■概要
アンケートフォームへの回答があるたびに、手動で内容を確認し、関係者にメールで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に回答数が多い場合や、迅速な情報共有が求められる際には、この作業が大きな負担となり、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、アンケートフォームへの回答をトリガーとして、Gmail経由で指定した宛先に回答内容を自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- アンケートフォームの回答内容を手作業で確認し、通知しているご担当者の方
- Gmailを利用して、アンケート回答結果の関係者への共有を効率化したいと考えている方
- フォーム回答後の手動通知によるタイムラグや、対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があるたびに、自動でGmailから通知メールが送信されるため、これまで手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報伝達時の転記ミスや、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「アンケートフォーム」のアクションを設定し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を含んだメールを指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーの設定では、通知のきっかけとしたいアンケートに関するフォームを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文の内容を任意で設定してください。本文にはフォームで受け付けた回答内容を差し込むことが可能です。
■注意事項
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