Jotformで回答が送信されたら、Gmailで通知する

■概要

Jotformで集めた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での通知は対応の遅れや連絡漏れのリスクにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されたタイミングで、内容を記載したメールをGmailから自動で送信し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで集めた回答を、手作業で関係部署や担当者に共有している方
• フォームからの問い合わせに対して、迅速な一次対応や情報共有を実現したい方
• 重要なフォームからの回答の見落としを防ぎ、対応漏れのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの回答送信をきっかけに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていたメール作成や転記の時間を短縮できます。
• 手動での対応が不要になることで、通知の送信忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知先のメールアドレスや件名、本文などを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガーでは、通知のきっかけとしたい任意のフォームを設定できます。業務内容に合わせたフォームをご利用ください。
• Gmailで送信するメールの宛先は任意のアドレスに設定可能です。また、本文には固定のテキストに加え、Jotformで取得した回答内容を変数として埋め込めます。

■注意事項

• ‍‍Jotform、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。