添付ファイルの間違いといった人為的なミスを防ぎ、スマレジ・タイムカードからの給与明細送付業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmailとスマレジ・タイムカードをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このフローを起動したい日時を指定します
3. オペレーションで、スマレジ・タイムカードの「従業員を検索」アクションを設定します
4. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、後続の処理に必要な従業員情報を抽出します
5. 次に、繰り返し処理機能で、取得した従業員リストをもとに、一人ひとりに対して処理を繰り返すよう設定します
6. 繰り返し処理の中で、スマレジ・タイムカードの「月別の給与明細を取得」アクションを設定します
7. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、取得した給与明細を各従業員に自動で送付するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、給与明細を送付したい日時（例：毎月25日の午前10時など）を任意に設定してください
• スマレジ・タイムカードの各アクションでは、対象の従業員を絞り込むための条件などを、固定値や前のステップで取得した情報を用いて設定してください
• AI機能によるテキスト抽出では、取得した従業員情報の中から、メールの宛先として利用するメールアドレスなど、抽出したい項目を任意でカスタマイズ可能です
• 繰り返し処理機能では、取得した従業員リストの情報を変数として利用し、処理を繰り返す対象範囲をカスタマイズしてください
• Gmailでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。従業員の氏名やメールアドレスなどを活用し、個別の内容でメールを送るように設定してください

■注意事項

• スマレジ・タイムカード、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Yoomとスマレジ・タイムカードの連携は、スマレジのマイアプリ登録方法をご参照ください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。