Zoho CRMで見込み客が作成されたら、添付ファイルをDropboxに保存する
Zoho CRMで見込み客が作成されたら、添付ファイルをDropboxに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoho CRM
と
Dropbox
を自動連携できます。
■概要
Zoho CRMに登録される見込み客情報には、提案書や議事録など重要なファイルが添付されることも多いのではないでしょうか。これらの添付ファイルを都度手作業でダウンロードし、Dropboxなどのストレージへ移動させる作業は、手間がかかるだけでなく保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMのファイル管理が自動化され、見込み客の作成と同時に添付ファイルがDropboxへ保存されるため、業務の効率化と確実な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxを併用しており、見込み客に関するファイル管理を手作業で行っている方
- Zoho CRMに添付された重要なファイルを、安全かつ効率的にバックアップ・管理したいと考えている方
- 手作業によるファイルの移動や保存作業でのミスを減らし、本来の営業活動に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに見込み客が作成されると添付ファイルが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮することができます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が削減されるため、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、Zoho CRMの「見込み客情報を取得」アクションで、作成された見込み客の情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイル情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに基づいた条件分岐を行います。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定の条件を持つ見込み客のファイルのみを保存するなど、ユーザーの運用に合わせた条件を任意で設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定することが可能なため、自社のルールに沿ったファイル管理を実現できます。
■注意事項
- Zoho CRMとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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